Tahsilat Makbuzu Nedir? Nasıl Doldurulur ve Nasıl Kesilir?

Ticari işletmelerin tümü, bütün alım satım işlerinin ardından makbuz kesmelidir. Bu makbuz, tahsilatın gerçekleştiğinin kanıtı niteliğindedir. Peki, tahsilat makbuzu nedir ve tahsilat makbuzu kesilirken nelere dikkat edilmesi gerekir? 

Tahsilat Makbuzu Nedir?

Tahsilat makbuzu; kıymetli evrak, mal, para ya da buna benzer değerlerin teslim alındığını kanıtlamak amacı ile düzenlenen makbuz çeşididir. Bu makbuz çeşidi ile;

• Müşterinizin işletmenizden aldığı hizmet veya ürünün karşılığında gerekli ödemeyi yaptığını belgeleyebilirsiniz.
• Müşteri ve sahip olduğunuz işletme arasında söz konusu ürün ya da hizmet ile alakalı olumsuz bir durum olması halinde ibraz edebilir, iki tarafı da hukuki olarak güvence altına alabilirsiniz.

Ayrıca tahsilat makbuzu kesmeye gerek olmayan haller şunlardır:

• Yazar kasadan nakit para ile ödeme yapıldığında fiş kesilmesi sonucu elde edilen satış fişi,
• Kredi kartı ile ödeme yapıldığında elde edilen kredi kartı slibi,
• Banka üzerinden yapılan havale ya da EFT ile ödeme yapıldığında elde edilen banka dekontu tahsilat makbuzu yerine geçen belgeler varsa ayrıca tahsilat makbuzu kesmeye gerek olmaz.

Tahsilat makbuzu kesildiği durumlarda, bu makbuzun orijinali müşteriye teslim edilirken sureti işletmeye aittir. Tahsilat makbuzuna ‘’alındı belgesi’’ adı da verilebilir.

Tahsilat makbuzu ile tediye makbuzu birbirine karıştırılabilmektedir. Tahsilat makbuzu ve tediye makbuzu arasındaki en temel fark makbuzu hazırlayan taraftır. Ödemeyi yapan tarafın makbuzu kesmesi halinde, hazırlanan makbuz bir tediye makbuzu olur. Ancak, ödemeyi alan taraf makbuzu kesiyor ise o makbuz bir tahsilat makbuzu olur. Ticari işletmeler her iki makbuzu da kullanabilir. Ancak, makbuz çeşitlerini ayırt etmeleri gerekir. Pratikte ticari işletmeler en çok tahsilat makbuzu keserek işlemlerini gerçekleştirir.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Doldurulur?

İşletmelerin veya şahısların yapılan ödemeleri belgelemek amacıyla düzenlediği evrak türüne tahsilat makbuzu adı verilir. Makbuz doldurulurken öncelikle makbuzun düzenlenme tarihi doğru şekilde yazılmalıdır. Tahsilatı yapan kişinin veya işletmenin adı, soyadı veya ticaret unvanı ile tahsilatı yapanın imzası veya kaşesi de makbuza eklenmelidir. Ödeme yapan kişinin adı ve soyadı (veya unvanı) ve ödemenin miktarı açıkça belirtilmelidir. Ayrıca tahsilatın hangi amaçla yapıldığını (örneğin, fatura ödemesi, avans gibi) ve ödeme şeklinin (nakit, çek, havale vb.) ne olduğunu da belirtmek önemlidir.

Makbuzda, ödeme tutarının hem rakamla hem de yazıyla belirtilmesi gerekir. İlgili kural olası yanlış anlamaları önlemek için önemli bir detaydır. Tahsilat makbuzu iki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası ödeme yapan kişiye verilirken, diğer nüshası tahsilatı yapan kişi veya işletme tarafından saklanır. Bu şekilde muhasebe kayıtları ve yasal yükümlülükler yerine getirilmiş olur.

Tahsilat Makbuzunda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Tahsilat makbuzunda yer alan bilgilerin doğru şekilde doldurulması büyük önem taşır. Özellikle ödeme tarihi, ödeme tutarı ve ödeme amacı gibi bilgiler net şekilde belirtilmelidir. Söz konusu detaylar, ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önlenmesine yardımcı olur. Ayrıca makbuzun kimin tarafından ve kime düzenlendiği de açıkça belirtilmelidir. Yanlış veya eksik doldurulmuş tahsilat makbuzları, muhasebe kayıtlarında karışıklığa neden olabileceği için yasal açıdan sorun yaratabilir.

