Sevk İrsaliyesi Nedir? Nasıl Oluşturulur? Kim Keser?

Ürün ve stok takibinin kolaylıkla yapılabilmesi için sevk irsaliyesi kullanmak işletmeler açısından olmazsa olmaz yöntemlerden biridir. Peki tam olarak nedir bu irsaliye, nasıl düzenlenir? Yazımızda sevk irsaliyesi hakkında her şeyi öğrenebilirsiniz.

Sevk İrsaliyesinin Tanımı

Diyelim ki bir miktar ürünün satışını gerçekleştirdiniz ya da başka bir lokasyonda satış yapabilmek için yer değişikliği yapmanız gerekli. Bunları ister kendi firmanıza ait adresler arasında isterse başka bir işletmenin adresine nakletmeniz planlanıyor. Bu durumda nakil işleminin ayrıntılarının işlendiği belgeye sevk irsaliyesi denir. Satıştan sonra hazırlanan bir evrak olmasına rağmen unutmayın ki sevk irsaliyesi fatura değildir ve fatura yerine kullanılamaz.

Sevk İrsaliyesinde Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

Hazırladığınız irsaliyenin amacı bazı bilgileri saklamak ve ileride geri dönüp kontrollerini yapabilmektir. Bunun için sevk irsaliyesinde bulunması gereken başlıca bilgileri şu şekilde sıralayabiliriz. Öncelikle belgenin bir sevk irsaliyesi olduğunun belirtilmiş olması gerekir. Noterden tasdik mührü ya da Maliye Bakanlığı’ndan onay bulundurmalıdır. Bunlardan sonra gönderilen malın türü ve miktarı, düzenleyenin adı, soyadı, unvanı, iş adresi gibi bilgileri sevk irsaliyesine yazılmalıdır. Aynı şekilde belge ürünü alan müşterinin de isim ve adres bilgilerini içermelidir. Taşımayı gerçekleştirecek kişilere teslim tarihi ve irsaliye numarası da içeriğine eklenmelidir. Son olarak da irsaliyeyi düzenleyen kişinin, malı teslim edenin ve alanın imzalarının eklenmesi gerekir.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Sevk İrsaliyesi Zorunlu Mudur?

Sevk irsaliyesi düzenlemek mal nakliyatı durumlarında zorunludur. Bir firma kendi depoları arasında ürün transferi yaparken dahi bu irsaliyeyi hazırlamakla yükümlüdür. Örneğin ana depodan başka illerdeki depolara ya da şubelere mal taşırken sevk irsaliyesini oluşturmuş olmak ve bunları nakil araçlarında bulundurmak gerekir. Aynı şekilde malların satışı için farklı bir toptancıya ya da perakendeciye gönderirken de gönderici tarafından irsaliye hazırlanır. Sevkiyat esnasında ürünler için kesilmiş fatura bile olsa sevk irsaliyesi yerine gösterilemez.

Yalnızca ürünü satın alan son kullanıcı kendi nakliyatını gerçekleştiriyorsa sevk irsaliyesi zorunluluğu ortadan kalkar. Bu durumda fatura ya da fiş yeterli olacaktır.

Sevk İrsaliyesi Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Sevk irsaliyesi malı satışı gerçekleştiren taraf taşıyorsa satıcı tarafından hazırlanır, eğer nakliyatı alıcı taraf üstlenmişse bu durumda alıcı tarafın irsaliye kesmesi gerekir. Sevk irsaliyeleri üç veya daha fazla kopya halinde hazırlanmalıdır. Bu kopyaların en az iki tanesi mutlaka nakliyatı yapan araçta bulundurulmalıdır. Belge üstünde düzenlenme tarihi ve aslen taşımanın gerçekleştirileceği tarih aynı gün olsalar dahi ayrı ayrı belirtilmelidir. Bu bilgilerden birinin dahi olmaması durumunda belge yok hükmündedir. Karşı taraf malı teslim aldığında sevk irsaliyesini imzalayarak işlemi tamamlamış olur.

On binlerce işletme sahibinin tercih ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nda göndereceğiniz e fatura ve e arşiv faturalar için yıllık 1000 kontör HEDİYE! Üstelik ücretsiz e-faturaya geçiş danışmanlığı ile yerinizden kalkmadan, 15 dakikadan daha az bir zamanda hızlı ve kolayca e-faturaya geçebilirsiniz. Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği Logo İşbaşı’nı 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.

