İşverenlerin, çalıştırdıkları işçilere dair bazı bilgileri ellerinde tutması gerekir. Bu bilgilerin işverenin elinde olması yasal olarak zorunludur. İşveren, bu bilgileri kullanarak, işçilerinin sigorta işlemlerini yapabilir. Bu sayede hem işçi hem de işveren tarafında, herhangi bir vergi ödemesi sekteye uğramaz. Bunun yapılabilmesi için kullanılan yöntemlerden birisi de özlük dosyasıdır.
Personel Özlük Dosyası Nedir?
Personel özlük dosyası günümüzde büyük ya da küçük ölçekli çok sayıda şirket tarafından kullanılan bir sistemdir. Özlük dosyası, işçiye ait bilgileri içeren belgelerden oluşan bir dosyadır. Özlük dosyasında işçinin kimliği, ikametgah belgesi, sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi bilgiler yer alır.
İşveren, kanunlarla belirlenmiş özlük dosyası şartlarına uygun olarak personeline ait bilgileri dosyalamak zorundadır. İşverenin personel özlük dosyasına sadece işçisine ait bilgileri değil, yasal olarak bulundurmak zorunda olduğu birtakım belgeleri de koymalıdır.
Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Personel özlük dosyası, işveren tarafından her işçisi için ayrı olarak düzenlenmesi gereken, çeşitli belgelerden oluşan bir dosyadır. Personel özlük dosyasının hazırlanması için, öncelikle bir listenin oluşturulması gerekir. Bu listede, personel özlük dosyasında olması gereken bütün belgelerin sıralanması gerekir. İşçi işe girdiğinde, işveren, bu listeyi işçiye verir. İşçi de bu listede yer alan belgeleri eksiksiz bir şekilde zamanında işverene teslim eder.
İşveren, gerekli belgeleri temin ettikten sonra, bu belgeleri dosyalamaya başlayabilir. Dosya için standart bir format yoktur. Her şirket kendi kullanım şekline göre farklı formatlar kullanabilir. Önemli olan tek şey, gerekli belgelerin eksiksiz bir şekilde işveren tarafından saklanıyor olmasıdır. İşçinize ait belgeleri bir arada dosyalarken, kullanışlı bir takip şablonu kullanabilirsiniz. Personel özlük dosyaları her bir personel için ayrı ayrı oluşturulduğundan, çok çalışanı olan işverenler için bu durum içinden çıkılamaz bir hal alabilir. Kullanışlı ve bütün dosyaları kapsayan bir takip şablonuyla dosyaları muhafaza etmek, işten çıkma ya da belgelerin değişimi gibi durumlar söz konusu olduğunda büyük kolaylık sağlayabilir.
Siz de kullanan 10 kişiden 9’unun önerdiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nın CRM entegrasyonları ile müşteri ve çalışan ilişkilerinizi kolaylıkla yönetebilirsiniz. Ayrıca e fatura ve e arşiv faturalarınızı dilediğiniz yerden kesebilir ve saniyeler içinde gönderebilirsiniz. Oturduğunuz yerden 15 dakika gibi çok kısa bir sürede ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçebilir Yıllık 1000 e fatura kontör hediyesinden yararlanabilirsiniz.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Personel Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
Personel özlük dosyası, bir çalışanın işe alım sürecinden itibaren tüm çalışma hayatı boyunca işveren veya insan kaynakları birimi tarafından düzenlenir. İşe alım aşamasında personel adayından talep edilen belgeler ve işe alındıktan sonra gerekli olan diğer belgeler bu dosya içinde toplanır. Özlük dosyası, çalışanın kimlik bilgileri, eğitim durumu, iş tecrübesi ve işyeri ile olan ilişkisi hakkında kapsamlı bilgi sunar. İşverenler, dosyanın eksiksiz ve güncel tutulmasından sorumludur.
Dosyanın düzenlenmesi ve güncellenmesi aşamasında işveren veya yetkili kişi, ilgili mevzuata uygun hareket etmek zorundadır. İş Kanunu gereğince işverenler çalıştırdıkları her işçi için bir özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. Bu dosyanın tutulmaması veya eksik tutulması durumunda işveren çeşitli yasal yaptırımlarla karşılaşabilir. Dolayısıyla işverenler veya insan kaynakları departmanları, personel özlük dosyalarının düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi konusuna büyük önem vermelidir.
Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Ne Kadardır?
Personel özlük dosyaları, işçinin işyerinden ayrılmasından sonra da belirli bir süre saklanmak zorundadır. Türk İş Kanunu’na göre özlük dosyaları işten ayrılan personel için iş sözleşmesinin sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl boyunca saklanmalıdır. Bu süre işverenin geçmişe dönük olarak çalışanla ilgili bilgi taleplerine, yasal yükümlülüklere ve dava durumlarına karşı hazırlıklı olmasını sağlar. Özellikle işten çıkarma durumlarında ve işçi ile ilgili yasal süreçlerde ilgili dosyalarda yer alan bilgiler işverenin savunma mekanizması için kritik öneme sahiptir.
Saklama süresi boyunca özlük dosyalarının güvenli şekilde muhafaza edilmesi ve yetkisiz kişilerin erişimine karşı korunması gereklidir. Belgeler, işverenin çalışana ait özel bilgilerini içerdiği için kişisel verilerin korunması kanunu (KVKK) kapsamında da değerlendirilir. Dolayısıyla özlük dosyalarının saklanma süresi boyunca hem fiziksel hem de dijital güvenliğinin sağlanması önemlidir.
Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?
Özlük dosyasının tutulmaması veya eksik tutulması, işveren açısından ciddi hukuki sonuçlar doğurabilir. İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işverenler çalıştırdıkları her işçi için bir özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. Bu yükümlülüğün yerine getirilmemesi durumunda işverenlere idari para cezası uygulanabilir. Ceza miktarı her yıl güncellenmekte olup, işverenin yükümlülüklerini ihlal ettiği her bir personel için ayrı ayrı hesaplanır. Dolayısıyla küçük bir eksiklik bile toplamda büyük cezalara yol açabilir.
Özlük dosyasının tutulmaması durumunda işverenin işçi ile ilgili yasal haklarını savunması da zorlaşır. Örneğin, işten çıkarma durumunda işçiye ödenen tazminatlar veya işçi ile yapılan sözleşmelerdeki yükümlülüklerin ispatlanması gibi durumlarda eksik veya hatalı dosyalar işverenin aleyhine kullanılabilir. Bu nedenle işverenlerin özlük dosyalarının düzenli tutulmasını sağlaması yasal zorunluluğun ötesinde bir gerekliliktir.
Özlük Dosyasında Özel Durumlarda Olması Gereken Belgeler Nelerdir?
Özlük dosyasında her çalışanın genel bilgileri dışında bazı özel durumlar için de ek belgeler bulunmalıdır. Örneğin, engelli bir çalışan için engellilik durumunu belirten raporlar, yasal düzenlemeler gereği özlük dosyasında yer almalıdır. Aynı şekilde işyeri hekiminden alınan sağlık raporları, işçiye uygulanacak tedbirler ve işçinin işyerindeki çalışma koşullarına uygun olup olmadığı gibi bilgileri içerir ve özlük dosyasının önemli belgelerinden biri olarak kabul edilir. Belgeler, işverenin çalışan sağlığı ve güvenliği ile ilgili yükümlülüklerini yerine getirmesinde kritik rol oynar.
Diğer yandan iş sözleşmesi sırasında özel anlaşmalar veya işverenin çalışana sağladığı ek haklar gibi durumlar da belgelerle kayıt altına alınmalıdır. Örneğin, uzaktan çalışma izinleri, eğitim destekleri veya belirli bir dönemde ödenen ek primler gibi durumlar özlük dosyasında açıkça belirtilmelidir. Belgeler hem işçi hem de işveren için bir güvence niteliği taşır ve gelecekte olası anlaşmazlıkların önlenmesine katkı sağlar.
Özlük Dosyası Nereye Verilmelidir?
