e-İmza ve mali mühür elektronik ortam üzerinde birer kimlik doğrulama araçları oldukları için kullanım alanları bakımından birbirleri ile karıştırılabilmektedir. Ancak, her ikisinin de nerelerde kullanıldığını bilmek, tüm kafa karışıklıklarını ortadan kaldıracaktır. Bu iki kavramın işlevsel olarak benzerlikleri ve farkları nelerdir ve ne işe yararlar? Kafanızda oluşabilecek tüm soruların yanıtları için yazının devamını inceleyebilirsiniz.
Mali Mühür Nedir?
Tüzel kişiliklerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri finansal ve ticari işlemlerin güvenliğini sağlamak için kullanılan elektronik sertifikaya mali mühür adı verilir. Bu tür bir mühür, kamu kurumları ve şirketler arasında veri bütünlüğünü ve kimlik doğrulamasını garanti altına almak amacıyla kullanılır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilmiş kurumlarca üretilen mali mühür, özel bir donanım (USB dongle) olarak sağlanır.
Firmaların elektronik fatura (e-Fatura), elektronik defter (e-Defter) gibi dijital uygulamaları kullanabilmesi için mali mühür sahibi olunması yasal zorunluluktur. İşletmelerin elektronik ortamda düzenlediği belgelerin resmi geçerliliğini sağlayan bu sertifika, belgelerin yasal olarak kabul edilebilir olmasını temin eder. Başka bir deyişle mali mühür hem veri güvenliğini sağlar hem de belgelerin bütünlüğünü korur.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Mali Mühür Ne İşe Yarar?
Elektronik belgelerin güvenli şekilde düzenlenmesini, imzalanmasını ve saklanmasını sağlayan mali mühür, elektronik belgelerin sahtecilik ya da yetkisiz müdahalelere karşı korunmasına da yardımcı olur. Örneğin, e-Fatura oluşturulduğunda mali mühür sayesinde söz konusu fatura GİB tarafından doğrulanabilir hale gelerek yasal olarak geçerli olur. Bu da belgelerin bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasını sağlar.
Mali mühür aynı zamanda e-Defter gibi uygulamalarda da kullanılır. Firmaların mali kayıtlarını dijital ortamda tutmalarına olanak tanıyan mali mühür, ilgili kayıtların güvenliğini ve resmi geçerliliğini temin eder. Böylece işletmeler, mali kayıtlarını elektronik ortamda düzenli ve yasalara uygun şekilde tutarak arşivleyebilir.
E-Fatura İçin Mali Mühür Şart mı?
e-Fatura sistemine dahil olmak isteyen tüzel kişilikler için mali mühür şarttır. Mali mühür, e-Fatura sisteminin güvenli şekilde kullanılmasını ve elektronik faturaların yasal geçerliliğini sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura sistemine geçmek isteyen tüm işletmelerin mali mühür temin etmelerini zorunlu kılmıştır. Çünkü elde edilecek mühür, firmaların oluşturduğu elektronik faturaların kimlik doğrulamasını yaparak belgelerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlar.
Mali mühür sadece e-Fatura sisteminde değil, e-Arşiv Fatura ve e-Defter gibi diğer dijital hizmetlerde de gereklidir. Tüzel kişiliklerin ilgili hizmetlerden yararlanabilmesi ve elektronik belgelerin yasal geçerliliğini sağlayabilmesi için mali mühüre sahip olmaları şarttır. Gerçek kişiler ise e-Fatura sisteminde e-imza kullanarak işlemlerini gerçekleştirebilir.
e-İmza Nedir, Ne İşe Yarar?
5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince elektronik imza, ıslak imza ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Elektronik ortamda imzalanması gereken bir belge olması halinde elektronik imza devreye girer.
Elektronik imza, imzalayan kişinin kim olduğunu anlamaya yarayan bir veridir. Islak imzanın dijital karşılığı olan e-İmza, tek çeşit değildir ve farklı karakter ve semboller ile elde edilebilir. Bu imza türü, atılan metne göre farklılık içerebilir.
Hukuki olarak ıslak imza ile aynı göreve sahip olan e-İmza yalnızca veraset, evlenme ya da üçüncü tarafın şahitliğini gerektiren durumlarda kullanılmaz.
Elektronik imza tamamen kişiseldir. Kişinin elektronik ortamda gerçekleştireceği resmi işlemlerde kimliğini beyan ettiği, yalnızca kendine ait olan bir veridir. Bu sebeple e-İmza yalnızca gerçek kişiler tarafından elde edilebilir.