Sevk İrsaliyesi Nasıl Oluşturulur?

İşbaşı’nda sevk irsaliyesi oluşturmak için izlenmesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir. İşbaşı gibi dijital fatura ve sevk irsaliyesi düzenleme platformları, işletmelerin sevk işlemlerini hızlı şekilde yönetmelerine olanak tanır:

1. Hesaba Giriş Yapın: İşbaşı hesabınıza giriş yaparak, ana menüden “İrsaliye” veya “Sevk İrsaliyesi” bölümüne tıklayın. Henüz bir İşbaşı hesabınız yoksa kayıt işlemini tamamlayarak bir hesap oluşturabilirsiniz.
2. Yeni Sevk İrsaliyesi Oluşturun: “Yeni İrsaliye” veya “Sevk İrsaliyesi Oluştur” butonuna tıklayarak yeni bir sevk irsaliyesi başlatın. Bu adımda sevk edilecek mal veya hizmetin bilgilerini gireceğiniz bir form açılır.
3. Gönderici ve Alıcı Bilgilerini Girin: Sevk irsaliyesinde yer alacak gönderici ve alıcı bilgilerini eksiksiz şekilde doldurun. Bu bilgiler işletmenin adı, vergi numarası, adresi ve telefon numarası gibi detayları içermelidir.
4. Ürün ve Hizmet Bilgilerini Ekleyin: Sevk edilecek mal veya hizmetlerin cinsi, miktarı, birim fiyatı (eğer gerekli ise) ve diğer özelliklerini belirtin. Taşınacak malın stok kodu veya açıklaması gibi detaylar da bu bölümde girilmelidir.
5. Taşıma ve Teslim Bilgilerini Girin: Malın hangi taşıma aracılığı ile (kendi aracınız, kargo firması vb.) sevk edileceğini ve teslim edileceği adresi girin. Taşıma tarihi ve saati gibi bilgiler de bu bölümde yer almalıdır.
6. İrsaliye Numarası ve Tarihi: İrsaliye numarası ve düzenleme tarihi gibi bilgileri ekleyin. İşbaşı genellikle irsaliye numarasını otomatik olarak atar ancak dilerseniz manuel olarak da düzenleyebilirsiniz.
7. İrsaliyeyi Kaydedin ve Çıktı Alın: Tüm bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurduktan sonra irsaliyeyi kaydedin. Kaydettiğiniz irsaliyeyi PDF formatında indirerek çıktı alabilir veya dijital olarak saklayabilirsiniz.
8. İrsaliyeyi Taşıma Sırasında Bulundurun: Düzenlenen sevk irsaliyesini, taşıma sırasında aracınızda veya mal ile birlikte bulundurmanız gerekir. İrsaliyenin bir nüshası, teslim edilen mal ile birlikte alıcıya verilmelidir.

Sevk İrsaliyesi Hangi Hallerde Düzenlenir?

Sevk irsaliyesi genellikle ticari mal hareketlerinde kullanılır. İrsaliye, malın sevkiyatı sırasında taşıma aracında bulunmalı ve malın teslim noktasına kadar taşınma süreci boyunca geçerli olmalıdır. Ürünlerin üretim yerinden depoya taşınması, depodan satış noktasına gönderilmesi veya müşteri adresine teslim edilmesi gibi hallerde sevk irsaliyesi düzenlenir. Ayrıca numune veya teşhir amaçlı mal gönderimlerinde de sevk irsaliyesi düzenlenmesi zorunludur.

Sevk irsaliyesi düzenlenmesi gereken diğer durumlar arasında tamir veya bakım için gönderilen ürünler, iade edilen mallar ve geçici olarak taşınan eşyalar yer alır. İlgili mevzuata göre sevk irsaliyesinin bulunmaması veya eksik bilgi içermesi halinde işletmeler vergi cezalarıyla karşılaşabilir. Bu nedenle mal sevkiyatlarında sevk irsaliyesinin eksiksiz bilgilerle düzenlenmesi önemlidir.

Sevk İrsaliyesi Kim Keser?

Sevk irsaliyesini genellikle malın satıcısı veya sevkini yapan işletme düzenler. Satış işlemi sırasında malın taşınması gerektiğinde satıcı firma sevk irsaliyesi düzenleyerek alıcıya ulaştırır. Eğer mal, bir taşıma firması tarafından taşınıyorsa sevk irsaliyesi satıcı tarafından hazırlanmalı ve taşıma sırasında taşımacıya teslim edilmelidir. İrsaliye, malın teslim alınacağı veya taşınacağı noktada, malı teslim eden ve teslim alan taraflar arasında düzenlenerek imzalanır.

