e-İrsaliye Nedir? e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Dönüşüm yöntemlerinin en tercih edilen uygulamalarından biri e-İrsaliye uygulamasıdır. Ticari faaliyette bulunan şirketler için elektronik ortamda düzenlenen ve müşteriye ulaştırılan irsaliye, hem zaman hem de maliyet açısından oldukça avantajlıdır. Ancak bütün e-Dönüşüm uygulamaları gibi e-İrsaliye uygulamasına başvurmak için de birtakım yöntemler ve şartlar mevcuttur. e-İrsaliye’nin ne olduğu, e-İrsaliye kullanmanın avantajları ve başvuru yöntemleri ile ilgili tüm ayrıntıları yazımızda bulabilirsiniz.

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, bir malın taşınması ve sevki sürecinde kullanılması gereken irsaliye belgesinin elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Kâğıt olarak düzenlenen irsaliyeden herhangi bir farkı olmayan elektronik irsaliye, hukuki açıdan da kâğıt irsaliye ile aynı standarda sahiptir. Kâğıt irsaliye, taşıma ve sevk irsaliyesi olarak ikiye ayrılır. Ancak e-İrsaliye genellikle sevk irsaliyesi yerine geçecek şekilde kullanıldığından taşıma irsaliyesi düzenlemek için kâğıt irsaliye de bulundurulabilmektedir.

e-İrsaliye’nin Avantajları Nelerdir?

Ticari faaliyette bulunan şirketlerin elektronik irsaliye uygulamasına geçiş yapmalarındaki en önemli sebeplerden biri, şirketin operasyonel süreçlerinin yönetilmesinde zamandan ve tüm fazla maliyetlerden tasarruf edilmesini sağlamaktır. e-İrsaliye’nin avantajlarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür:

1. Zaman: Şirketler düzenledikleri irsaliyeleri elektronik ortamda hazırladıklarında zamandan tasarruf ederler.
2. Maliyet: İrsaliye basım, arşivleme ve kargolama giderlerini azaltarak elektronik ortama taşıyan şirketlerin iş süreçleri hızlanacağından işçilerin çalışma verimliliği sayesinde işçilik maliyetlerinden tasarruf etme imkânı bulurlar.
3. Hız: Elektronik irsaliye ile bilginin çok kısa sürede ulaşması ile şirketler iade, kabul, red gibi süreçlerde hızlı bir şekilde mutabakatı sağlarlar. Şirketler dijital arşivleme özelliği sayesinde tüm irsaliyelere saniyeler içinde ulaşma imkânı bulurlar.
4. Doğa Dostu: e-İrsaliye kâğıt, mürekkep, kargolama gibi maliyetlerden kurtararak ekonomiye katkı sağlamanın yanında, kâğıt israfı ile aynı zamanda çevreye zarar veren pek çok unsurun da önüne geçmiş olur.
5. Entegre Sistem: Şirketler e-İrsaliye süreçlerini, e-İrsaliye uygulamasını muhasebe sistemlerine entegre ederek süreçleri tek noktadan yönetme imkânına sahip olurlar.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

e-İrsaliye nasıl kesilir?

“e-İrsaliye nasıl kesilir?” sorusunun yanıtı GİB entegrasyonlu bir yazılım üzerinden malın sevk bilgileri girilerek belgenin elektronik ortamda oluşturulmasıdır. Satıcı, alıcı bilgilerini, sevk adresini ve taşıma detaylarını sisteme ekleyerek e-irsaliye kullanımı sürecini başlatır. Sistem belgeyi oluşturduktan sonra otomatik olarak alıcıya iletir. Bu işlem yalnızca birkaç dakika sürer ve e irsaliye zorunluluğu kapsamındaki işletmeler tarafından düzenli olarak yapılmalıdır.

e-İrsaliye Uygulamasını Kimler Kullanmalıdır?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 509 sıra numaralı Vergi Usul kanunu Genel Tebliği’nde e-İrsaliye’ye zorunlu geçiş halleri genişletilmiştir. Bu tebliğe göre 01.07.2020 tarihi itibarıyla geçilmesi zorunlu durumlar aşağıdaki gibidir:

