E-Arşiv Faturalarda ise karşı tarafa iletilen elektronik fatura, belgenin aslı olarak geçer ve ikinci nüsha gönderici tarafından elektronik olarak saklanır. Faturaların saklanma zorunluluğu olduğu gibi talep edildiği takdirde elektronik ortamda saklanan belgeler ibraz edilebilmelidir.
E-Arşiv Faturaları kullanıcılar kendi sistemlerinde kayıt altına alabilir. E-Arşiv için mali mühür ya da Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) gereklidir ve bu şekilde onaylanarak muhafaza edilir. e-Arşiv Fatura saklama zorunluluğu böylelikle yapılmaktadır. Saklanan belgeler alıcısına gönderilen kağıtla aynı şekilde olmalıdır ve talep edildiği zaman aynı içerikte basılabilmelidir.
On binlerce işletme sahibinin e-arşiv fatura programı olarak kullandığı Logo İşbaşı ile e-arşiv faturalarınız 10 yıl boyunca ücretsiz olarak saklanır. Sizler de Logo İşbaşı’nı kullanarak e-arşiv fatura saklama işinizi çözebilir ve rahatlıkla istenildiğinde e-arşiv faturanızı erişebilirsiniz. Detaylar için buraya tıklayabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Nedir?
“E-Arşiv Fatura Nedir” sorusunu arıyorsanız şu biçimde açıklayabiliriz. E-Arşiv Fatura; kağıt altında düzenlenerek saklanması ve ibraz edilmesi gereken faturanın, düzenleyen tarafından ikinci nüshasının elektronik ortamda saklanmasıdır. E-Arşiv kullanmak isteyen mükellefler, e-Fatura uygulamasına kayıt olmalıdır. Güvenli olmasıyla da tercih edilen e-Arşiv Fatura, alıcısına kağıt veya elektronik ortamda iletilebilir. Peki, e-Arşiv Fatura nasıl kesilir?
Gelir İdaresi Başkanlığı sitesindeki e-Arşiv Portal kullanılarak fatura kesilir. Kullanıcı kodu ve şifreyi girdikten sonra e-Arşiv Portal seçeneğinden “e-Arşiv Fatura Oluştur“ sekmesine basarak işleme devam edebilirsiniz. Fatura bilgileri sistemde eksiksiz doldurulmalıdır. Bilgileri tekrar kontrol edebilir, faturayı iptal edebilir veya GİB İmza adımından imzalayabilirsiniz. E-Arşiv Fatura imzalandıktan sonra güvenlik aşaması onaylanır ve artık fatura üzerinde değişiklik yapılamaz.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
E-Arşiv Fatura Kimlere Zorunludur?
Vergi Usul Kanunu kapsamındaki açıklamada İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan firmalar arasından, cirosu en az 5 milyon TL olanların e-Arşiv Fatura kullanması zorunludur. e-Arşiv Fatura sahibi olmayanlar için e-Arşiv Fatura başvurusu yapmak zorunlu hale geldi. Aynı zamanda e-Arşiv Fatura kullanmak isteyenler, e-Fatura başvurusunda bulunmalıdır. E Fatura ve e Arşiv Fatura birlikte kullanılırsa, alıcıya e-posta ile fatura iletilebilir ve ikinci nüsha elektronik ortamda saklanabilir.
E-Arşiv Faturayı zorunlu veya isteğe bağlı olarak kullananlar, her ay Gelir İdaresi Başkanlığı’na rapor iletir. Alıcının kolayca sorgulama yapabildiğini göz önüne alarak, e-Arşiv Fatura kullananlar raporu zamanında iletmeyi unutmamalıdır. E-Arşiv Fatura sorgulama, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu e-Arşiv Fatura sorgulama adımından rahatlıkla yapılır.
E-Arşiv Faturaya Nasıl Başvurulur?
