Yevmiye defterlerine yazılan ödemeler, işlem sırası ve tarih gözetilmeksizin
Vergi Usul Kanunu’nun 182. maddesine göre belirli bir düzenlemeye tabi olmadan yazılır. Bu tür yevmiye defteri gibi defterlerde oluşan düzensizliklerden kaçınmak ve muhasebe kayıtlarının hesaplara dağılımının daha düzenli şekilde yapılabilmesi için ayrıca bir deftere ihtiyaç duyulur. Bu defterle birlikte hesaplardaki hareketlerin kontrol ve takiplerinin yapılması hedeflenir. İşte bu hesaplarda belirtilen rakamların sistemli bir şekilde bir araya getirilmesi ve dağıtılması görevini gören defterlere “Defter-i Kebir“
adı verilir.
Defter-i Kebir, günümüzde sıklıkla “Büyük Defter” adı ile bilinir.
Bu defterin tutulması muhasebe açısından neredeyse zorunlu hale gelmiştir.
Çünkü yevmiye defterlerine kaydedilmiş işlemleri sistemli şekilde hesaplara
dağıtan ve bu hesaplarda da düzenli şekilde toplanmasını sağlayan bu
defterlerdir.
Defter-i kebir nedir?
İşletmelerin muhasebe kayıtlarını hesap bazında detaylandırarak tuttuğu yasal muhasebe defterine defter-i kebir adı verilir. Her hesap için ayrı bir sayfa açılarak yapılan işlemler tarih sırasına göre sayfalara yazılır. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında işletmeler için önemli bir defterdir. Defter, yevmiye defterine kaydedilen işlemlerin özetlerini içerir ve hesaplar arasında bağlantı kurulmasını sağlar. Muhasebenin temel prensiplerinden olan defteri kebir kayıtları şirketin mali durumunun anlaşılmasında ve denetlenmesinde kilit rol oynar.
Defter-i kebir ne işe yarar?
Defter-i kebir bir işletmenin finansal işlemlerini sınıflandırarak her hesabın borç ve alacak hareketlerini ayrı ayrı takip etmeye olanak tanır. Bu sayede bilanço ve gelir tablosu gibi mali tabloların doğru bir şekilde hazırlanması mümkün olur. Ayrıca defteri kebir kayıtları işletme içi analizler, vergi denetimleri ve bağımsız denetim süreçlerinde referans belge olarak kullanılır. İşletmenin varlık, borç ve sermaye yapısının net şekilde izlenmesini sağlayarak şeffaf muhasebe yapısının temelini oluşturur.
Defteri kebir kayıtları nasıl yapılır?
Defteri kebir kayıtları, yevmiye defterine kaydedilen işlemler esas alınarak yapılır. Her yevmiye maddesi ilgili büyük defter hesaplarına tarih ve fiş numarası ile birlikte yansıtılır. Her hesap için borç ve alacak sütunları oluşturularak hareketler bu sütunlara kaydedilir.
Kayıt işlemleri elle tutulduğunda muhasebe kurallarına uygun biçimde ve silinti-karalama olmadan yapılmalıdır. Elektronik ortamda tutulan defteri kebir kayıtları ise e-Defter formatına uygun olarak dijital yazılımlarla hazırlanır ve zaman damgasıyla arşivlenir.
Defter-i kebir zorunlu mu?
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında defter-i kebir tutulması zorunludur. Özellikle bilanço esasına göre defter tutan mükellefler için defter yasal zorunluluk taşır. İşletmenin mali işlemlerinin kayıt altına alınması için kritik bir defterdir. Öte yandan defteri kebir tasdik zorunluluğu da belirli şartlar altında geçerlidir. Fiziksel olarak tutulan defterler, yıl başında noter veya ticaret sicil müdürlüğü tarafından tasdiklenmelidir. Ancak e-defter kullanan mükellefler için tasdik yerine dijital imzalama yeterlidir.
Defteri kebir kaç yıl saklanır?
Vergi Usul Kanunu’na göre defteri kebir dâhil olmak üzere tüm yasal muhasebe defterleri en az 5 yıl boyunca saklanmalıdır. Ancak Türk Ticaret Kanunu’na göre bu süre 10 yıl olarak belirlenmiştir. Bu durum işletmelerin her iki kanuna da uygun davranmalarını zorunlu kılar.