Bir diğer dikkat edilmesi gereken husus da makbuzun düzenlendiği tarihte geçerli olan mevzuata uygun olarak doldurulmasıdır. Örneğin, KDV uygulaması varsa tahsil edilen tutarın KDV dahil veya hariç olduğu makbuzda belirtilmelidir. Ayrıca makbuzun ödeme yapan kişiye verilmeden önce imzalanması veya kaşelenmesi makbuzun geçerliliği açısından zorunludur.

Tahsilat Makbuzunda Yer Alması Gereken Bilgiler

Tahsilat makbuzunda yer alması gereken temel bilgiler arasında makbuzun düzenlendiği tarih, tahsilatın miktarı (hem rakamla hem de yazıyla), ödeme yapan kişinin adı veya unvanı ve ödeme şekli (nakit, çek, havale vb.) bulunur. Ayrıca tahsilatı yapan kişinin veya işletmenin adı ve soyadı veya ticaret unvanı ile imzası/kaşesi de makbuzda yer almalıdır. Söz konusu bilgiler, makbuzun geçerliliğini sağlamak ve muhasebe kayıtlarına uygun şekilde işlenmesini sağlamak amacıyla zorunludur. Bunların yanı sıra tahsilatın hangi amaçla yapıldığı da makbuz üzerinde belirtilmelidir. Örneğin, fatura numarası veya avans ödemesi gibi detayların makbuzda yer alması, ileride yapılacak kontrollerde ve muhasebe kayıtlarının incelenmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca makbuzun seri numarası ve makbuz düzenleyenin kimliği de kayıt altında tutulmalıdır. Bu sayede yasal süreçlerde ve olası denetimlerde makbuzun geçerliliği kanı

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Tahsilat Makbuzu Nerelerde Kullanılır?

Tahsilat makbuzu, tüm ticari faaliyetlerde, işletmeniz tarafından mal ya da hizmet satıldığı durumlarda ödemenin gerçekleşmesi halinde kullanılan ispat nitelikli bir belgedir. Yani, işletmenize para giriş – çıkışı olduğu hallerde tahsilat makbuzu kesilir. Tahsilat makbuzu kestiğiniz bir alım – satım işlemi ile ilgili ileriki dönemlerde olumsuz bir iddia ile karşılaşmanız halinde, bu makbuzu ödemenin yapıldığına dair belge olarak kullanabilirsiniz.

Tahsilat makbuzu, ticari alım – satım işlemlerinde alınan ya da ödenen paranın kaydının tutulması için hazırlanır. Bu ödemeler elden nakit olarak yapılabildiği gibi çekle de yapılması mümkündür. Bunların dışında tahsilat işlemi havale, EFT gibi işlemler yolu ile dijital ya da bankadan yapılabildiği gibi kredi kartı ya da banka kartı yoluyla da tahsilatın gerçekleşebilmesi mümkün olur. Tüm bu işlemlerin sonucunda elde edilen belge farklı olsa da özünde hepsi tahsilatın yapıldığına dair birer kanıttır ve tahsilat makbuzu olarak kullanılabilir.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir?

Ödeme gerçekleştikten sonraki aşama olan tahsilat makbuzu kesimi sırasında, belgenin üzerinde belirtilmesi zorunlu tüm alanlar özenle doldurulmalıdır. Peki, bu alanlar hangileridir?

• Makbuz düzenleyen tarafın adı, soyadı, unvanı,
• Makbuzun düzenlendiği tarih,
• Parayı yatıran tarafın adı ve soyadı,
• Hem yazı hem de rakam ile yatırılan tutarın ne kadar olduğu,
• Ödemenin yapılma sebebi,
• Çek kullanılması halinde çek numarası ve çekin hangi bankaya ait olduğu,
• Parayı alan tarafın adı, soyadı ve imzası.

Ödeme yapan tarafın tahsilat makbuzunda geçen bilgilerin doğruluğunu teyit ve kabul ettiğini gösteren onayının, yani imzasının bulunması önemlidir.

Ayrıca makbuz üzerinde zaten basımı sırasında var olması gereken birtakım bilgiler de mevcuttur. Bunlar;

• Firma logosu,
• Adres bilgileri,
• Tahsilat makbuzu seri – numara alanları matbu evrak üzerinde mevcuttur.

Doldurulması gereken alanlar kesik çizgilerden oluşan boşluklara girilecek şekilde oluşturulur. Gerekli tüm bilgiler doldurulduktan sonra iki nüsha halinde bulunan tahsilat makbuzu, firma kaşesi vurulduktan sonra tahsilatı yapan tarafça kaşe üstü imzalanarak ilk nüsha ödemeyi gerçekleştiren müşteriye verilirken ikinci nüshayı kişi kendi işletmesi adına muhasebe departmanına teslim eder.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;