Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

2022-04-15T14:51:45

İşverenlerin, çalıştırdıkları işçilere dair bazı bilgileri ellerinde tutması gerekir. Bu bilgilerin işverenin elinde olması yasal olarak zorunludur. İşveren, bu bilgileri kullanarak, işçilerinin sigorta işlemlerini yapabilir. Bu sayede hem işçi hem de işveren tarafında, herhangi bir vergi ödemesi sekteye uğramaz. Bunun yapılabilmesi için kullanılan yöntemlerden birisi de özlük dosyasıdır.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası günümüzde büyük ya da küçük ölçekli çok sayıda şirket tarafından kullanılan bir sistemdir. Özlük dosyası, işçiye ait bilgileri içeren belgelerden oluşan bir dosyadır. Özlük dosyasında işçinin kimliği, ikametgah belgesi, sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi bilgiler yer alır.

İşveren, kanunlarla belirlenmiş özlük dosyası şartlarına uygun olarak personeline ait bilgileri dosyalamak zorundadır. İşverenin personel özlük dosyasına sadece işçisine ait bilgileri değil, yasal olarak bulundurmak zorunda olduğu birtakım belgeleri de koymalıdır.

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Personel özlük dosyası, işveren tarafından her işçisi için ayrı olarak düzenlenmesi gereken, çeşitli belgelerden oluşan bir dosyadır. Personel özlük dosyasının hazırlanması için, öncelikle bir listenin oluşturulması gerekir. Bu listede, personel özlük dosyasında olması gereken bütün belgelerin sıralanması gerekir. İşçi işe girdiğinde, işveren, bu listeyi işçiye verir. İşçi de bu listede yer alan belgeleri eksiksiz bir şekilde zamanında işverene teslim eder.

İşveren, gerekli belgeleri temin ettikten sonra, bu belgeleri dosyalamaya başlayabilir. Dosya için standart bir format yoktur. Her şirket kendi  kullanım şekline göre farklı formatlar kullanabilir. Önemli olan tek şey, gerekli belgelerin eksiksiz bir şekilde işveren tarafından saklanıyor olmasıdır. İşçinize ait belgeleri bir arada dosyalarken, kullanışlı bir takip şablonu kullanabilirsiniz. Personel özlük dosyaları her bir personel için ayrı ayrı oluşturulduğundan, çok çalışanı olan işverenler için bu durum içinden çıkılamaz bir hal alabilir. Kullanışlı ve bütün dosyaları kapsayan bir takip şablonuyla dosyaları muhafaza etmek, işten çıkma ya da belgelerin değişimi gibi durumlar söz konusu olduğunda büyük kolaylık sağlayabilir.

Siz de kullanan 10 kişiden 9’unun önerdiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nın CRM entegrasyonları ile müşteri ve çalışan ilişkilerinizi kolaylıkla yönetebilirsiniz. Ayrıca e fatura ve e arşiv faturalarınızı dilediğiniz yerden kesebilir ve saniyeler içinde gönderebilirsiniz. Oturduğunuz yerden 15 dakika gibi çok kısa bir sürede ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçebilir Yıllık 1200 e fatura kontör hediyesinden yararlanabilirsiniz.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Özlük Dosyası Evrakları Nelerdir?

Personel özlük dosyasında farklı belgeler bulunması gerekir. Bu belgeleri işveren, işçisinden temin eder ve dosyalar. Özlük dosyasının içerisinde yer alması gereken belgelerin eksiksiz ve doğru olması yasalarla korunan bir kuraldır. Günümüzde bir personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar şu şekildedir:

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • SGK işe giriş bildirgesi
  • İş sözleşmesi
  • 2 adet vesikalık fotoğraf
  • Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
  • Adli sicil kaydı
  • İş başvuru formu
  • İkametgah belgesi
  • Sağlık raporu
  • Diploma fotokopisi
  • Evli işçiler için evlilik cüzdanı fotokopisi
  • Evli işçiler için eşinin ve varsa çocuklarının nüfus cüzdanı fotokopisi

Personel Özlük Dosyası Bulundurmak Zorunlu Mudur?

Her türden küçük ya da büyük ölçekli her işveren için personel özlük dosyası bulundurmak zorunludur. Bu kural kanunlarla korunur ve aksi taktirde idari para cezası uygulanır. İşverenlerin her bir çalışanı için ayrı bir personel özlük dosyası bulundurması gerekir. 2021 yılı için, personel özlük dosyası bulundurmayan işverenler 3.064 TL idari para cezası ödemek zorundadır.

Personel Özlük Dosyası Örneği

Personel özlük dosyasında kendi, varsa eşi ve çocuklarının nüfuz cüzdanı fotokopisi, SGK işe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi ve başvuru formu, ikametgah belgesi, 2 vesikalık fotoğraf, adli sicil kaydı, erkekler için askerlik durum belgesi, sağlık raporu, diploma fotokopisi ve evli çalışanlar için evlilik cüzdanı fotokopisi yer almalıdır. Bu bilgilerle beraber, işin türüne göre kanuni olarak özlük dosyasında yer alması gereken belgeler değişiklik gösterebilir.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;

CRM Nedir? Firmaya Sağladığı Katkılar Nelerdir?

Birikmiş Amortisman Nasıl Hesaplanır?

Muhasebenin İşletmeler İçin Önemi Nedir?

14 gün ücretsiz deneyin
Logo İşbaşı kullanan onbinlerce firma arasına katılın.
Kredi Kartı Gerekmez