Stok Takibi Nedir? Stok Takibi Nasıl Yapılır? Yapılmazsa Ne Olur?

Stok Nedir?

İşletmelerin satışa sunduğu veya üretim süreçlerinde kullandığı tüm malzeme ve ürünlere stok adı verilir. Bu ürünler işletmenin işleyişine göre hammaddeler, yarı mamuller veya tamamlanmış ürünler olabilir. Stok, işletmelerin faaliyetlerini sürdürebilmesi için temel bir unsur olduğundan her aşamada doğru miktarda stok bulundurulması gerekir. Stokların doğru yönetilmesi, müşteri talebini karşılayabilmek ve üretimde aksamaları önlemek açısından kritik rol oynar. İşletmeler, talepleri karşılamak için belirli miktarda stok bulundurur. Ancak fazla stok birikmesi maliyet yaratırken, yetersiz stok da müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilir.

Stokların yönetimi işletmelerin hem nakit akışını hem de operasyonel süreçlerini etkiler. Özellikle perakende ve üretim sektörlerinde stokların sürekli şekilde gözden geçirilmesi ve ihtiyaca göre ayarlanması, maliyetlerin düşürülmesi ve verimliliğin artırılması açısından oldukça önemlidir. Stokların optimum seviyede tutulması hem müşteri taleplerini karşılamak hem de işletme maliyetlerini yönetmek için gerekli bir denge sağlar.

Stok Takibi Nedir?

İşletmenizde satış yaptığınız ürünleri bir tedarikçiden alarak yeniden satabilir ya da çeşitli girdilerle kendiniz üretebilirsiniz. Stoklarınızın güncel adedini takip edebilmeniz için satılan ürün bilgilerini kayıtlı tutmanız çok önemlidir. Satış yaptığınız ürünlerin stok takibine ek olarak işletmenizin devamlılığı için gerekli olan işletmenizde kullanılan malzemelerin takibi de stok takibine girer. Stok takibi her türlü çalışmanın devamlılığı için olmazsa olmaz çalışmalardan biridir. Şimdi stok takibinin neden bu denli önemli olduğunu ve nasıl yapılması gerektiğini inceleyelim.

Stok Takibi Yapmak Neden Önemlidir?

Ürün Stok takibi işletmenizin üretim ve yönetim sürekliliği için gereklidir. Eğer satış için depolarınızda yeterince ürün imal edecek ham madde yarı mamul yoksa, müşterinize istenen zamanda ürün veremeyebilirsiniz. Bir ürün için ne kadar arz yaratırsanız yaratın satışını gerçekleştiremedikten sonra başarıyı elde edemezsiniz. Aynı şekilde satışı az veya azalmakta olan ürünleri büyük miktarlarda stoklamak gibi bir hata da şirketiniz için mali külfet ve zarar olacaktır.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Stok Takibi Nasıl Yapılır?

Stok takibini yaparken her şeyden önce satış yapılabilecek ya da işletme için girdi oluşturacak miktarı belirli bir dönem için kaydetmek gerekecektir. İlgili bu dönem içinde gerçekleşen her satış ve tüketilen her malzeme stoktan düşmeli ve işletme sahibine ilgili ürün için kalan miktarı kolayca görebilmelidir. Yeni satış için eğer yeni satın almalar yapması gerekiyorsa kontrollü bir şekilde bu satınalmaları gerçekleştirir. Gerçekleştirdiği bu satınalımlarla ürün stoklarını günceller ve işletme yönetiminde stok takibini etkili bir şekilde gerçekleştirmiş olur. Ayrıca dönemsel meydana gelen talep artışlarını ve azalmalarını ön görerek ürün stoklarını da planlamak gerekebilir. Örneğin bir tekstil firması olarak bahar yaklaşırken tişört gibi yazlık ürünlerin stoklarını kontrol etmek gerekir.

Kolay Stok Takibi Nasıl Yapılır?

