Günümüzde her türlü satış gibi ticari işlemler sonucunda fatura oluşturulması zorunluluktur. Faturalar, gerçekleştirilen ticari işleme dair her türlü belgeyi içeren bir rapor niteliğindedir. Teknolojinin gelişmesi ve her alanda görülen e-dönüşüm hareketi sayesinde faturalar da son yıllarda elektronik ortamda düzenlenir duruma geçmiştir. Elektronik ortamda oluşturulan faturalara e-fatura adı verilir. E fatura ve e Arşiv fatura belgeleri genellikle karıştırılsa da aslında birbirinden farklıdır. Her ikisinin de kullanım amacı ve kullanım alanları değişiklik gösterir. Elektronik arşiv faturaları Vergi Usul Kanunu’na göre kağıt ortamında oluşturulma, düzenlenme ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda oluşturulmuş versiyonudur.
E-Arşiv Faturaya Başvuru Öncesi Gerekenler Nelerdir?
E-Arşiv uygulamasına dahil olmak ve bu uygulamayı kullanmak isteyen kişilerin, başvuru yapmadan önce hangi yöntemi kullanacaklarını seçmeleri gerekir. E-Arşiv faturaya başvuru yapabilmek için iki çeşit yöntem vardır. Seçilen yönteme göre başvuru öncesinde edinilmesi gereken belgeler değişiklik gösterebilir. Bu yöntemler şu şekildedir:
Doğrudan Entegrasyon ile E-Arşiv Fatura Başvurusu
Doğrudan entegrasyon yöntemi, e-arşiv faturası başvurusu yapmak isteyen firmaların kendi bilgi işlem sistemlerinin olmasını gerektirir. Firma gerekli donanım, yazılım ve altyapı gibi faktörlere sahip olduktan sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı’na e-Arşiv fatura için başvuruda bulunabilir. Gerekli belgeleri firma kendisi temin etme yoluna gider. Bu yöntemle yapılacak olan e-Arşiv fatura başvuruları için şu belgeler gereklidir:
- Yetkililer tarafından imzalı e-Arşiv talebini ileten dilekçe,
- Başvuruyu yapan firmanın bilgi işlem sistemine ait rapor,
- Bilgi Güvenliği Yönetimi Standardı Belgesi
- İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi
- Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi Belgesi
- Firmaya ait fatura ve rapor örnekleri
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Özel Entegratör Aracılığı ile E-arşiv Fatura Başvurusu
Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-Arşiv fatura başvuru işlemlerini yerine getirebilmelerini sağlayan izinlere sahip olan kurumlar bulunur. Bu kurumlara “Entegratör” adı verilir. Özel entegratör ile e-arşiv fatura başvuru yöntemi, oldukça zahmetsiz ve hızlı olması sayesinde yaygın olarak tercih edilir. Doğrudan entegrasyon yönteminde olduğu gibi yazılım, donanım ve altyapı gibi faktörler gerektirmez. Doğrudan entegrasyon yöntemiyle yapılan başvurularda gerek duyulan belgelere bu yöntemde ihtiyaç yoktur. Gerekli belgeleri özel entegrasyon kurumları temin ederler ve firmanın belgeleri ayrıca temin etmesine gerek yoktur. Başvuru sürecinde gerekli olan mali mühür de özel entegratörler tarafından sunulur. Bu sayede e-Arşiv fatura sistemine geçmek isteyen firmalar, bu yöntemle son derece zahmetsiz bir şekilde geçiş sürecini tamamlayabilirler.
Her iki yöntem de e-arşiv fatura başvuru işlemi için yeterli yöntemlerdir. Bu yöntemlerden birini seçen, ve gerekli belgeleri doğru ve eksiksiz bir şekilde temin eden her firma, başvuru yapabilir ve başvurusu onaylandığında fatura düzenleme işlemlerini yapmaya başlayabilir.
E-Arşiv Fatura Başvuru Sorgulanırken Hangi Bilgilere İhtiyaç Duyulur?
E-Arşiv fatura başvuru sorgulama işlemi, başvuru sürecinin doğru bir şekilde ilerlediğinden emin olmak adına önemlidir. E-Arşiv fatura başvurusu yapıldıktan sonra, başvurunun Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanmasının beklenilmesi gerekir. Bu bekleme sürecinde, başvuru sorgulaması yaparak başvuru sürecinin ne durumda olduğunu öğrenebilirsiniz.
Başvuru sorgulaması yapmak için gereken bilgiler, sorgulamayı yapan kişinin niteliğine göre değişir. Eğer e-arşiv fatura başvuru sorgulamasını yapan kişi tüzel kişilik ise gereken bilgiler vergi kimlik numarası ve firmanın e-posta adresidir. Eğer başvuru sorgulama işlemini yapan kişi gerçek kişi ise, T.C. kimlik numarası ve firmanın e-posta adresi, başvuru sorgulamasını yapabilmek için yeterlidir.
E-Arşiv Fatura Başvuru Sorgularken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
E-arşiv fatura başvuru sorgulaması yaparken bazı noktalara dikkat etmek, herhangi bir yanlışlık durumunun önüne geçebilmek amacıyla önemlidir. Sisteme girilen vergi kimlik numarası, posta adresi veya T.C. kimlik numarası bilgilerinin doğru ve eksiksiz durumda olmasına dikkat edilmesi gerekir. Yanlış ve eksik girilen bilgiler, başvuru sorgulama işleminin olumsuz bir şekilde ilerlemesi gibi olumsuz durumlara yol açabilir.
Tüm bu karmaşık işlemleri takip etmek zorunda kalmadan size özel e-Arşiv fatura işlemlerinizi kolayca halletmek için ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı tercih edebilir ve e-arşiv fatura kesmeye başlayabilirsiniz. Aklınızdaki sorular ve geçiş süreciniz ile ilgili destek için uzmanlarımız telefonun ucunda sizi bekliyor!
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;