Bilanço esasına göre defter tutma ve işletme hesabı esasına göre defter tutma nedir? İki sınıf arasında nasıl geçiş yapılır, nelere dikkat etmek gerekir? Kimlerin geçmesi gerekir? Gelin birlikte inceleyelim.
İşletmeler için Defter Nedir, Ne İşe Yarar?
Defter, bir şirketin finansal işlemlerini düzenli bir şekilde kaydetmek için kullanılan temel muhasebe belgelerinden biridir. Defterin içinde şirketin gelirleri, giderleri, borçları, alacakları ve sahip olduğu varlıklar gibi finansal bilgilerin tamamı bulunur. Defter aracılığıyla şirket sahipleri ve yöneticiler işletmenin mali durumu hakkında net bir görüş elde ederler. Bu sayede yasal düzenlemelere uyumlu bir işleyiş sağlanmış olur.
İşletme defterini tutma sorumluluğu genellikle muhasebe departmanına aittir. Ancak, küçük işletmelerde bu görevi işletme sahibi veya yetkilendirilmiş serbest muhasebeci mali müşavirler de üstlenebilir. Defterde kasa ve banka hesapları, alacaklar ve borçlar gibi ana finansal verilerin yanı sıra genel muhasebe kayıtları da bulunur. İşletme defteri, şirketin devamının sağlanması ve verimliliğin artırılması açısından büyük bir öneme sahiptir. Sağlıklı bir nakit akışı yönetimine destek olur. Gelir ve giderlerin net bir şekilde görülebilmesi, işletmenin geleceğe yönelik finansal planlamalarında güvenilir bir temel oluşturur. Bu şekilde işletmeler gelecekteki başarılarına daha iyi hazırlanabilir, daha kolay finansal kararlar verebilir.
Defter Tutma İşlemleri Nasıl Yapılır?
Defter tutma işlemleri bir işletmenin tüm finansal işlemlerinin eksiksiz ve düzenli bir şekilde kaydedilmesidir. Bu süreçte ilk adım, kullanılacak defter türünün belirlenmesidir. İşletmeler faaliyetlerinin hacmine ve Vergi Usul Kanunu’ndaki kriterlere göre bilanço esasına ya da işletme hesabı esasına göre defter tutmak zorundadır. Defter tutarken, gelirler, giderler, borçlar ve alacaklar gibi finansal verilerin muhasebe kurallarına uygun bir biçimde kaydedilmesi gereklidir. İşlemlerin doğruluğu, düzeni ve yasal mevzuata uygunluğu oldukça önemlidir. Çünkü, kayıtlarda oluşabilecek hatalar ileride mali ve hukuki yaptırımlarla karşı karşıya kalınmasına yol açabilir.
Geleneksel defter tutma yöntemleri el ile gerçekleştirilirken, günümüzde e-Defter gibi dijital çözümler daha çok tercih edilmektedir. e-Defter uygulaması, defter tutma sürecini dijital alana taşıyarak işletmelere veri güvenliği ve yasal gereksinimleri sağlamada kolaylık sunar. Defter tutma işlemlerinin periyodik olarak gözden geçirilmesi ve kayıtların gerektiğinde yasal bir kanıt olarak saklanması e-Defter ile oldukça kolaydır. Aynı zamanda e-Defter şirketin finansal şeffaflığını ve güvenilirliğini artırır.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Defter Tutarken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Finansal süreçlerin doğru ve düzenli bir şekilde kayıt altına alınması işletmeler için büyük önem taşır. Aynı zamanda defter kayıtları yasal mevzuata uygun bir şekilde tutulmalıdır. Vergi Usul Kanunu’na göre işletmelerin bazı defterleri tutması zorunludur. Defter tutma ile ilgili dikkat edilmesi gerekenler şöyle sıralanabilir:
- Defterler, Vergi Usul Kanunu ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak tutulmalıdır. Her kaydın mevzuata uygun ve eksiksiz bir şekilde yapılması, ileride oluşabilecek mali sorunların önüne geçebilmek için son derece önemlidir.
- Defter kayıtlarında yapılan hataların sonucunda cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalınabilir. Bu nedenle tüm kayıtların düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekmektedir.
- Geleneksel defter tutma yöntemlerinden e-Defter uygulamasına geçmek, şirketlerin veri güvenliğini artırır. Verilerin arşivlenme maliyetlerini azaltır. Ayrıca e-Defter gerekli bilgilere hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlar. Defter kayıtları gerektiğinde hukuki belgeler olarak kullanılabilir.
- Vergi incelemelerinde veya mali denetimlerde yasal delil niteliği taşıyan bu kayıtların düzenli tutulması, işletme için hukuki güvence sağlar.
Vergi Usul Kanunu 176. Madde’ye göre işletmeler, faaliyetlerine bağlı olarak belirli defterleri tutmak zorundadır. Mükellefler ticari defter tutma konusunda iki sınıfa ayrılmıştır. İşletmelerin zorunlu olan defterleri uygun bir şekilde tutmakla birlikte, aynı zamanda finansal kayıtlarının güvende olması son derece önemlidir. Birinci sınıf tüccarlar bilanço esasına göre İkinci sınıf tüccarlar ise işletme hesabı esasına göre işletme defteri tutmak zorundadır.
