e-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler

e-Fatura normalde kağıt üzerinde düzenlenen faturaların internet ortamından düzenlenerek çıkarılmasına denir. Çıktı olarak basılmadan önce sunucular aracılığıyla iletilir. Türkiyede  5 Mart 2010 tarihinde yayımlanan 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e fatura uygulaması mevzuata eklenmiştir.

Logo İşbaşı e fatura programını kullanarak siz de internet erişimi olan her yerden e-fatura/e arşiv fatura kesebilir işletmenize kesilen e-faturaya kabul/red verebilirsiniz.

e-Fatura Keserken Nelere Dikkat Edilmeli?

E-fatura keserken faturanın eksiksiz şekilde düzenlenmesi büyük önem taşır. Fatura üzerinde yer alması gereken bilgiler Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak düzenlenmelidir. Bilgiler arasında alıcının adı, adresi, vergi kimlik numarası, satış yapılan ürün ya da hizmetin tanımı, miktarı ve birim fiyatı gibi ayrıntılar yer alır. Ayrıca faturanın düzenlenme tarihi ve sıra numarası da eksiksiz şekilde girilmelidir. Yanlış veya eksik bilgi girişi, fatura düzenleme sürecinde aksaklıklara neden olabileceği gibi vergi denetimlerinde de sorun yaşanmasına yol açabilir.

E-fatura sisteminde dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli unsur da faturanın zamanında kesilmesidir. Vergi mevzuatına göre fatura düzenlenmesi gereken bir işlem en geç yedi gün içinde faturalanmalıdır. Sürenin geçirilmesi işletmenin cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalmasına neden olabilir. Ayrıca e-faturanın gönderim sürecinde doğru e-posta adresi ya da sistem üzerinde belirtilen teslim şekliyle müşteriye ulaştırılması da önemlidir. Faturaların düzgün bir şekilde arşivlenmesi, ileride ihtiyaç duyulduğunda erişimi kolaylaştırır ve denetim süreçlerinde işletmenin iş yükünü azaltır.

e-Fatura Düzenleme

E-fatura düzenleme işlemi manuel faturalamaya kıyasla oldukça hızlıdır. İşletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylı e-fatura entegratörlerini kullanarak veya doğrudan kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden e-fatura düzenleyebilirler. E-fatura düzenlerken, satış işleminin türüne göre faturanın alıcı türü doğru seçilmeli, vergi oranları ve fiyatlandırmalar hatasız şekilde girilmelidir. E-fatura sisteminde satış yapılan ürün ya da hizmetlerin KDV, ÖTV gibi vergi türleri de dijital ortamda kolaylıkla hesaplanarak beyan edilebilir.

E-fatura düzenleme sırasında ayrıca faturanın iptal ve iade durumları da göz önünde bulundurulmalıdır. E-fatura sisteminde oluşturulan faturalar belirli süre içinde iptal edilebilir veya iade faturası düzenlenerek işleme alınabilir. Bunun için alıcının sisteme kayıtlı olması ve e-faturanın iade koşullarına uygun olması gerekir. E-fatura sisteminde yapılan düzenlemeler sayesinde faturaların hızlı şekilde hazırlanması, işletmelerin iş yükünü azaltarak müşteri memnuniyetini artırır.

Karşılıklı e-Fatura Düzenleme Zorunluluğu

Bu uygulamaya kayıt olmuş mükellefler birbirine satmış oldukları mal ve hizmetleri elektronik fatura olarak göndermek zorundadırlar. Bu yüzden e fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcıların 1 Nisan 2014 tarihinden itibaren birbirlerine kağıt olarak çıkan fatura düzenleme imkanları bulunmamaktadır.

Muhafaza ve İbraz

213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre taraflar düzenledikleri ve ya adlarına düzenlenen faturaları yasal süre zarfı boyunca muhafaza etmek zorundadırlar. Ayrıca faturaları da istendiği takdirde ibraz etme yükümlülükleri bulunmaktadır.

Arşivleme

Elektronik fatura uygulamasında düzenlenen ve alınan faturalara ilişkin olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından saklama hizmeti verilmemektedir.  Faturalar kullanıcı tarafından kendi bilgisayarlarına indirilerek, bünyelerinde veya saklamacı kuruluşlar nezdinde muhafaza edilmesi gerekmektedir. Logo İşbaşı e fatura programını kullandığınızda e-faturalarınız dijital ortamda ek bir ücret oluşturmadan sizin için arşivlenir.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

e-Fatura Nasıl Kesilir?