• GİB, inceleme ve analiz çalışmaları yaparak elde ettiği sonuç ile tespit ettiği vergi düzeyi düşük ya da riskli mükellefleri; sektör, faaliyet ve ciroya bağlı olmaksızın, e-İrsaliye uygulamasına geçmeye zorunlu tutar. Uygulamaya geçiş yapılırken Başkanlık tarafından yazılı bildirim yapılır ve en az 3 ay müddet verilir.
• e-İrsaliye uygulamasına kaydı bulunmayan alıcılara da sevk irsaliyesinin elektronik olarak düzenlenmesi öngörülmüştür. Muhatabın talebine göre kâğıt ya da elektronik ortamda iletilmek üzere irsaliye hazırlanabilir.
• 01.07.2019 tarihi itibarıyla e-İrsaliye uygulamasına dahil olmak zorunda olan mükellef grupları, mal sevkiyat işlemleri ve serbest meslek mensupları belirlenmiştir.
• e-Fatura uygulamasına dahil olan ve 2018 ya da takip eden hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 25 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 01.07.2019 tarihi itibarıyla elektronik irsaliye uygulamasına geçmesi zorunlu hale gelmiştir.
• Enerji Piyasası Denetleme Kurumu’na kaydı bulunan işletmeler, şeker ve benzeri ürünleri imal eden ve işleyen işletmeler, maden işletmeleri, demir-çelik imal ve ihracı ile uğraşanlar, gübre takip sistemine kaydı olanlar, sebze-meyve tüccarları ciro tutarı fark etmeksizin e-İrsaliye uygulamasına geçmek zorundadırlar.
• Bahsi geçen sektörlerden 01.01.2020 tarihi itibarıyla izin, lisans alanların ve kurulmuş olanların ise Nisan ayına kadar uygulamaya geçmeleri zorunlu hale getirilmiştir.

Kullanan 10 kişiden 9’unun önerdiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı ile e fatura ve e arşiv faturalarınızı dilediğiniz yerden kolaylıkla kesebilir, gelir-gider takibi ve stok takibinizi gerçekleştirebilirsiniz. Aklınıza takılan soruları sorabileceğiniz uzmanlarımız ve işletmenize özel çözümler sayesinde tek bir yerden tüm işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

e-İrsaliye ne işe yarar?

e-İrsaliye, malın sevkiyatının başladığını gösteren resmi bir elektronik belgedir. Belge, taşıma sürecinde denetim kolaylığı sağlayarak kağıt irsaliye ihtiyacını ortadan kaldırır. Ayrıca sevk sırasında oluşabilecek uyuşmazlıkların önüne geçilmesine yardımcı olur. e irsaliye başvurusu yapan işletmeler bu sistemi kullanarak süreçlerini dijital olarak yönetebilir.

e-İrsaliye aynı zamanda sevkiyat bilgilerini standartlaştırdığı için lojistik süreçlerin daha düzenli ilerlemesini sağlar. Alıcı ve satıcı arasında sevk bilgilerinin uyuşmasına yardımcı olur. Bu nedenle özellikle yoğun sevkiyat yapan işletmeler için büyük kolaylık sağlar. Dijital arşivleme imkânı sayesinde belge kaybolma riskini tamamen ortadan kaldırır.

e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mükelleflerin e-İrsaliye uygulamasını kullanabilmeleri için öncesinde e-Fatura sisteminde kaydının bulunması gerekir. e-Fatura sistemine dahil olan mükelleflerin e-İrsaliye uygulamasını kullanma yöntemleri e-Fatura uygulaması ile aynıdır.

e-Fatura sisteminde kaydı bulunan kullanıcılar, üç farklı yöntemden birini tercih ederek e-İrsaliye uygulamasına başvurabilirler. Bu yöntemler aşağıdaki gibidir:

1. GİB Portal: Başkanlığın mevcut portalı olan https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresi ile mükellefler portala giriş yapabilir ve başvurularını gerçekleştirebilirler.
2. Entegrasyon: GİB’e hitaben yazılan bir dilekçe ve test tanım formu ile Başkanlık’a başvurulabilir.
3. Özel Entegrasyon: Mükellef mevcut özel entegrasyon yöntemi kullanıyor ise e-İrsaliye uygulamasına dahil olmak istemesi halinde, Başkanlık’tan e-İrsaliye özel entegratörlük izni olan özel entegratörlerden birini tercih ederek uygulamaya katılabilir. bu durumda, başvuru işlemleri ile özel entegrasyon hizmeti veren kurum ilgilenir.

