Teknolojinin hızla gelişmesi sayesinde, son yıllarda sektör çeşitliliğindeartış görülüyor. Bunun bir sonucu olarak çok sayıda kişi, günümüzde kendiişini kurmak istiyor. Kendi işlerini kurar iş hayatına atılmak isteyengirişimcilerin önlerinde çok fazla yapılması gereken iş bulunuyor. Bu işlerinbelki de en büyük ve maliyetli olanı ise bir ofise sahip olmak oluyor.İş hayatında bunun gibi sorunları aşmak için son yıllarda bazı çözümlerüretiliyor. Teknolojinin getirdiği kolaylıkların da işin içine girmesiylefarklı alternatifler hızla çoğalıyor. Sanal ofis de bu çözümlerden birisi.Sanal ofis, şirketlerin bütün fiziksel ofis özelliklerine çok daha uygun birfiyata sahip olmalarına imkan tanıyor. Sanal ofisin çok sayıda avantajı dabulunuyor. Sanal ofis, şirketlere kendi ofisleriymiş gibi kullanabilecekleribir adres veriyor. Bu adres, son derece merkezi ve prestijli alanlardaolabiliyor. Yani şirketler, bir sanal ofis kiralama şirketinden sanal ofishizmeti satın alıyorlar. Bunun sonucunda, bir adres elde ediyorlar. Bu adresikartvizitlerine, web sitelerine yazabiliyorlar. Söz konusu adreste sekreter,danışman ya da insan kaynakları uzmanı gibi görevi olan kişiler bulunuyor.Müşteriler, bu adresi ziyaret edebiliyorlar.Sanal ofis şirketleri müşterilerine bir telefon numarası da sağlıyor.Şirketin veya işletmenin müşterileri de bu telefon numarasını diledikleri zaman arayabiliyor. Bütün bunlara artı olarak, işletme sahibinin bu ofise gitmesine gerek kalmıyor. Şirket sahiplerinin sanal ofis adreslerine kargo ya da postalar görevliler tarafından teslim alınabiliyor. Ayrıca şirket sahiplerisanal ofislerine toplantıları olduğunda gidip orada çalışabiliyorlar.Sanal ofisler sayesinde şirketler, normalde büyük masraflar yaratacakofislere çok daha uygun fiyatlara sahip olabiliyorlar. Müşterileri sanal ofisadreslerine gittiklerinde muhatap olabilecekleri görevliler bulunuyor ve işlerihallediliyor. Verilen telefon numarası arandığında aramalar şirketeyönlendiriliyor. Belirtilen adrese kargo veya posta geldiğinde bunlar şirketinbelirlediği kendi adresine yönlendirilebiliyor.Sanal ofis sayesinde şirketler, merkezi ve prestijli bölgelerde çok dahauygun fiyata bir ofis özelliklerine sahip olabiliyor. Ofis adresinin merkezi veprestijli bir bölgede olması, şirkete görünürlük açısından fayda sağlıyor.Kullanan 10 kişiden 9’unun önerdiği
ön muhasebe programı Logo İşbaşı ile siz de
e fatura ve
e arşiv faturalarınızı dilediğiniz yerden kolaylıkla kesebilir ve saniyeler içinde gönderebilirsiniz. Oturduğunuz yerden 15 dakika gibi çok kısa bir sürede ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçebilir yıllık 1000 e fatura kontör hediyesinden yararlanabilirsiniz.
Sanal Ofis Kiralama Süreci ve Adımları
Sanal ofis kiralama süreci öncelikle ihtiyacınıza uygun bir sanal ofis sağlayıcısını belirlemekle başlar. Seçilen sağlayıcıyla yapılacak sözleşme, ofisin adresini resmi iş adresi olarak kullanma, çağrı yanıtlama hizmetleri ve toplantı odası kullanımı gibi hizmetleri içerebilir. Sanal ofis kiralama adımları arasında sağlayıcının sunduğu paketlerin karşılaştırılması, kiralanacak adresin prestiji ve sunulan hizmetlerin kapsamının değerlendirilmesi önemli yer tutar. Uygun bir paket seçildikten sonra sağlayıcı ile sözleşme imzalanır ve gerekli yasal süreçler başlatılır.Sözleşme tamamlandıktan sonra sanal ofis adresi vergi dairesine bildirilir. İlgili adres işletmenin resmi adresi olarak kaydedilir. Bu adımların ardından sanal ofis kullanımı resmileşir ve işletme bu adres üzerinden ticari faaliyetlerini sürdürebilir. İşletmenin ihtiyacına göre sanal ofis sağlayıcısı ek hizmetler sunabilir ve gerektiğinde bu hizmetlerden yararlanarak iş süreçlerini daha verimli hale getirebilirsiniz.