Mali mühür; e-Dönüşüm uygulamalarından olan e Fatura ve diğer elektronik belgelerin içeriğini ve bütünlüğünü korur. Bu özelliği sayesinde mali mühür, elektronik ortamda oluşturulan ve alıcısına iletilen tüm dijital belgelerin sistem içerisindeki güvenliğini sağlar. Yalnızca güvenlik için kullanılmakla kalmaz, aynı zamanda kaydedilecek firmanın sisteme tanımlanması için de mali mühür gerekir.
Mali mühür, dijital ortamda kullanılan kurumsal kaşe özelliğini taşır. Bu
özelliği sebebi ile bir çeşit kurumsal elektronik imza olduğu da söylenebilir.
Mali mühür, kullanıldığı alanlar ve özellikleri dolayısıyla kurum
tarafından yetkilendirilen kişilerin denetimi altında kurumsal kimlik için
kullanılır. Kurum unvanı değiştiğinde bilgilerin Gelir İdaresi Başkanlığı
tarafından belirtilen yöntemler ile mali mührün de güncellenmesi gerekir.
e-İmza ve Mali Mühür Arasındaki Fark Nedir?
Mali mühür ve elektronik imza birbirine karıştırılabilen iki kavram olduğundan farklarını ayırt edebilmekte fayda vardır. e-İmza’yı mali mühürden ayıran en önemli fark, e-İmza’nın kişiye ait olmasıdır. Elektronik imza, bir kimsenin fiziki bir belgeye attığı ıslak imzanın elektronik ortamdaki hali olduğundan tamamen bireye özgüdür ve yalnızca elektronik imzayı atan kişiyi temsil eder.
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nca yetkilendirilmiş olan Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları’ndan edinilebilen elektronik imza; e-Devlet, KEP, MERSİS, UYAP, e-Reçete gibi uygulamalara erişim için kullanılabilmektedir. Bunların dışında hizmet ve diğer elektronik sözleşmelerde, banka talimatlarında, iş yerinde onay gerektiren durumlarda ve sipariş verilen bayi kanallarında elektronik imza kullanılır. Ancak şahıs firmasına sahip iseniz elektronik fatura kullanımı için mali mühür yerine e-İmza kullanmanız mümkün olur.
Mali mühür ise kurumsal şirketlerin elektronik fatura ya da diğer e-Dönüşüm uygulamalarına kayıt olabilmesi ve uygulamalardan faydalanabilmesi için gereken elektronik mühürdür. Mali mühür kurumsal kimliği temsil etmesi açısından elektronik imzadan ayrılır. Başvuru süreci de e-İmza’dan farklı olarak Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne ait internet sitesi üzerinden yürütülür. Tüm bunlar incelendiğinde e-İmza mali mühür farkı açıkça görülebilmektedir.
e-İmza Mali Mühür Yerine Geçer mi?
Mali mühür, fiziki olarak USB görünümüne sahiptir ve elektronik kaşe olarak işlev görür. Şirketler için kullanılan mali mühür her ne kadar elektronik imza gibi düşünülse de farklı alanlarda kullanıldığından birbirleri yerine kullanılamazlar. Kurumsal firmalar elektronik fatura ve benzeri belgeleri kullanabilmek için mutlaka mali mühür edinmek durumundadır. Bunun tek istisnası şahıs şirketleridir. Kendinize ait bir şahıs şirketinizin olması halinde e Fatura ya da e Arşiv Fatura kesmeniz gerektiğinde elektronik imzanızı kullanabilmeniz mümkün olur.
E-İmza ile Fatura Kesilir mi?
e-imza ile fatura kesilebilir ancak genellikle gerçek kişiler için geçerlidir. Gerçek kişiler, kendi adlarına düzenlenen elektronik faturaları ve diğer dijital belgeleri e-imza kullanarak imzalayabilir. Elektronik ortamda yapılan işlemlerde imza yerine geçen e-imza, belgelerin doğruluğunu ve kaynağını teyit eder. Hukuki geçerliliği olan imza, fiziksel imza ile aynı yasal yetkilere sahiptir.
Tüzel kişilikler için e-Fatura ve e-Defter gibi dijital uygulamalarda mali mühür kullanımı zorunludur. E-imza, bireysel kullanıcılar ve şahıs şirketleri için yeterli bir seçenek olabilirken, şirketler ve daha büyük işletmeler için mali mühür gerekli hale gelir. Böylece işlemler güvenli ve yasalara uygun şekilde yürütülebilir.