Son yıllarda elektronik çözümlerin artması ile birlikte neredeyse her sektörde dijitalleşmenin ibareleri görülür. Ülkemizde Maliye Bakanlığı’na bağlı olan Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen e belge uygulaması en basit anlatımı ile muhasebe alanında kullanılan belgelerin elektronik ortamda oluşturulup ibraz edilmesini sağlayan bir uygulamadır. Birden fazla e-belge çeşidi bulunur ve her birinin amacı farklıdır. Aynı zamanda bu elektronik belge türlerinin kullanılabilmesi için sağlanması gereken şartlar da değişiklik gösterebilir. Kimi elektronik belgeler istenilen kişiler tarafından kullanılabilirken kimilerinin kullanılması bazı gruplar için zorunludur.
Elektronik belgeyi fiziksel basılı belgelere tercih etmenin birçok avantajı bulunur. Sayısız avantajının yanı sıra birçok masraf kalemini de ortadan kaldıran elektronik belge çeşitleri günümüzde son derece yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Elektronik belgeler ile muhasebe işlemleri, takip ve kontrol işlemleri çok daha kolay bir şekilde yapılabilir. Her bir elektronik belge çeşidi hem kontrol ve vergilendirme ile sorumlu kurumlar için hem de faturayı düzenleyen, kayıt alması gereken mükellefler için oldukça kolaylık sağlar.
e-Belge Nedir?
Elektronik belgelerin bu denli yaygın bir şekilde kullanılması e belge nedir konusunun merak edilmesine zemin hazırlar. e-Belge fiziksel kağıtlara basılan fatura, irsaliye, makbuz gibi belgelerin elektronik versiyonudur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan uygulama ile işleme alınabilecek birden fazla elektronik belge türü bulunur. Bu elektronik belgeleri kullanabilecek ya da kullanmak zorunda olan mükellef grupları değişiklik gösterir. Dijitalleşme süreçleri kapsamında yetkili bakanlıklar tarafından gün geçtikçe elektronik belge mükellefiyet şartları genişletilir. Örneğin e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi bazı elektronik belgelerin kullanılabilmesi için belirli bir dönemdeki satış verilerinin belirlenen sınırı geçmesi gerekir. Bu sınır her geçen sene daha da düşürülerek daha fazla aktörün elektronik belge uygulamasına geçiş yapması sağlanır. Zira elektronik belgeler çok sayıda avantajları ile standart belgelere karşın öne çıkar. Hem ülkemizde hem de dünyada elektronik belgelerin zamanla daha fazla kullanılacağı öngörülür.
e-Belge Çeşitleri Nelerdir?
Günümüzde kullanımda olan birden fazla elektronik belge çeşidi bulunur. Aynı zamanda hem dünyada hem ülkemizde elektronik ortamda işlenebilen, ibraz edilebilen belgelerin sayısı her geçen gün artış gösterir. Mükelleflerin kullanabileceği ve avantajlarından yararlanabileceği e-Belge çeşitleri şunlardır:
● e-Fatura: Günümüzde en yaygın olarak kullanılan elektronik belge çeşididir. En basit anlatımı ile her alışveriş işlemi sonrasında oluşturulan fatura belgesinin elektronik versiyonudur. Tıpkı basılı faturalara gibi satış işlemine konu olan varlığa, satıcı ve alıcı tarafa dair detaylı bilgiler içerir. Aynı zamanda satışın vergilendirilmesi, vergi miktarı, dilimi ve vergiyi hangi tarafın ödeyeceği gibi bilgilere de yer verir.
● e-Arşiv Fatura: Temel olarak e-Fatura ile aynıdır. Fakat e belge e arşiv fatura e-Fatura mükellefi olmayan taraflara da gönderilebilir. e-Fatura’da böyle bir durum söz konusu değildir. e-Arşiv Fatura karşı tarafın hangi sisteme dahil olduğu fark etmeksizin gönderilebilir ve bu özelliği ile öne çıkar.
