E-Arşiv Faturalarda ise karşı tarafa iletilen elektronik fatura, belgenin aslı olarak geçer ve ikinci nüsha gönderici tarafından elektronik olarak saklanır. Faturaların saklanma zorunluluğu olduğu gibi talep edildiği takdirde elektronik ortamda saklanan belgeler ibraz edilebilmelidir.
E-Arşiv Faturaları kullanıcılar kendi sistemlerinde kayıt altına alabilir. E-Arşiv için mali mühür ya da Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) gereklidir ve bu şekilde onaylanarak muhafaza edilir. Saklanan belgeler alıcısına gönderilen kağıtla aynı şekilde olmalıdır ve talep edildiği zaman aynı içerikte basılabilmelidir.
On binlerce işletme sahibinin e-arşiv fatura programı olarak kullandığı Logo İşbaşı ile e-arşiv faturalarınız 10 yıl boyunca ücretsiz olarak saklanır. Sizler de Logo İşbaşı’nı kullanarak e-arşiv fatura saklama işinizi çözebilir ve rahatlıkla istenildiğinde e-arşiv faturanızı erişebilirsiniz. Detaylar için buraya tıklayabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv Fatura; kağıt altında düzenlenerek saklanması ve ibraz edilmesi gereken faturanın, düzenleyen tarafından ikinci nüshasının elektronik ortamda saklanmasıdır. E-Arşiv kullanmak isteyen mükellefler, e-Fatura uygulamasına kayıt olmalıdır. Güvenli olmasıyla da tercih edilen e-Arşiv Fatura, alıcısına kağıt veya elektronik ortamda iletilebilir. Peki, e-Arşiv Fatura nasıl kesilir?
Gelir İdaresi Başkanlığı sitesindeki e-Arşiv Portal kullanılarak fatura kesilir. Kullanıcı kodu ve şifreyi girdikten sonra e-Arşiv Portal seçeneğinden “e-Arşiv Fatura Oluştur“ sekmesine basarak işleme devam edebilirsiniz. Fatura bilgileri sistemde eksiksiz doldurulmalıdır. Bilgileri tekrar kontrol edebilir, faturayı iptal edebilir veya GİB İmza adımından imzalayabilirsiniz. E-Arşiv Fatura imzalandıktan sonra güvenlik aşaması onaylanır ve artık fatura üzerinde değişiklik yapılamaz.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
E-Arşiv Fatura Kimlere Zorunludur?
Vergi Usul Kanunu kapsamındaki açıklamada İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan firmalar arasından, cirosu en az 5 milyon TL olanların e-Arşiv Fatura kullanması zorunludur. Aynı zamanda e-Arşiv Fatura kullanmak isteyenler, e-Fatura başvurusunda bulunmalıdır. E Fatura ve e Arşiv Fatura birlikte kullanılırsa, alıcıya e-posta ile fatura iletilebilir ve ikinci nüsha elektronik ortamda saklanabilir.
E-Arşiv Faturayı zorunlu veya isteğe bağlı olarak kullananlar, her ay Gelir İdaresi Başkanlığı’na rapor iletir. Alıcının kolayca sorgulama yapabildiğini göz önüne alarak, e-Arşiv Fatura kullananlar raporu zamanında iletmeyi unutmamalıdır. E-Arşiv Fatura sorgulama, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu e-Arşiv Fatura sorgulama adımından rahatlıkla yapılır.
E-Arşiv Faturaya Nasıl Başvurulur?
E-Arşiv Fatura kullanmaya başlamak için eğer yoksa önce Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-Fatura için başvuru yapılır. Ardından işletmeler özel entegrasyon ve bilgi sistem entegrasyonu yöntemlerinden birini seçerek donanımı oluşturur. Bilgi işlem sistemleri uygun olanlar, e-Arşiv uygulamasını kendi sistemlerinde kullanabilir ve saklayabilir. Özel entegrasyon yazılımlarında da aynı şekilde fatura kesilerek, ikinci nüsha elektronik ortamda uzun süreler saklanır.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-Arşiv fatura kesmek için Gelir İdaresi Başkanlığı e-Arşiv Portal Geliştirme Giriş Ekranı’na girmeniz yeterlidir. Sisteme giriş yaptıktan sonra sol üst köşede bulunan “Modül Seç” alanından e-Arşiv Portal modülüne gidebilirsiniz. Daha sonra yan menüde bulunan firmanız ile ilgili kullanıcı bilgilerini sisteme tanımlayabilir, “Belge İşlemleri” seçeneğini kullanarak e-Arşiv fatura oluşturabilirsiniz. Eğer 5000 veya 30000 TL zorunluluğuna sahipseniz, aynı menü aracılığıyla “5000/30000 fatura oluştur” alanına ilerleyebilirsiniz. Ardından açılan yeni ekranda alıcı bilgileri, mal/hizmet bilgileri ile fatura bilgilerini eksiksiz şekilde doldurarak e-Arşiv faturanızı oluşturabilirsiniz. Eğer oluşturduğunuz faturaları yan menü alanında bulunan taslaklar alanından inceleyebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
- E-Fatura, kurumlar arasında kullanım imkanı tanır. E-Arşiv fatura, e Fatura dışında kalanlara ve son kullanıcıya düzenlenir. İki faturanın en büyük farkı alıcısıdır.
- E-Arşiv, kağıt ve e-posta olarak alıcıya iletilebilir. E-Faturada ise alıcı işletmenin e-Fatura sistemine Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iletilir, kağıt çıktı alınmaz.
- E-Fatura kullanımına dahil olan herkes, dilerse e-Arşiv Fatura kullanabilir.
- E-Arşiv Fatura kullanıcıları, her ay Gelir İdaresi Başkanlığı’na rapor iletir. E-Fatura sistemi GİB üzerinden gerçekleştiği ve alıcı firmaya fatura buradan iletildiği için rapora gerek olmaz.
- Her iki sistemin kullanım yönetimi farklıdır. E-Arşiv kullanıcısı kendi bilgi sistemini kullanabilirken, e-Faturada GİB, özel entegratör ve entegrasyon yöntemleri kullanılır.
E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
- E-Arşiv Fatura, kağıt tüketimini ortadan kaldırabildiği için çevre dostudur.
- Zamandan tasarruf etmeyi sağlar çünkü baskı ve kargo süreci yoktur.
- Personeldeki iş yükünü azaltması da e-Arşiv Faturanın avantajlarındandır.
- İstenildiğinde, belgelerin kurumlara ibraz edilmesi daha kolaydır.
- Baskıda ortaya çıkabilecek hatalar, e-Arşiv Fatura sayesinde minimuma indirilir ve bu sayede süreç hızlı ilerler.
- Maliyet açısından karı oldukça fazladır.
- Uluslararası standartları yakalamak için etkin bir yoldur.
- Belgeler, uzun yıllar yıpranma olmadan saklanabilir.
e-Arşiv Fatura Nerede ve Nasıl Saklanır?
Düzenlediğiniz e-Arşiv faturalarınıza ait muhafaza ve ibraz işlemleri, ilgili Vergi Usul Kanunu gereği mükelleflerin sorumluluğundadır. Düzenlenen e-Arşiv faturalar e-belge portalı üzerinden elektronik şekilde indirilmeli ya da kağıt formunda çıktısı alınarak saklanması gerekir.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;