GİB Portal Yöntemiyle Başvuru

GİB Portal’a giriş yapılarak “Araçlar” menüsünden “Kullanıcı Bilgileri” sekmesine tıklanmalıdır. Burada “e-İrsaliye kullanmak istiyorum” butonu ile başvuru süreci başlatılır. Bu yöntemle başvuran mükelleflerin ayrıca GİB’ye bildirimde bulunmalarına gerek yoktur.

GİB Portal’a erişim, resmi internet sitesi üzerinden kullanıcı adı ve şifre ile sağlanır. “Araçlar” menüsü altında yer alan “Kullanıcı Bilgileri” sekmesi, mükelleflerin bilgilerini güncelleyebileceği ve yeni hizmetlere başvuru yapabileceği bir alandır. “e-İrsaliye kullanmak istiyorum” butonunu tıkladığınızda karşınıza, e-irsaliye başvurusu için gereken bilgilerin ve kullanım şartlarının belirtildiği bir form çıkacaktır. Formun dikkatlice doldurulmasının ardından başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Başvurunuzun onaylanması durumunda GİB Portal üzerinden e-irsaliye düzenleyebilir, gönderim yapabilir ve alınan e-irsaliyeleri görüntüleyebilirsiniz. Bu kolay ve hızlı başvuru yöntemi, mükelleflere zaman kazandırır ve ayrıca posta yoluyla ya da şahsen bir bildirim yapma zahmetinden kurtarır.

Özel Entegrasyon Yöntemiyle Başvuru

e-Fatura kullananlar eğer özel entegratörler aracılığı ile bu hizmeti alıyorsa, e-irsaliye başvurusunu da bu entegratörler üzerinden yapabilirler. GİB tarafından onaylanmış özel entegratörlerin listesi GİB’in resmî web sitesinde mevcuttur.

e-Fatura, dijital dönüşümün bir parçası olarak birçok işletmenin tercih ettiği modern bir faturalama yöntemidir. Özel entegratörler, bu süreci kolaylaştırarak firmaların teknik altyapı ihtiyaçlarına çözüm sunar. Eğer bir firma e-Fatura hizmetini özel bir entegratör üzerinden alıyorsa, e-irsaliye hizmetine geçişte de aynı entegratöre başvurabilir. Bu da teknik uyumluluk ve süreçlerin kesintisizliği açısından avantaj sağlar.

GİB’in onaylamış olduğu özel entegratörler, güvenli ve hızlı bir hizmet sunar. Firmalar, GİB’in resmî web sitesinden bu entegratörlerin listesine ulaşarak, ihtiyacına en uygun entegratörle çalışma kararı alabilir. Bu da hem e-Fatura hem de e-İrsaliye süreçlerinde bütünlük sağlar.

Doğrudan Entegrasyon Yöntemiyle Başvuru

Bu yöntemle başvuru yapacak mükellefler, GİB’ye bir dilekçe ve test tanım formu ile başvuru yapmalıdırlar. Başarılı test sonuçlarından sonra mükellef, e-irsaliye kullanma izni alır. Bu başvuru yöntemi, doğrudan entegrasyon yöntemi olarak adlandırılır ve teknik altyapının GİB sistemleriyle uyumlu olmasını gerektirir. Dilekçe ve test tanım formu, mükellefin teknik altyapısının e-irsaliye sistemine uygunluk derecesini belirtir.

Başvuru sürecinde, GİB tarafından belirlenen testlerin başarılı bir şekilde tamamlanması, mükellefin sisteminin e-irsaliye standartlarına uygun olduğunu gösterir. Bu testler, bilgi güvenliği, veri bütünlüğü ve iletim hızı gibi kritik faktörlere odaklanır.