Özlük dosyası, işveren veya yetkili insan kaynakları birimi tarafından düzenlendikten sonra işyerinde güvenli bir alanda muhafaza edilmelidir. Söz konusu dosyalar, sadece ilgili yetkililerin erişebileceği şekilde saklanmalı ve işçiye ait özel bilgilerin korunmasına özen gösterilmelidir. Özlük dosyasının, işyerinin ana merkezinde veya bu tür belgelerin saklanması için özel olarak tahsis edilmiş bir alanda tutulması, olası veri kaybı veya yetkisiz erişim risklerini en aza indirir. Aynı zamanda dosyaların dijital olarak da saklanması ve yedeklenmesi, fiziksel kayıplara karşı ek bir önlem sağlar.
Herhangi bir denetim veya inceleme durumunda yetkili mercilere sunulmak üzere tüm özlük dosyaları hazır olmalıdır. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı veya ilgili denetim kurumları, işyerinde özlük dosyalarını inceleyebilir ve yasal düzenlemelere uyulup uyulmadığını kontrol edebilir. Bu nedenle işverenin özlük dosyalarını her zaman güncel tutması büyük önem taşır.
Personel Özlük İşlemlerinin Kapsamına Neler Girer?
Personel özlük işlemleri, bir çalışanın işe girişinden itibaren tüm çalışma süresi boyunca takip edilmesi gereken prosedür ve belgeleri kapsar. İşe alım sürecinde personelin kimlik bilgileri, diploma ve sertifikaları, adli sicil kaydı gibi belgelerin toplanması, özlük işlemlerinin ilk aşamasını oluşturur. Daha sonra işçi ile yapılan iş sözleşmesinin ve çalışma şartlarına ilişkin diğer belgelerin hazırlanması da bu kapsamda değerlendirilir. İşçinin işten ayrılması durumunda ise kıdem tazminatı hesaplamaları ve işten ayrılma belgelerinin düzenlenmesi yine özlük işlemleri dahilindedir.
Özlük işlemleri, işçinin çalışma süresi boyunca yapılan tüm değişiklikleri ve işçinin işyerindeki konumunu etkileyen durumları da kapsar. Örneğin, terfi, maaş artışı, disiplin cezaları veya görev değişiklikleri gibi durumlar işçinin özlük dosyasına işlenmeli ve gerekli belgelerle desteklenmelidir. İşverenin, bu işlemleri eksiksiz şekilde takip etmesi hem yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi hem de işçi ile ilgili süreçlerin şeffaf şekilde yürütülmesi açısından önemlidir.
Özlük Dosyası Evrakları Nelerdir?
Personel özlük dosyasında farklı belgeler bulunması gerekir. Bu belgeleri işveren, işçisinden temin eder ve dosyalar. Özlük dosyasının içerisinde yer alması gereken belgelerin eksiksiz ve doğru olması yasalarla korunan bir kuraldır. Günümüzde bir personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar şu şekildedir:
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- SGK işe giriş bildirgesi
- İş sözleşmesi
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
- Adli sicil kaydı
- İş başvuru formu
- İkametgah belgesi
- Sağlık raporu
- Diploma fotokopisi
- Evli işçiler için evlilik cüzdanı fotokopisi
- Evli işçiler için eşinin ve varsa çocuklarının nüfus cüzdanı fotokopisi
Personel Özlük Dosyası Bulundurmak Zorunlu Mudur?
Her türden küçük ya da büyük ölçekli her işveren için personel özlük dosyası bulundurmak zorunludur. Bu kural kanunlarla korunur ve aksi taktirde idari para cezası uygulanır. İşverenlerin her bir çalışanı için ayrı bir personel özlük dosyası bulundurması gerekir. 2021 yılı için, personel özlük dosyası bulundurmayan işverenler 3.064 TL idari para cezası ödemek zorundadır.
Personel Özlük Dosyası Örneği
Personel özlük dosyasında kendi, varsa eşi ve çocuklarının nüfuz cüzdanı fotokopisi, SGK işe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi ve başvuru formu, ikametgah belgesi, 2 vesikalık fotoğraf, adli sicil kaydı, erkekler için askerlik durum belgesi, sağlık raporu, diploma fotokopisi ve evli çalışanlar için evlilik cüzdanı fotokopisi yer almalıdır. Bu bilgilerle beraber, işin türüne göre kanuni olarak özlük dosyasında yer alması gereken belgeler değişiklik gösterebilir.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;
CRM Nedir? Firmaya Sağladığı Katkılar Nelerdir?