Teknolojik ilerlemeler stok takibini de hem daha kolay hale getirmiştir. Bu iş için hazırlanan uygulamalar ve programlar hem kullanım kolaylığı hem de zamandan tasarruf sağlamanızı sağlar. Logo İşbaşı ön muhasebe paketini edinerek hem stok takibinizi sağlıklı bir şekilde yapar hem de ön muhasebe işlemlerinizin yükünü azaltırsınız. İnternet erişimi olan her yerden gerçekleştirdiğiniz satışlar otomatik olarak ürün stoğunuzdan düşer ve sürekli güncel olur. Ayrıca stok girişlerini de yine istediğiniz her yerden gerçekleştirebilirsiniz.

Aynı zamanda internet satışı gibi mecralara yönelmeyi düşünen işyerlerinin ise stokları konusunda çok daha dikkatli olması gerekir. İnternet satışının yedi gün yirmi dört saat devam ettiğini unutmamak gerekir. Eğer satışı yapılıyor görünen bir ürününüzün stoklarınızda olmadığı ortaya çıkarsa bu durum marka değeriniz için negatif olacaktır.

Stok Takip Programı Nedir?

Stok takip programı işletmelerin mevcut stoklarını daha etkin şekilde yönetmesine olanak tanıyan dijital yazılım programlarıdır. Söz konusu programlar sayesinde işletmeler, depolarında bulunan ürünlerin adetlerini, giriş-çıkış tarihlerini ve kullanım durumlarını kolayca takip edebilir. 2024 itibariyle gelişmiş stok takip programları, işletmelere gerçek zamanlı veri sunarak, anlık stok takibi yapmalarını mümkün kıldığı için hızlı karar almalarını sağlar. Aynı zamanda işletmelerin stok maliyetlerini azaltmalarına fayda sağlayan stok takip programları, tedarik zinciri süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olur.

Bu tür yazılımlar ürünlerin satış durumuna göre yeniden sipariş edilmesi gereken miktarı hesaplayarak, stok fazlası veya yetersizliği durumlarını engeller. Ayrıca programlar kullanıcıya hatırlatmalar yaparak stokların sürekli güncel tutulmasını sağlar. Çoğu stok takip programı bulut tabanlı olduğundan işletme sahiplerinin internet erişimi olan herhangi bir yerden stokları gözden geçirebilmesini ve yönetmesini kolaylaştırır. Bu da özellikle birden fazla depoya veya mağazaya sahip işletmeler için büyük avantaj sağlar.

Stok Kontrolü Nasıl Yapılır?

Stok kontrolü, işletmenin mevcut stok miktarını ve türünü analiz ederek ihtiyaçlar doğrultusunda düzenlemeler yapma sürecidir. Stok kontrolü yapılırken öncelikle hangi ürünlerin ne sıklıkla tüketildiği, sipariş edilen miktarın yeterli olup olmadığı gibi unsurlar göz önünde bulundurulur. Stok kontrolünde sayım işlemi önemli rol oynadığından sayım faaliyetleri genellikle belli aralıklarla yapılır. Sayım sonucunda mevcut stoklar ile sistemde görülen stoklar karşılaştırılarak eksik veya fazla olan ürünler belirlenir.

Günümüzde stok kontrolü genellikle yazılımlar aracılığıyla yapılır. İlgili yazılımlar, işletmelere belirli aralıklarla otomatik olarak stok kontrolü yapma olanağı sunarak stokların düzenli olarak güncellenmesini sağlar. Ayrıca stok kontrolü sırasında hangi ürünlerin daha çok tüketildiği veya hangi ürünlerin stokta beklediği analiz edilerek gelecekteki satın alma kararlarına yön verilir. Bu tür kontroller sayesinde işletmeler gereksiz stok maliyetlerinden kurtularak kârlılıklarını artırabilir.

Stok Takibi Neden Önemlidir?

Stok takibi, işletmelerin finansal ve operasyonel süreçlerinin sağlıklı şekilde yürütülmesi için kritik öneme sahiptir. Etkin bir stok takibi, işletmenin talep artışlarını karşılayabilmesi ve operasyonel süreçlerde aksaklık yaşanmaması açısından önemlidir. Yetersiz stok yönetimi, müşterilere ürün temin edilememesine ve dolayısıyla müşteri kaybına yol açabilir. Bunun yanı sıra fazla stok bulundurmak da işletmeye gereksiz maliyet yükü getirebilir. Bu nedenle stok takibi doğru yapılmalı ve sürekli güncel tutulmalıdır.