E-Arşiv Fatura kullanmaya başlamak için eğer yoksa önce Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-Fatura için başvuru yapılır. Ardından işletmeler özel entegrasyon ve bilgi sistem entegrasyonu yöntemlerinden birini seçerek donanımı oluşturur. Bilgi işlem sistemleri uygun olanlar, e-Arşiv uygulamasını kendi sistemlerinde kullanabilir ve saklayabilir. Özel entegrasyon yazılımlarında da aynı şekilde fatura kesilerek, ikinci nüsha elektronik ortamda uzun süreler saklanır.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-Arşiv fatura kesmek için Gelir İdaresi Başkanlığı e-Arşiv Portal Geliştirme Giriş Ekranı’na girmeniz yeterlidir. Sisteme giriş yaptıktan sonra sol üst köşede bulunan “Modül Seç” alanından e-Arşiv Portal modülüne gidebilirsiniz. Daha sonra yan menüde bulunan firmanız ile ilgili kullanıcı bilgilerini sisteme tanımlayabilir, “Belge İşlemleri” seçeneğini kullanarak e-Arşiv fatura oluşturabilirsiniz. Eğer 5000 veya 30000 TL zorunluluğuna sahipseniz, aynı menü aracılığıyla “5000/30000 fatura oluştur” alanına ilerleyebilirsiniz. Ardından açılan yeni ekranda alıcı bilgileri, mal/hizmet bilgileri ile fatura bilgilerini eksiksiz şekilde doldurarak e-Arşiv faturanızı oluşturabilirsiniz. Eğer oluşturduğunuz faturaları yan menü alanında bulunan taslaklar alanından inceleyebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
- E-Fatura, kurumlar arasında kullanım imkanı tanır. E-Arşiv fatura, e Fatura dışında kalanlara ve son kullanıcıya düzenlenir. İki faturanın en büyük farkı alıcısıdır.
- E-Arşiv, kağıt ve e-posta olarak alıcıya iletilebilir. E-Faturada ise alıcı işletmenin e-Fatura sistemine Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iletilir, kağıt çıktı alınmaz.
- E-Fatura kullanımına dahil olan herkes, dilerse e-Arşiv Fatura kullanabilir.
- E-Arşiv Fatura kullanıcıları, her ay Gelir İdaresi Başkanlığı’na rapor iletir. E-Fatura sistemi GİB üzerinden gerçekleştiği ve alıcı firmaya fatura buradan iletildiği için rapora gerek olmaz.
- Her iki sistemin kullanım yönetimi farklıdır. E-Arşiv kullanıcısı kendi bilgi sistemini kullanabilirken, e-Faturada GİB, özel entegratör ve entegrasyon yöntemleri kullanılır.
E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
- E-Arşiv Fatura, kağıt tüketimini ortadan kaldırabildiği için çevre dostudur.
- Zamandan tasarruf etmeyi sağlar çünkü baskı ve kargo süreci yoktur.
- Personeldeki iş yükünü azaltması da e-Arşiv Faturanın avantajlarındandır.
- İstenildiğinde, belgelerin kurumlara ibraz edilmesi daha kolaydır.
- Baskıda ortaya çıkabilecek hatalar, e-Arşiv Fatura sayesinde minimuma indirilir ve bu sayede süreç hızlı ilerler.
- Maliyet açısından karı oldukça fazladır.
- Uluslararası standartları yakalamak için etkin bir yoldur.
- Belgeler, uzun yıllar yıpranma olmadan saklanabilir.
e-Arşiv Fatura Nerede ve Nasıl Saklanır?