● e-Serbest Meslek Makbuzu: Serbest Meslek Makbuzu belgelerinin elektronik ortamda oluşturulan ve ibraz edilen versiyonudur. Serbest Meslek Makbuzu belgesi serbest meslek erbaplarının kazançlarını bildirdiği, vergilendirme, takip ve kayıt için açık olarak sunduğu belgeye verilen isimdir. e-Serbest Meslek Makbuzu ya da e-SMM de bunun gibi bilgiler içerir ve fiziksel SMM belgesi ile aynı statüyü taşır.
● e-İhracat Faturası: Bu e belge fatura çeşidi esasında bir e-Fatura türüdür. Ticari işlemlerde ihracat süreçleri için oluşturulan faturanın elektronik versiyonudur. Son yıllarda ihracat işlemlerinin büyük bir bölümünde bu elektronik belge kullanılır. Zira normal şartlarda formaliteler nedeni ile uzayabilen, beklenenden daha uzun ve meşakkatli olabilen ihracat süreçleri elektronik belge çözümü ile daha kolay bir hal almıştır.
● e-İrsaliye: Adından da anlaşılabileceği üzere satış işlemlerinden sonra düzenlenen irsaliye belgesinin elektronik versiyonudur. İrsaliye satışı yapılan bir malın teslimi adına bilgiler içeren belgeye verilen isimdir. e-İrsaliye de fiziksel bir irsaliye belgesinde olan her bilgiyi içerir ve aynı statüde yer alır. e-İrsaliye kullanabilmek için e-Fatura kullanıcısı olmak zorunludur.
● e-Defter: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu dahilinde zorunlu mükellefiyetleri belirlenmiş olan ve buna göre tutulan defterlerin elektronik ortamda oluşturulan türüdür. e-Defter oluşturmak için bakanlıklar tarafından belirlenen bazı standart ve şartlara dikkat etmek gerekir.
● e-Gider Pusulası: Gider pusulası belgesinin dijital ortamda oluşturulmuş olanıdır. Gider pusulası defter tutan işletmelerin defter tutmayan işletmelerden yapmış oldukları satın alımları belirtmek için kullanılır. e-Gider Pusulası belgesinde de bu bilgiler yer alır.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
e-Belge Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
E Arşiv belge gibi elektronik belgeler kullanmanın birçok avantajı bulunur. Bu avantajlardan bazıları şunlardır:
● Elektronik belgeler kağıt kullanımını, israfını ortadan kaldırır.
● Elektronik belgelerin saklanması için fiziksel bir depo, saklama alanı gerekmez. Belgeler elektronik ortamda saklanabilir. Böylece fiziksel anlamda hasar almaları, zarar görmeleri mümkün olmaz.
● Elektronik belgeler baskı maliyetlerini sıfıra indirir.
● Elektronik belge kullanmak posta, kargo gibi zahmetli ve uzun süren ulaştırma sistemlerini kullanmayı gerektirmez. Her e-Belge saniyeler içerisinde alıcısına gönderilebilir.
e-Belge Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
e-Belge düzenlerken dikkat edilmesi gereken noktalar düzenlenen elektronik belgeye göre değişiklik gösterebilir. Zira her bir e-Belge için yetkili bakanlıklar tarafından belirlenen bazı standartlar bulunur. Bu standartların dışına çıkmak usulsüzlük cezası ile karşılaşmaya zemin hazırlayabilir. Standartlar zamanla değişebilir ve bunları takip etmek mükellefin sorumluluğundadır. Usulsüz e-Belge’ler geçersiz sayılır. Aynı zamanda e-Belgelerin düzenlenmesi ve gönderilmesi için belirlenen bazı zaman dilimleri de bulunur. Bütün bunlara dikkat edilmelidir.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;
Zorunlu E-Faturaya Geçiş Kapsamına Kimler Giriyor?