Defteri kebir saklama süresi yasal inceleme, denetim veya dava süreçlerinde belge sunulması gerekebileceği için oldukça önemlidir. Fiziksel defterler yangın, sel gibi risklere karşı korunmalı, dijital defterler ise güvenli sunucularda ve yedekli olarak muhafaza edilmelidir.
Defter-i Kebir Düzenleme Kuralları Nelerdir?
Defter-i Kebir düzenlenirken birtakım kurallara uyulması gerekir. Bu kurallar şu şekilde özetlenebilir:
- Kayıtlar Türkçe dilinde tutulmalıdır. Ancak Türkçe kayıtların da bulunması şartı ile başka dilde de kayıt tutulabilir.
- Hesap kayıtlarındaki fiyatlar TL cinsinden yazılmalıdır.
- Kayıtlar sırasında rakamlar, kısaltmalar, harfler ve diğer kullanılacak semboller anlam karmaşası yaratmayacak şekilde ve tekdüze şekilde kullanılmalıdır.
- Tutulan kayıtlar doğru, zamanında, eksiksiz ve sistematik şekilde tutulmalıdır.
- Kayıtlar arasında kesinlikle satır atlanmamalı ve boşluk bırakılmamalıdır.
- Defter-i kebir genellikle ciltli olarak basılır. Bu bağlamda sayfalar asla ciltten koparılmamalıdır. Ayrıca onaylı sayfalarda onay kısımları yırtılmamalı ve asla sırası bozulmamalıdır.
- Defter-i kebir kayıtları en fazla 10 gün geciktirilebilir. Daha fazla geciktirilmesi mümkün değildir. Bu sebeple kayıt altına alınacak olan işlemler, işin hacmine ve gerekliliklerine uygun şekilde muhasebenin düzen ve işleyişini bozmayacak bir zaman içerisinde tamamlanmalıdır.
- Firmalarda / işletmelerde yapılan işlemlerin muhasebe fişleri, bordro ve primanota gibi eklerin, yetkili yöneticilerin imzaları ile paraflarını taşıması gereklidir. Ayrıca kayıtların deftere işlenmesi hükmü kabul olduğundan en geç 45 gün içerisinde bu kayıtların da deftere işlenmesi zorunludur.
- Defter maddelerinde herhangi bir hata yapılması durumunda, yanlışlıklar sadece muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Bu bağlamda herhangi bir kaydın ya da yazım yanlışının üzeri çizilecekse, önceki yazı ve/veya içerik belirsiz hale getirilecek şekilde çizilemez ya da değiştirilemez.
Defter-i Kebirde Olması Gerekenler Nelerdir?
Defter-i kebirde olması zorunlu olan bilgiler şunlardır:
- Hesabın adı
- Yevmiye defterinin tarihi
- Yevmiye defterinin madde numarası
- Alacaklı ya da borçlu tutarları
- Madde ile ilgili açıklama
Defter-i Kebir Görevleri Nedir?
Defter-i kebir, muhasebe bölümünün sınıflandırma aktivitesini yerine getiren önemli bir defterdir. Bu defterden elde edilen rakamlar, diğer muhasebe belgeleri için birer kaynak niteliği taşıdığından önemlidir. Bu sebeple defter-i kebir kayıtlarının doğru, eksiksiz ve zamanında tutulması, muhasebe işlemlerinin sağlıklı şekilde yürümesi bakımından son derece önemlidir.
Siz de on binlerce kullanıcısı olan ön muhasebe programı Logo İşbaşı ile e fatura ve e arşiv faturalarınızı dilediğiniz yerden kolaylıkla kesebilir, gelir-gider takibi ve stok takibinizi gerçekleştirebilirsiniz. Alanında uzman danışanların ücretsiz desteği ile tüm ön muhasebe işlemlerinizi ister webden ister cepten kolaylıkla kontrol edebilirsiniz.
Defter-i Kebir Örneği
Matbu büyük defter örneği aşağıdaki gibidir:
