E-Defter Nedir? E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır? Süresi Nedir?

Ticari faaliyetlerle uğraşan gerçek ya da tüzel kişiler artık işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirerek zamandan ve gereksiz maliyetlerden tasarruf etme yolunu seçmekte. e-Defter uygulaması da bunlardan biridir. Zorunlu mükellefler dışında her sene gönüllü olarak da bu sisteme geçiş sağlayan birçok mükellef mevcuttur. Peki, e-Defter başvurusu nasıl yapılır , uygulaması ne işe yarar ve kimler bu uygulamadan faydalanabilir?

e-Defter Nedir?

e-Defter; Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre zorunlu olan tüm defterlerin, dijital ortamda dosya biçiminde hazırlanması, herhangi bir baskıya ihtiyaç duyulmaksızın kaydedilmesi, dosyaya ait tüm bilgilerin güvence altında tutulması ve gerekli hallerde ispat aracı olarak kullanılabilir olmasını sağlayan uygulamalar bütünüdür.

e-Defter uygulaması ile muhasebe programına bağlı kalmaksızın tüm muhasebe programlarından kayıtlar alınarak e-Defter oluşturulabilir.

Firmalar, e-Defter formatına geçmeleri halinde kağıt ortamında defter tutamaz. e-Defter başvurusu yapıp kullanmaya başlayan işletmeler, başladıkları tarihten itibaren fiziki defterleri için kapanış tasdiki yaptırmak durumunda kalır.

e-Defter’in Özellikleri Nelerdir?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak dijital ortamda tutulan yasal defterlerden biri de e-Defter olarak bilinir. Sistemin temel özelliklerinden biri Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca zorunlu olan yasal defterlerin dijital olarak tutulması ve saklanmasıdır. e-Defter, kağıt defterlerin yerine geçerek defter tutma süreçlerini hızlandırır, belge güvenliğini artırır ve hata riskini en aza indirir. Ayrıca e-Defter sistemi sayesinde muhasebe kayıtlarının vergi denetim süreçlerinde kolayca erişilebilir olması sağlanır.

Bir diğer önemli özellik de e-Defterin kayıt saklama süresi boyunca güvenli şekilde muhafaza edilebilmesidir. GİB’in belirlediği standartlara uygun olarak dijital imza veya mali mühürle imzalanan e-Defter kayıtları, elektronik ortamda saklanır. Bu sayede fiziksel arşivleme ihtiyacı ortadan kalkar. Ayrıca e-Defterler zaman damgası ile korunduğu için kayıtların üzerinde oynama yapılması engellenir. Tüm bu özellikler işletmelerin vergi uyum süreçlerini kolaylaştırır, denetimlerde şeffaflık sağlar.

e-Defter Başvurusu Hangi Tarihte Yapılır?

e-Defter başvurusu e-Defter tutma zorunluluğu getirilen işletmelerin, ilgili hesap döneminin başında yapılması gerekir. Örneğin, 2024 yılı itibarıyla e-Defter zorunluluğu kapsamına giren bir işletme yılın başında başvuru yapmalıdır. e-Defter uygulamasına geçiş yapmak isteyen işletmeler ilgili mali yıl başlamadan önce, yani Aralık ayı sonuna kadar başvuru işlemlerini tamamlamalıdır. Başvuru süreci Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Defter uygulaması üzerinden gerçekleştirilir.

Başvurunun zamanında yapılması işletmenin yasal defterlerini dijital ortamda tutma zorunluluğunu yerine getirmesi açısından önemlidir. Geç yapılan başvurular, işletmelerin Vergi Usul Kanunu’na aykırı duruma düşmesine yol açabilir, cezai yaptırımlara neden olabilir. Bu nedenle e-Defter zorunluluğuna giren her işletme, başvurularını belirtilen tarihlerde yapmaya özen göstermelidir.

e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Defter başvurusunu yalnızca elektronik ortam üzerinden başvuru alınır. Başvuru esnasında yöntemler, tüzel kişi ve gerçek kişi arasında küçük farklılıklar içerebilir.

• Tüzel kişi olan mükellefler www.edefter.gov.tr adresinde yer alan e-defter başvuru formu taahhütnamesini doldurur. Mükelleflerin başvuruyu yapan kurumun sahip olduğu mali mühür ile onay vermeleri gerekir.
• Mükellef gerçek kişi ise yine www.edefter.gov.tr adresinde yer alan başvuru formunu ve taahhütnameyi doldurup kendilerine ait mali mühür ya da nitelikli elektronik imza ile onay vermek durumundadır.

Defterlerini elektronik ortamda oluşturup işlemek isteyen kişilerin tüm e-Defter işlemlerini GİB’den uyumluluk onayı almış bir yazılım ile yapması gerekir.

Başvuru sürecini özetlemek gerekirse;

• Mali mühür ya da zaman damgası,
• Uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olunması,
• Kullandığınız programın e-Defter formatına göre güncellenmesi,
• Mükelleflerin e-Defteri saklamaları halinde, Türkiye’de uygun arşivleme seçeneğinin seçilmesi şeklindedir.

e-Defter Başvuru Adımları Nelerdir?

e-Defter başvuru adımları sırasıyla şu şekilde özetlenebilir:

• Mali Mühür veya E-İmza Temini

e-Defter başvurusu yapacak işletmenin öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan mali mühür alması gerekir. Mali mühür, kurumlar için zorunlu olup, gerçek kişiler e-imza da kullanabilir. Mali mühür başvurusu TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne yapılır. İşlem birkaç gün sürebilir.

• e-Defter Yazılımı Seçimi

GİB tarafından onaylanmış e-Defter yazılımını seçerek elektronik ortamda kayıt tutmak için gerekli yazılım altyapısına sahip olunmalıdır. Yazılım defterlerin hazırlanması, mali mühürle imzalanması ve güvenli şekilde saklanmasını sağlar.

• GİB e-Defter Portalı Üzerinden Başvuru

Başvuru, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Defter başvuru portalı üzerinden yapılır. Portalda gerekli bilgileri doldurarak ve mali mühürle imzalayarak başvurunun tamamlanması sağlanır.

• Yetkili Kişi Bilgilerinin Girişi

e-Defter başvurusunda yetkili kişi veya kişilerin kimlik bilgileri ve yetkilendirme belgeleri sisteme girilir. İşletme adına başvuruyu yapacak kişilerin bu adımda bilgileri doğru şekilde doldurulmalıdır.

• e-Defter Uygulamasına Giriş Bilgilerinin Alınması:

Başvuru onaylandıktan sonra, e-Defter uygulamasına giriş yapabilmek için gerekli bilgiler ve erişim yetkileri sağlanır. GİB tarafından verilen onay mesajının ardından işletme e-Defter sistemine erişim sağlayabilir.

• e-Defter Uygulamasının Kurulumu:

Seçilen e-Defter yazılımı, işletme sistemine kurulmalıdır. Yazılım kurulumunda GİB tarafından belirlenen formatlara uygunluk sağlanmalıdır. Kayıtlar bu formatlara göre elektronik ortamda saklanır.

• Zaman Damgası ile Kayıtların Onaylanması:

e-Defter kayıtları, mali mühürle imzalandıktan sonra zaman damgası ile onaylanır. Zaman damgası, kayıtların tarihlerinin doğruluğunu korur ve oynama yapılmasını engeller.

• Kayıtların Elektronik Ortamda Saklanması:

e-Defter başvurusunun ardından kayıtlar dijital ortamda tutulmaya başlanır. e-Defter, belirli sürelerle güncellenerek güvenli şekilde elektronik arşivde saklanır ve gerektiğinde denetimlerde sunulmak üzere hazır bulundurulur.

Bu adımlar tamamlandıktan sonra işletme yasal defterlerini e-Defter olarak dijital ortamda tutmaya başlar.

e-Defter’in Avantajları Nelerdir?

• e-Defter uygulaması ile birlikte arşiv maliyeti ortadan kalkar ve zamandan tasarruf sağlanır.
• Çevreyi oluşabilecek atıklardan koruma konusunda fayda sağlar.
• Defter için yazıcıdan çıktı alarak kağıt ve mürekkep harcamanıza gerek kalmaz.
• Sayfa adedini göz önüne alarak kağıt bastırma ve notere onaylatma zorunluluğu ortadan kalkar.
• e-Defter uygulaması sayesinde belgelerinizi güvenli bir ortamda muhafaza edebilirsiniz.

e-Defter Berat Yükleme Süreleri Nedir?

Vergi Usul Kanunu Tebliğinde yer alan usul ve esaslara göre e-Defter beratı; elektronik ortamda oluşturulan defterlerle ilgili olarak Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun olan bilgileri içeren ve Başkanlık’ın mali mührü ile onaylanan bir elektronik dosyadır. e defter beratı nasıl görüntülenir blog yazımızı incelemek için tıklayın.

Berat Süreleri Nelerdir?

e-Defter uygulamasına başvuran mükelleflerin uygulamaya başladığı tarih itibarıyla Büyük Defter ve Yevmiye Defteri’ni elektronik ortamda tutmaları zorunlu hale gelir. Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre;

• “Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza ya da mali imza ile imzalar.
• Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar kendilerine ait mali mühür ile onaylar.” hükümleri yer alır.

Aylık periyotlar ile oluşturulan elektronik defterlere ait beratlar, ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulamasına yüklenmek zorundadır.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

e-Defter Uygulamasından Kimler Yararlanabilir?

Ticari faaliyete sahip gerçek ya da tüzel kişilerin defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, saklamak ya da ibraz etmek istemeleri halinde bazı koşullara uymaları gerekir. Bu koşullar aşağıdaki gibidir:

• Gerçek kişilerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri gereğince üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika’ya (NES) sahip olmaları,
• Tüzel kişilerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve mali mühür sahibi olmaları,
• Uyumluluk onayı almış bir yazılım ile e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekir.

e-Defter Uygulaması Kimler İçin Zorunludur?

e-Defter kullanmak zorunda olan mükellefler aşağıdaki gibidir:

• 2018 yılında 10 milyon TL ve üzerinde brüt satış hasılatı sağlayan mükellefler,
• 2018 ya da 2019 hesap dönemlerinde 5 milyon TL ve üzerinde brüt satış hasılatı sağlayan mükellefler,
• Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli 1 sayılı listede belirtilen mallar sebebiyle EPDK’dan lisans alma ya da söz konusu kanundaki 3 sayılı listede belirtilen imal, inşa ya da ithali 2019 yılında gerçekleştirmiş olanlar,
• Aracı hizmet sağlayanlar, internet ortamında reklam yayınlayanlar ve internet reklamcılığı hizmet aracıları,
• Meyve ve sebze işleriyle uğraşan tüccar ve komisyoncular,
• 19.10.2019 tarihinden itibaren Türk Ticaret Kanunu kapsamında bağımsız denetime tabi olan şirketler ayrı ayrı belirtilen tarihlerde e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.

Kullanan 10 kişiden 9’unun önerdiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı ile e fatura ve e-arşiv faturayı dilediğiniz yerden kolaylıkla kesebilir, gelir-gider takibi ve stok takibinizi gerçekleştirebilirsiniz. Aklınıza takılan soruları sorabileceğiniz uzmanlarımız ve işletmenize özel çözümler sayesinde tek bir yerden tüm işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

e-Defter Uygulamasına Nasıl Giriş Yapılır?

e-Defter uygulamasına girişi sağlamak için elektronik imzaya veya mali mühre ihtiyaç vardır. Bunlar dışında herhangi bir yöntem ile sisteme giriş gerçekleşemez. Elektronik ortamda sisteme girişi sağlamak için cihazınızın birtakım sistem gereksinimleri bulunur. Bu gereksinimler aşağıdaki gibidir:

• Cihazınızda Oracle JRE 1.6 veya üzeri kurulu olmalıdır.
• Mevcut akıllı karta ait donanım sürücüleriniz sisteminizde kurulu olmalıdır.
• Sorunsuz sistem girişi için tavsiye edilen web tarayıcıları; Chrome 13+, Firefox 5+, Opera 9+, Safari 5+, IE 8+ şeklindedir.

Gerekli koşulları sağlamanız halinde https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/  üzerinden sisteme girişi gerçekleştirebilirsiniz.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;