Başarılı bir test sürecinin ardından, mükellefe e-irsaliye kullanma yetkisi verilir. Bu da işlemlerini daha hızlı, verimli ve kağıtsız bir şekilde gerçekleştirebilmesi anlamına gelir. Ayrıca, doğrudan entegrasyon yöntemi ile e-irsaliye’ye geçiş, mükelleflerin iş süreçlerini daha da otomatikleştirmelerine olanak tanır.

e-İrsaliye sistemine giriş, tercih edilen platform (GİB Portal, özel entegratör paneli vb.) üzerinden gerçekleştirilir. Özel entegrasyon yöntemi kullananlar için e-irsaliyenin içeriğinde yer alması gereken bilgiler GİB tarafından detaylı olarak belirtilmiştir.

e-İrsaliye nasıl gönderilir?

e-İrsaliye, düzenlendiği yazılım üzerinden alıcının sistemine elektronik iletim yoluyla gönderilir. Gönderim işlemi fatura gönderimine benzer şekilde otomatik gerçekleşir. Alıcı, irsaliyeyi sisteminde görüntüleyerek sevkiyatın başladığını doğrular. Bu süreç hem hız hem de yasal uyumluluk açısından avantaj sağlar.

Gönderim aşamasında irsaliyenin doğrulanması, entegrasyon sağlayıcısı tarafından otomatik yapılır. Böylece kullanıcılar ilave işlem yapmak zorunda kalmaz. Ayrıca gönderilen e-irsaliye örneği daha sonra denetim ve arşivleme süreçlerinde rahatça kullanılabilir. Bu dijital akış, manuel hataların önüne geçer.

Kimlere e-İrsaliye Düzenlenebilir?

e-İrsaliye kesme işlemi, taraflar arasında elektronik ortamda sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında gerçekleşebilir. e-İrsaliye gönderebilmek için gönderici ve alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olması gerekir. Eğer taraflardan biri e-İrsaliye kullanmıyor ise işlem, e-arşiv fatura veya sevk irsaliyesi gönderimi şeklinde gerçekleşir.

e-İrsaliye Örneği

e irsaliye örneği incelendiğinde sevk tarihi, alıcı bilgileri, mal açıklamaları ve taşıma türü gibi bilgiler görülür. Belge, elektronik formatta oluşturulduğu için standart yapıya sahiptir. İrsaliyede bulunan veriler, sevkiyatın tüm aşamalarında denetim için kullanılabilir. Ayrıca alıcı sevkiyat sırasında belgeyi kolayca doğrulayabilir. e irsaliye örneği, kâğıt irsaliyeden farklı olarak sistem üzerinde dijital bir iz bırakır. Bu da işletmeler için daha güvenli bir kayıt yapısı sunar. Ayrıca arşivleme sürecinde belge kaybı yaşanmaz. Gerekli görüldüğünde belge kolayca indirilebilir veya yeniden paylaşılabilir.

e-İrsaliyede bulunması gereken zorunlu bilgiler

e irsaliyede bulunması gereken zorunlu bilgiler arasında alıcı bilgileri, sevk tarihi, mal açıklamaları, gönderici bilgileri ve taşıma yöntemi yer alır. Ayrıca belge numarası ve düzenlenme saati de zorunludur. Bilgiler olmadan sevkiyatın takibi ve doğrulanması mümkün değildir. Bu nedenle sistem eksik bilgi girişini genellikle kabul etmez.

e irsaliyede fiyat yazma zorunluluğu ise mevzuata göre bulunmaz. Ancak bazı işletmeler kendi operasyonları için fiyat bilgisi eklemeyi tercih edebilir. Bu bilgi sevkiyat belgesi için zorunlu olmasa da ticari süreçlerde ek kolaylık sağlayabilir. Özetle irsaliyede temel amaç sevkiyat bilgilerini doğru şekilde belgelemektir.

e-İrsaliye yanlış kesilirse ne olur?

e-İrsaliyenin yanlış kesilmesi durumunda belge geçersiz sayılabilir ve sevkiyat sırasında cezai işlem uygulanabilir. Yanlış bilgiler hem alıcı hem satıcı için operasyonel sorunlar yaratır. Bu nedenle hatalı düzenlenen belgelerde e-İrsaliye iptali yapılması gerekir. İptal belirli bir süre içerisinde yapılabilir ve ardından doğru bilgilerle yeni belge oluşturulur.