Düzenlediğiniz e-Arşiv faturalarınıza ait muhafaza ve ibraz işlemleri, ilgili Vergi Usul Kanunu gereği mükelleflerin sorumluluğundadır. Düzenlenen e-Arşiv faturalar e-belge portalı üzerinden elektronik şekilde indirilmeli ya da kağıt formunda çıktısı alınarak saklanması gerekir.
e-Arşiv Fatura Saklama Zorunluluğu Nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, dijital ortamda oluşturulan faturaların belirli süre boyunca güvenli biçimde muhafaza edilmesi yükümlülüğüne e-Arşiv fatura saklama zorunluluğu adı verilir. Bu zorunluluk hem firmaların mali kayıtlarının denetlenebilirliğini sağlamak hem de yasal delil niteliğini korumak amacıyla getirilmiştir. e-Arşiv faturalar, elektronik belge niteliği taşıdığı için hem dijital arşivleme hem de gerektiğinde ibraz edilebilir formatta saklanmalıdır.
Firmaların fatura saklama zorunluluğu, sadece e-fatura kullanıcılarını değil e-Arşiv sisteminden fatura düzenleyen tüm mükellefleri kapsar. Belgelerin saklanma süresi boyunca bütünlüğü ve erişilebilirliği korunmalıdır. Bu sayede denetim süreçlerinde veri kaybı veya manipülasyon riskinin önüne geçilir.
e-Arşiv Fatura Saklama Zorunluluğu Kimleri Kapsar?
e-Arşiv fatura saklama zorunluluğu, e-Arşiv uygulamasına kayıtlı tüm firmaları ve bireysel mükellefleri kapsar. Özellikle e-ticaret yapan, elektronik ortamda hizmet veya ürün satışı gerçekleştiren işletmeler yükümlülüğe dahildir. Ayrıca e-fatura mükellefi olmamasına rağmen belirli bir ciroyu aşan firmalar da e-Arşiv sistemine geçmekle yükümlü olduklarından aynı şekilde saklama zorunluluğuna tabi olurlar.
Firmaların fatura saklama zorunluluğu, sadece GİB onaylı sistemlerde belge üretmekle sınırlı değildir. Firmalar, oluşturdukları her bir e-Arşiv faturayı kendi sistemlerinde veya yetkili saklama hizmeti sağlayıcılarında saklamak zorundadır. Belgelerin gerektiğinde ibraz edilebilmesi için güvenli, erişilebilir ve yedekli bir ortamda tutulması gerekir.
e-Arşiv Fatura Saklama Zorunluluğu Kaç Yıldır?
e-Arşiv fatura saklama süresi, Vergi Usul Kanunu (VUK) uyarınca en az 10 yıldır. Bu süre, faturanın düzenlendiği yılı takip eden takvim yılının başından itibaren hesaplanır. Yani 2025 yılında kesilen bir e-Arşiv fatura, 2035 yılı sonuna kadar saklanmalıdır. Süre boyunca faturalar hem dijital ortamda hem de gerektiğinde çıktı alınabilecek formatta korunmalıdır.
Firmaların fatura saklama zorunluluğu, sadece süreyle sınırlı değildir. Saklama süresi boyunca faturaların bütünlüğünün, doğruluğunun ve erişilebilirliğinin korunması da yasal yükümlülükler arasındadır. e-Arşiv fatura saklama süresi boyunca belgelerin silinmemesi, bozulmaması ve yetkisiz erişimden korunması gerekir.
e-Arşiv Fatura Saklanmazsa Ne Olur?
e-Arşiv faturaların saklanmaması hem mali denetimlerde sorun yaratır hem de yasal yaptırımlara neden olabilir. Denetim sırasında ibraz edilemeyen faturalar, VUK kapsamında usulsüzlük cezası ile sonuçlanabilir. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik kayıtların sunulmaması halinde daha ağır vergi cezaları uygulanabilir.
Firmaların fatura saklama zorunluluğu kapsamında e-Arşiv faturaların eksik veya hatalı saklanması da cezai risk taşır. Belgelerin saklanmaması, vergi incelemesi sürecinde gider veya gelir belgelerinin geçersiz sayılmasına neden olabilir. Bu nedenle e-Arşiv fatura saklama süresi boyunca düzenli yedekleme ve dijital arşivleme sistemlerinin kullanılması işletmeler için kritik öneme sahiptir.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;