Bunların dışında stok takibi işletmelerin finansal durumlarını doğrudan etkiler. Yetersiz stok yönetimi sonucunda gereksiz yere fazla stok tutulması işletmenin nakit akışını olumsuz etkileyebilir. Özellikle perakende sektöründe doğru stok yönetimi müşteri memnuniyeti için de önemlidir. Çünkü doğru zamanda doğru ürünlerin stokta bulunması, müşterilerin talebine hızlı şekilde yanıt verilmesini sağlar. Bu sayede işletmeler rekabet avantajı elde ederken müşteri memnuniyetini de artırır.

Stok Takibini Kim Yapar?

Stok takibi genellikle işletmenin büyüklüğüne göre değişiklik gösterebilir. Küçük ölçekli işletmelerde stok takibini işletme sahibi ya da bir muhasebe personeli yaparken, büyük ölçekli işletmelerde bu görevi yürüten özel stok veya envanter yöneticileri bulunur. İlgili yöneticiler stokların düzenli olarak kontrol edilmesinden, sayım yapılmasından ve ihtiyaç durumunda tedarik sürecini koordine etmekten sorumludur. Stok yönetim departmanı veya lojistik birim özellikle büyük firmalarda bu görevleri yerine getirir.

Stok takibini yapan kişilerin işletme içindeki farklı departmanlarla uyum içinde çalışması önemlidir. Örneğin satış departmanı, müşteri talebine göre belirli ürünlerin stoklarını artırma yönünde bilgi sağlayabilir. Bu nedenle stok takibini yapan kişi veya departman, diğer bölümlerle sürekli iletişim halinde olmalı ve işletme hedeflerine uygun stok planlaması yapmalıdır. İş birliği sayesinde hem müşteri talepleri karşılanır hem de işletmenin stok maliyetleri minimum seviyede tutulur.

Stok Takibi Yapılmazsa Ne Olur?

Stok takibinin yapılmaması işletmeler için ciddi riskler oluşturur. İlk olarak stokta bulunan ürün miktarı bilinmediği için gereksiz siparişler verilebilir veya ihtiyaç duyulan ürünlerin temin edilmesi gecikebilir. Bu da müşteri memnuniyetsizliğine yol açarak işletmenin itibarını zedeler ve satışların düşmesine neden olabilir. Stok takibinin yetersizliği ayrıca finansal açıdan da işletmeye zarar verir. Çünkü fazla ürün stoklamak veya ihtiyacın altında ürün bulundurmak işletme maliyetlerini artırır.

Stok takibi yapılmadığında işletmeler ürünlerin sayısını veya kullanım durumunu kontrol edemediği için israfın artmasına yol açar. Özellikle perakende ve üretim sektörlerinde bu durum stok fazlalığı veya yetersizliği gibi durumlarla sonuçlanabilir. Bu gibi durumlar işletmenin hem operasyonel maliyetlerini artırır hem de iş süreçlerinin verimliliğini düşürür. Yetersiz stok takibi, vergi denetimlerinde de sorun yaratabilir. Çünkü eksik veya hatalı stok bilgileri vergi kaybı veya cezalarla sonuçlanabilir.

Stok Takibinin KOBİ’lere Sağladığı Yararlar

Kobilere göre daha büyük olan firmalar farklı depolarından ürün temini gerçekleştirebilirler. Ancak bu durum kobiler için geçerli olmayabilir. Bu yüzden stok kontrollerini çok daha sıkı yapmaları, gelecekte karşılaşabilecekleri problemleri tahmin edebilmek için her türlü veriyi çok daha dikkatle değerlendirmeleri gerekir. Böylece satış için gerekli ürün miktarlarının ne altına düşmeden ne de çok üstüne çıkmadan dönemi kapatarak maksimum kar sağlayabilirler.

On binlerce işletme sahibinin tercih ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nda göndereceğiniz e fatura ve e arşiv faturalar için yıllık 1000 kontör HEDİYE! Üstelik ücretsiz e-faturaya geçiş danışmanlığı ile yerinizden kalkmadan, 15 dakikadan daha az bir zamanda hızlı ve kolayca e-faturaya geçebilirsiniz. Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği Logo İşbaşı’nı 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;