Defter Tutmanın Avantajları Nelerdir?
Defter tutmanın en önemli faydalarından biri, işletmenin finansal durumunu açık bir şekilde göstermesidir. Düzenli olarak kayıt tutulan defterler sayesinde işletme bilgileri net bir şekilde takip edilebilir. Defter tutmak işletmenin mali performansını değerlendirmeyi oldukça kolaylaştırır. Defter kayıtları, işletmenin nakit akışını düzgün bir şekilde yönetmesine yardımcı olur. Mali planlamaların daha doğru bir biçimde yapılmasını sağlar. Bu sayede işletmenin, ilerideki mali stratejilerini daha bilinçli bir şekilde oluşturması sağlanır.
Bir diğer önemli avantaj, işletmenin mali denetimler sırasında karşılaşabileceği potansiyel sorunları en aza indirmeye yardımcı olmasıdır. Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer düzenlemelere uygun şekilde tutulan defterler, denetimler sırasında işletmeye şeffaflık sağlar. Ayrıca, dijital ortamda e-Defter uygulamalarına geçiş, ek maliyetleri azaltır. Daha hızlı raporlama imkanı sunar ve veri güvenliğini artırır. e-Defter ile yasal sorumluluklarınızı yerine getirirken aynı zamanda sürdürülebilir bir mali yapı oluşturabilirsiniz.
Bilanço Esası mı, İşletme Esası mı, Kimler Hangi Defteri Tutmalıdır?
Bir işletmenin bilanço esasına göre mi yoksa işletme esasına göre mi defter tutacağını bir önceki yılın toplam alış tutarı veya satış tutarı belirler. İşletme ve Bilanço esasına geçiş hadleri her yıl tekrar değerlendirilerek belirlenir. İşletme esası mı yoksa bilanço esasına göre mi defter tutmanız gerektiğini tespit etmek için şartlar aşağıdaki gibidir.
Bilanço Esasında Defter Tutmaya Geçiş Şartları
- Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satan işletmeler için; son dönemdeki iş hacminin aşağıdaki tutarlardan fazla olması halinde
- Yıllık Alış Tutarı: 1.400.000 TL’den %20 fazla = 1.680.000 TL veya
- Yıllık Satış Tutarı: 2.000.000 TL’den %20 fazla = 2.400.000 TL olacak şekilde aşanlar bilanço esasına geçiş yapmalıdır.
- Bu İşlerin Dışında Kalan İşletmeler İçin (Hizmet Satışı Yapanlar)
- Yıllık Gayri Safi İş Hasılatı: 690.000 TL %20 fazla= 828.000 TL olacak şekilde aşanlar bilanço esasına geçiş yapmalıdır.
- Hem Mal Alıp Satımı Hem de Hizmet Satışı Yapanlar İçin
- Yıllık İş Hasılatının 5 katı ile yıllık satışlarının toplamı 1.400.000 TL’nin %20 fazlası 1.680.000 TL’yi aşanlar bilanço esasına geçiş yapmalıdır.
Örneğin, 200.000 TL İş hasılatı ve yıllık satış tutarı 2.000.000 TL olan bir işletmeyi değerlendirdiğimizde 200 binin 5 katı 1 milyon TL ve yıllık satış tutarı 2. Milyon TL’yi topladığımızda 3 milyon TL tutar 1.680.000 TL’nin üstünde olacağından bu işletme bilanço esasına göre defter tutmalıdır.
İşletme Esasına Göre Defter Tutmaya Geçiş Şartları
- Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satan işletmeler için; son dönemdeki iş hacminin aşağıdaki tutarlardan az olması halinde,
- Yıllık Alış Tutarı: 1.400.000 TL’den %20 eksik = 1.120.000 TL veya
- Yıllık Satış Tutarı: 2.000.000 TL’den %20 eksik = 1.600.000 TL ‘den az olanlar işletme esasına göre defter tutmaya geçebilirler.
- Bu İşlerin Dışında Kalan İşletmeler İçin (Hizmet Satışı Yapanlar)
- Yıllık Gayri Safi İş Hasılatı: 690.000 TL %20 fazla= 552.000 TL’den az olanlar işletme esasına göre defter tutmaya başlayabilirler.
- Hem Mal Alıp Satımı Hem de Hizmet Satışı Yapanlar İçin
- Yıllık İş Hasılatının 5 katı ile yıllık satışlarının toplamı 1.400.000 TL’nin %20 eksiği 1.120.000 TL’den az olanlar işletme esasına göre defter tutmaya geçebilirler.
Yıllık alış tutarının hesaplanmasında, satılacak malların tedarik edilmesi veya üretilebilmesi için kullanılması zorunlu olan ilk madde ve yardımcı maddelerin alış tutarlarının dikkate alınması gerekmektedir.
İşletme kullanımı için alınan makine, donanım, alet, demirbaş, taşıt alım-satımları veya SGK primi, işçilik giderleri vb. gibi faaliyet giderleri alış tutarına dahil edilmemelidir.