E-fatura kesme işlemi belirli adımları takip ederek yapılır. İlk adımda e-fatura sistemine giriş yapılır ve satış yapılan alıcı seçilir. Alıcının vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası girilerek doğru alıcı bilgileri eklenir. Ardından satış yapılan ürün veya hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı ve vergi oranları gibi bilgiler eklenir. Bu bilgilerin eksiksiz ve doğru olması, fatura kesim işleminin sağlıklı şekilde tamamlanması açısından kritiktir.

Fatura bilgileri doğru şekilde doldurulduktan sonra e-fatura sistemi üzerinden onay alınarak fatura kesilir. Kesilen fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sisteminde kayıt altına alınır. Bu süreçte faturanın alıcıya iletildiğinden emin olunması önemlidir. Alıcının sisteme kayıtlı bir e-fatura kullanıcısı olmaması durumunda e-arşiv fatura düzenlenerek e-posta veya SMS ile iletilir. Bu sayede e-fatura kesme süreci hızlı şekilde tamamlanır.

e-Fatura Reddedilebilir mi?

Alıcı tarafından bazı durumlarda e-fatura reddedilebilir. Alıcının, faturada belirtilen bilgilerin hatalı veya eksik olduğunu düşünmesi halinde belirli bir süre içinde faturayı reddetme hakkı bulunur. Reddedilen faturalar vergi mevzuatına uygun olarak iptal edilip, gerekirse yeni bir e-fatura düzenlenir. Özellikle büyük tutarlı işlemlerde, her iki tarafın da fatura bilgilerini dikkatlice incelemesi ve doğru bilgi girişi yapılması önemlidir. E-faturanın alıcı tarafından reddedilmesi durumunda işletmenin hızlı şekilde harekete geçerek gerekli düzeltmeleri yapması gerekir.

Reddedilen e-faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura portalı üzerinden takip edilebilir. Reddedilen faturaların yerine yeni bir fatura düzenlemek, faturalama sürecinin sağlıklı şekilde devam etmesini sağlar. Bu durum hem işletme hem de müşteri açısından güvenilir bir ticaret ilişkisi oluşturulmasına katkıda bulunur. Ayrıca reddedilen faturalar için düzenlenen iade ve iptal işlemleri, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yasal prosedürler çerçevesinde yapılmalı ve kayıt altına alınmalıdır.

Temel ve Ticari fatura Senaryosu / e-Faturanın Reddi

Temel fatura ile ticari fatura arasındaki fark faturaya sistem üzerinden itiraz imkanıdır. E fatura uygulamasına dahil kullanıcılar e faturanın ticari ve ya temel olup olmamasına bakılmaksızın gelen faturaları almaları gerekir. Şema kontrolleri ile imza doğrulama hatası dışında faturaları reddetme gibi bir hak bulunmamaktadır.

Ünvan Değişikliği

E fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcını eğer unvanı değişmişse 15 gün içinde unvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisini ve durumu izah eden bir dilekçe hazırlamalı. Bunlarla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Unvan değişikliğine giden mükellefin e fatura sistemindeki unvanı, dilekçesine istinaden güncellenir. Mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, eski unvana ait mali mühürleri ile işlem yapmaya devam edebilirler.

Durum Kodları

E fatura alımında ve gönderiminde sıklıkla ortaya çıkan aşağıda belirtilen hata durum kodu türlerine göre işlem yapılır.1220 “Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi” Durum Kodu; Bu durum kodunun alınmışsa bilinki fatura alıcının posta kutusuna iletilmiştir. Fakat alıcı tarafından sisteme cevap dönülmediği anlamına gelir. Bu durumdaki fatura başarılı kabul edilmelidir. Aynı faturayı tekrar göndermeye gerek yoktur. Gönderilmeye çalışılması ise mükerrerliğe sebep olacağın için sistem tarafından kabul edilmeyecektir. Alıcı taraf ise sistemine düşen faturayı Gelir İdaresinin belirlediği şema /şematron ve imza kontrollerinden geçirerek, fatura başarılı ise 1200 “Zarf başarıyla işlendi” sistem yanıtını gösterir. Eğer bir hata tespit edilmiş ise ilgili hata kodunu döner ve fatura değişim sürecini tamamlamaları gerekmektedir.

Kullanan 10 kişiden 9’unun önerdiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı ile siz de e fatura ve e arşiv faturalarınızı dilediğiniz yerden kolaylıkla kesebilir ve saniyeler içinde gönderebilirsiniz. Oturduğunuz yerden 15 dakika gibi çok kısa bir sürede ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçebilir yıllık 1000 e fatura kontör hediyesinden yararlanabilirsiniz.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;