Yanlış kesilen irsaliyeler lojistik süreçte aksaklıklara yol açabilir. Alıcı yanlış ürün bilgisini sisteme düşmüş olarak görebilir ve bu durum teslimat sürecini uzatabilir. Ayrıca denetimlerde belgelerin tutarsız çıkması cezai yükümlülük doğurabilir. Bu yüzden belgeyi kesmeden önce tüm bilgiler dikkatle kontrol edilmelidir.

e-İrsaliye’de Yol Denetimi Nasıl olur?

Denetim memurları, mevcut cihazları ile irsaliyede bulunması zorunlu olan karekodu ya da barkodu okutarak e-İrsaliye ile ilgili gerekli bilgilere ulaşabilir ve denetimi gerçekleştirebilirler. Bu şekilde, e-İrsaliye uygulaması yol denetimi için de oldukça pratik çözümler sunar.

e-İrsaliye hakkında sıkça sorulan sorular

e-İrsaliye sisteme ne zaman düşer?

e-İrsaliye, gönderim işlemi tamamlandığında genellikle birkaç dakika içinde alıcı sistemine düşer. Sistem yoğunluğuna bağlı olarak bu süre değişebilse de gecikmeler nadiren yaşanır. Hızlı akış, sevkiyatın anlık olarak takip edilmesini sağlar. Böylece lojistik süreçler daha net yönetilir.

e-İrsaliye kaç gün içinde kesilmeli?

e-İrsaliye sevkiyat başlamadan önce kesilmelidir. Kullanıcılar bazen “e irsaliye geriye dönük kesilir mi?” sorusunu sorar ancak geriye dönük kesim mevzuatta kabul edilmez. Belge düzenlendikten sonra sevkiyat başlatılmalıdır. Bu işlem yasal cezalardan kaçınmak için zorunludur.

e-İrsaliye fatura edilmezse ne olur?

“e irsaliye fatura yerine geçer mi?” sorusunun cevabı yerine geçmeyeceği yönündedir. Bu nedenle irsaliye sonrası belirli sürede fatura düzenlenmesi gereklidir. Fatura düzenlenmezse hem ticari uyumsuzluk hem de vergisel riskler doğabilir. Denetimlerde bu durum cezaya yol açabilir.

e-İrsaliye faturalandırma süresi geçerse ne olur?

Faturalandırma süresi geçerse işlem usulsüz kabul edilebilir ve ceza uygulanabilir. e-İrsaliye fatura yerine geçmediği için fatura düzenleme zorunluluğu devam eder. Sürenin aşılması halinde vergi kaybı oluştuğu varsayılır. Bu nedenle süre yönetimi kritik önemdedir.

e-İrsaliye ve kâğıt irsaliye aynı anda kullanılabilir mi?

Aynı sevkiyat için iki belge türü bir arada kullanılamaz. E-irsaliye kullanımı başlamış işletmeler kâğıt irsaliyeye geri dönemez. Ancak teknik arızalarda geçici kâğıt kullanımına izin verilebilir. Bu durum mutlaka kayıt altına alınmalıdır.

e-İrsaliye üzerinde elle düzeltme yapılır mı?

e irsaliye kullanımında elle düzeltme yapılamaz. Elektronik belgelerde her düzeltme sistem üzerinden yapılmalıdır. Bu nedenle hatalı belgelerde e-İrsaliye iptali yapılıp yeniden düzenleme gerekir. Manuel müdahale belgeyi geçersiz kılar.

e-İrsaliyede imza zorunlu mu?

e-İrsaliye elektronik bir belge olduğundan ıslak imza zorunlu değildir. Sistem üzerinden onay ve doğrulama yapılır. Bu durum belge düzenleme sürecini hızlandırır. Ayrıca fiziki imza gereksinimini tamamen ortadan kaldırır.

e-İrsaliyede fiyat bilgisi bulunmalı mı?

e irsaliyede fiyat yazma zorunluluğu yoktur. Fiyat bilgisi yalnızca fatura üzerinde yer alması gereken bir unsurdur. Ancak bazı firmalar operasyonel gerekçelerle fiyat bilgisini irsaliyeye ekleyebilir. Bu tamamen tercihe bağlıdır.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;