Kimler e-Deftere Geçmek Zorunda?
e-Defter uygulamasına geçiş zorunluluğu olan mükellefler çalıştıkları sektörlere göre belirlenmiştir. Özetle, e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-faturaya geçiş yapmalarını izleyen yılın başından itibaren e-Defter uygulamasına da zorunlu olarak geçmelidir.
Bir önceki yılın hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, bulundukları yılın Temmuz ayına kadar e-Fatura’ya, sonraki yılın ilk gününe kadar ise e-Defter’e geçmek zorundadır.
Kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet siteleri veya diğer elektronik ortamlar üzerinden mal veya hizmet satışı gerçekleştiren kısaca e-ticaretle uğraşanlar için; bir önceki yılın hesap dönemi brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olan mükellefler, aynı yılın temmuz ayına kadar e-Fatura’ya, sonraki yılın ilk gününe kadar ise e-Defter’e geçmek zorundadır.
Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemleri yapanlar ile bu işlemlere aracılık edenler için bir önceki yılın hesap dönemi brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olan mükellefler, aynı yılın temmuz ayına kadar e-Fatura’ya, sonraki yılın ocak ayına kadar ise e-Defter’e geçmek zorundadır.
Kültür ve Turizm Bakanlığı veya Belediyelerden Ruhsatlı Otel İşletmeleri: Yıl ve brüt satış hasılatı sınırlaması olmaksızın, Kültür ve Turizm Bakanlığı veya belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi alarak konaklama hizmeti veren otel işletmeleri, e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçmek zorundadır.
e-Faturaya geçiş hakkında merak ettiğiniz tüm sorulara yanıt bulmak ve 15 dakikada oturduğunuz yerden e-Faturaya kolayca geçebilmek için hemen Logo İşbaşı destek hattını arayabilirsiniz. Logo İşbaşı’nda henüz bir hesap oluşturmadıysanız 14 gün ücretsiz denemek için hemen tıklayın.
Hangi İşletme ve Kişiler Defter Tutmaz?
Bazı işletmeler, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen özel koşullara bağlı olarak defter tutma yükümlülüğünden muaf tutulmaktadır. Bu kişilerin çoğunluğunu genellikle basit usule tabi küçük esnaflar oluşturur. Basit usulde vergilendirilen mükellefler, gelir ve giderleri belirli sınırların altında kaldığı için muhasebe defteri tutma yükümlülüğüne tabi değillerdir. Vergilendirmenin basit usulde uygulanması için önemli olan şartlar; mükellefin işyeri kira ücretinin ve yıllık gelirinin belirlenen sınırları aşmamasına dayanmaktadır. Bu bireyler, gelir vergisi beyannamesi sunarken sadece gelirlerini basitçe beyan ederler ve ayrıntılı kayıt tutma zorunluluğu yoktur. Gelir vergisinden muaf esnaf ve çiftçiler, gelir vergisi kanununa göre götürü vergiye tabi olanlar ve kurumlar vergisinden muaf olanlar defter tutmak zorunda değildir.
Bilanço ve İşletme Arasındaki Fark Nedir?
Bilanço esasına göre defter tutma şekli daha büyük ve karmaşık finansal yapıya sahip işletmeler için uygundur. Bilanço esasına göre defter tutan işletmeler finansal kayıtlarını daha detaylı ve çift taraflı kayıt sistemine uygun bir şekilde yaparlar. Bu yöntemde hesabı tutulan defterler genellikle “Yevmiye Defteri”, “Defter-i Kebir” ve “Envanter Defteri” gibi detaylı kayıtların tutulduğu defterlerdir. Bilanço esasında tüm finansal işlemler, “borç” ve “alacak” hesaplarıyla kaydedilir. Böylelikle finansal durum daha net ve ayrıntılı bir şekilde takip edilebilir. Bilanço, bir işletmenin varlıklarını, borçlarını ve özkaynaklarını içeren ve belirli bir tarihteki finansal durumunu gösteren önemli bir rapordur.
İşletme hesabına göre defter tutma şekli ise genellikle daha küçük işletmeler için uygundur. Bu usulde gelir ve giderlerin sadece işletme defterinde kaydedilir. Bu nedenle basit bir defter tutma şeklidir. Çift taraflı kayıt sistemine kıyasla daha basit ve kayıt işlemleri daha hızlı olan bu yöntemde işletmenin yıllık performansı net kar ya da zarar olarak belirlenir.
Kullanan 10 kişiden 9’unun önerdiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı ile siz de e fatura ve e arşiv faturalarınızı dilediğiniz yerden kolaylıkla kesebilir ve saniyeler içinde gönderebilirsiniz. Oturduğunuz yerden 15 dakika gibi çok kısa bir sürede ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçebilir yıllık 1000 e fatura kontör hediyesinden yararlanabilirsiniz.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;
GİB E-Arşiv Portal Nedir? E- Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
2024 Vergi Takvimi: Önemli Tarihler ve Bilgiler Nelerdir?
Gelir Vergisi Beyannamesini Rehberi 2024