Sanal Ofis Kiralama İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
Sanal ofis kiralama işlemleri için bazı yasal belgeler gereklidir. İşletme tüzel kişilik olarak kurulmuşsa ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, vergi levhası ve şirket yetkilisinin kimlik fotokopisi gibi belgeler talep edilir. Eğer işletme yeni kurulacaksa kuruluş işlemleri sırasında alınacak belgelerle birlikte sanal ofis sözleşmesi de vergi dairesine sunulmalıdır. Belgeler, işletmenin yasal olarak faaliyet gösterebilmesi ve sanal ofisin resmi iş adresi olarak kullanılabilmesi için gereklidir.Kişisel girişimciler veya şahıs şirketleri için ise genellikle nüfus cüzdanı fotokopisi ve vergi levhası yeterlidir. Belgeler tamamlandıktan sonra sanal ofis sağlayıcısıyla yapılan sözleşme imzalanarak işletme adresi resmi kayıt altına alınır. Süreç, vergi ve ticaret kanunlarına uygun olarak yapılmalı, yasal zorunluluklar yerine getirilmelidir.
Sanal Ofisler Yasal Mı?
Sanal ofisler Türkiye’de yasaldır ve 2024 itibarıyla ticaret kanunlarına uygun olarak faaliyet gösterir, 2025 yılında da devam eder. Sanal ofisler, ticaret sicil kaydı ve vergi işlemleri gibi resmi süreçlerde işletmelerin yasal adres olarak kullanılabilmesine olanak tanır. Bu da özellikle girişimciler, küçük işletmeler ve serbest çalışanlar için büyük bir avantajdır. Vergi dairesi ve ticaret odaları, sanal ofis adreslerini kabul etmekte ve işletmelerin bu adreslerle faaliyet göstermesine izin vermektedir.Bunların dışında sanal ofis kullanımının bazı sınırları vardır ve bu sınırlar ilgili yasal düzenlemelere tabidir. Örneğin, sanal ofisin yalnızca iş adresi olarak kullanılabileceği, kişisel konaklama veya sürekli fiziksel kullanım için uygun olmadığı belirtilir. Yasalara uygun bir şekilde sanal ofis hizmeti almak, işletmelerin resmi prosedürlerde sorun yaşamadan faaliyet göstermelerini sağlar ve ticari adresin resmiyeti korunur.
Sanal Ofis Nasıl Kiralanır?
Sanal ofis kiralamak için bir sanal ofis kiralama şirketinde karar kılmanız gerekiyor. Bu uygulamanın yaygın olarak tercih edilmesi nedeniyle günümüzde birden fazla sanal ofis kiralama şirketi bulunuyor. Sanal ofis satın alacağınız şirkete karar verdikten sonra, şirketle anlaşıp gerekli sözleşmeleri imzalamanız yetiyor. Sonrasında bir yoklama memuru satın aldığınız sanal ofis adresine geliyor ve gerekli teftişleri yapıyor. Sanal ofis resepsiyonu size haber veriyor. Sonrasında yoklama memuruyla beraber gerekli belgeleri sanal ofis adresinizde imzalamanız gerekiyor. Eğer yakında değilseniz veya gelemeyecek durumdaysanız yoklama memuruyla randevulaşıp gerekli belgeleri başka bir zaman imzalayabiliyorsunuz. Sanal ofis kiralamak işte bu kadar kolay. Siz de eğer şirketinizin ofis masraflarını azaltmak ve prestij sahibi bir adrese sahip olmak istiyorsanız sanal ofis satın almayı düşünebilirsiniz.
Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?
Sanal ofis kiralama avantajının pek çok yönü olduğu biliniyor. Örnek vermek gerekirse, avantajların başında kira ve fatura maliyetleri geliyor. Yasal olarak, şirket kurulumu için belli bir adrese sahip olmak gerekiyor. Bir ofis satın almak ya da kiralamak, beraberinde çok sayıda masrafı da beraberinde getiriyor. Aylık kira, elektrik, su, doğal gaz ve internet gibi zorunlu ihtiyaçlar küçük ya da büyük işletmelerin bütçesini sarsan bir durum yaratabiliyor. Hele ki merkezi ve prestijli bir bölgede bulunan bir ofis kullanılmak isteniyorsa bu masraflar 2-3 katına çıkabiliyor.Gerçek bir ofisin sunduğu olanakların dışında ekstra kira ve faturaların olmaması, maliyetlerinizi düşürmeniz demek oluyor. Bunların dışında personel ihtiyacı, ofis malzemeleri, kargo ve posta teslimatı ile donanımlı toplantı salonlarına da ihtiyaç duymamanız pek çok masraf kaleminden kurtulmanızı da sağlıyor.
Kimler Sanal Ofis Kullanılır?
Genellikle sanal ofis ihtiyacı duyanlar kendi işini kurmak isteyen ancak bir ofise ihtiyaç duymayanlar ile girişimciler, küçük ölçekli işletmeler, şahıs şirket sahipleri, e-Ticaret yapanlar, işi sebebiyle zamanının büyük kısmını ofis dışında geçirmek zorunda kalanlar sanal ofis kullanmayı tercih ediyor.
Sanal Ofis Hizmeti Giderleştirilir Mi?
Sanal ofis kullanmak isteyen işletmelerin en çok kafalarını kurcalayanlardan biri de sanal ofisin yasal olup olmadığı ve muhasebe açısından giderleştirilebilir olması oluyor. Bu kapsamda sanal ofis kiralayan işletmelerin posta adresleri de gerçek şirket adresi gibi kayıtlara geçtiğinden tamamen yasal hale geliyor. Vergi dairesi başta olmak üzere diğer tüm resmî kurumlara verilebilen bu adres de kiralanmış fiziki bir ofisten hiçbir fark olmadığı anlamına geliyor.