Sevk irsaliyesini kesmekle yükümlü olan taraf, genellikle malın gönderimini gerçekleştiren işletmedir. Ancak bazı durumlarda alıcı tarafından sevk irsaliyesi düzenlenmesi de gerekebilir. Bu tür durumlarda alıcı firma malın taşınmasını sağlamak için gerekli olan sevk irsaliyesini düzenleyerk ilgili mevzuata uygun olarak kaydeder.

Sevk İrsaliyesi Nereden Alınır?

Sevk irsaliyesi, yasal olarak yetkilendirilmiş matbaalar tarafından basılan ve Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak düzenlenen belgeler arasındadır. İşletmeler, resmi matbaalardan temin ettikleri boş sevk irsaliye formlarını kullanarak irsaliye düzenleyebilir. Matbaadan temin edilen irsaliyeler işletmenin unvanı, vergi numarası ve adres bilgileri gibi gerekli detayları içermelidir. Ayrıca işletme tarafından düzenlenen sevk irsaliyelerinin seri numarası ve düzenlenme tarihi gibi bilgiler eksiksiz olmalıdır.

Günümüzde sevk irsaliyesi düzenleme süreci elektronik ortamda da gerçekleştirilebilir. e-İrsaliye uygulaması Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen bir sistem olup, işletmelere sevk irsaliyelerini dijital ortamda düzenleyerek gönderme imkanı sunar. Bu sayede kağıt irsaliyelerin saklanması ve taşınması gibi süreçler kolaylaştırılmış olur. e-İrsaliye sistemini kullanabilmek için işletmelerin e-Fatura mükellefi olması ve gerekli altyapıya sahip olmaları gerekir.

Fatura ve Sevk İrsaliyesi Arasındaki Farklar

Fatura ve sevk irsaliyesi ticari faaliyetlerde kullanılan iki temel belgedir. Her biri farklı amaçlara hizmet eder. Fatura ve sevk irsaliyesi arasındaki temel farklar şu şekilde özetlenebilir:

1. Amaç:
   • Satılan mal veya hizmetin bedelini, miktarını, KDV’sini ve diğer vergileri gösteren resmi bir belgedir. Fatura, mal veya hizmet satışının gerçekleştiğini ve alıcı ile satıcı arasında bir ticari ilişkinin oluştuğunu kanıtlar.
   • Malın alıcıya teslim edilmek üzere yola çıktığını veya depolar arası taşındığını gösteren bir taşıma belgesidir. Sevk irsaliyesi, malın taşınması sırasında taşıyıcıda bulundurulması zorunlu olan ve taşınan mal hakkında bilgi veren bir belgedir.
2. İçerik:
   • Ürün veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, KDV oranı ve tutarı gibi detaylı mali bilgileri içerir. Ayrıca satıcı ve alıcı bilgileri ile ödeme bilgileri yer alır.
   • Malın cinsi, miktarı, gönderici ve alıcı bilgileri, taşıma tarihi ve saati gibi bilgileri içerir. Ancak sevk irsaliyesinde mali tutarlar ve KDV gibi detaylar yer almaz.
3. Zamanlama:
   • Malın tesliminden önce veya en geç teslim anında düzenlenir. Satış işlemi tamamlandığında kesilir.
   • Malın teslimi için yola çıkmadan önce düzenlenir ve mal ile birlikte taşınır. Fatura düzenlenmeden önce sevk irsaliyesi düzenlenebilir.
4. Yasal Zorunluluk:
   • Ticari faaliyette bulunan her işletme için zorunlu bir belgedir ve belirli limitleri aşan her satış işleminde düzenlenmelidir.
   • Mal taşınması sırasında zorunlu olan bir belgedir. Fatura düzenlenemediği veya malın başka bir yere nakledildiği durumlarda kullanılır.
5. Vergi ve Muhasebe Kaydı:
   • Mali kayıtların tutulmasında ve vergi beyannamelerinin düzenlenmesinde kullanılır. Gelir ve gider hesaplarının takibi açısından önemlidir.
   • Taşıma sırasında malın yasal olduğunu göstermek ve stok kontrolünü sağlamak amacıyla kullanılır. Ancak muhasebe kayıtlarında fatura kadar önemli rol oynamaz.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;