Envanter Defteri Nedir? Nasıl Tutulur? Ne Zaman Tasdik Ettirilir?

İşletme sahiplerinin en çok dikkat etmesi gereken konulardan biri envanter defterleridir. Ticari işletmeye sahip herkesin envanter defterine gerekli kayıtları gerçekleştirmeleri zorunluluğu kanunlarca belirlenmiştir. Yeni bir işletme açmayı planlayan kişilerin öncesinde bu konuda neler yapmaları gerektiğini, neleri kaydedip ne zaman tasdik ettireceklerini bilmeleri oldukça önemli bir husustur.

Envanter Defteri Nedir?

Envanter defteri, ticari defter olarak kabul görür ve bu deftere dair hususlar Türk Ticaret Kanunu’nun 64. Maddesinde Defter Tutma Yükümlülüğü başlığı altında toplanır.

Envanter defteri; ticari işletmenin açılış tarihinde ve açıldıktan sonraki her hesap dönemi sonunda alacaklar, borçlar, taşınmazlar gibi tüm varlıkların ve borçların tek tek kaydedilerek takip edildiği sıra numaralı ve ciltli bir defterdir.

Envanter defterinin tutulduğu hesap dönemi on iki ayı geçemez. Vergi Usul Kanunu’na göre envanter; düzenli olarak faaliyet gösteren bir işletmenin, faaliyetlerine uygun olan sürede ve her durumda hesap döneminin sonundan başlayarak üç ay içinde çıkarılıp deftere kaydı yapılır.

Envanter Defteri Nasıl tutulur?

Envanter defteri belli bir usulde tutulur. Envanter defterinin tutulma usulü aşağıdaki gibidir;

• Envanter defteri Türkçe tutulur ve kayıt sırasında Türk para birimi kullanılır.
• Envanter defterinde Türkçe kaydı da bulunması koşulu ile yabancı dilde kayıt bulunabilir.
• Kayıtlarda kullanılan rakamlar, harfler, semboller ve kısaltmalar tekdüze olmalıdır ve duraksamaya yer vermemelidir.
• Deftere yapılan kayıtlar eksiksiz, doğru zamanda ve düzenli olmalıdır.
• Defter doldurulurken kayıtlar arasında boşluk bırakılmaz ya da satır atlanmaz.
• Ciltli defter kullanımında sayfalar defterden koparılamaz.
• Kaydı gerçekleştirilen işlemlerin, muhasebe düzenini ve açıklığını bozmayacak zaman zarfı içinde ve iş hacmi ve gereğine uygun olarak kaydedilmesi gerekir. Kayıtların on günden fazla geciktirilmemesi gerekir.
• Eğer kayıtlar devamlı olarak muhasebe fişleri, bordro veya primanota gibi yetkili kişilerin paraf ya da imzasını taşıyacak şekilde yürütülüyor ise işlemlerin kaydı, deftere işlenmesi hükmündedir. Bu kayıtlar da deftere kırk beş günden daha geç işlenemez.
• Envanter defterinde yapılan hatalar sadece muhasebe kaidelerine uygun olacak şekilde düzeltilebilir.
• Var olan bir kayıt, önceki içeriği belirlenemez şekilde çizilemez ve değiştirilemez.
• Eski kayıtlar kapatılamaz, karalanamaz, bir madde ya da araç vasıtasıyla silinemez; okunabilir olmalıdır.

Envanter defteri ne işe yarar?

İşletmenin sahip olduğu varlıkları, borçları ve sermayesini dönem sonunda detaylı şekilde göstermek amacıyla envanter defteri kulanılır. Defter sayesinde şirketin mali durumu net olarak ortaya konur. Özellikle muhasebe süreçlerinde doğruluk ve şeffaflık açısından büyük önem taşır. Ayrıca “envanter defterine neler yazdırılır?” sorusunun yanıtı da bu işlevle ilgilidir. Çünkü tüm aktif ve pasif kalemler detaylı şekilde deftere yazılır.

Envanter defterini kimler tutar?

Envanter defteri bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olan gerçek ve tüzel kişi mükellefler tarafından tutulur. Anonim, limited ve kolektif şirketler gibi ticari işletmeler bu yükümlülük kapsamındadır. Serbest meslek erbapları ise bu zorunluluktan muaftır. Ancak belirli büyüklüğe ulaşan her işletme için “Envanter defteri nasıl doldurulur?” bilgisi temel muhasebe süreçlerinin bir parçası hâline gelir.

Envanter defteri zorunlu mu?

Vergi Usul Kanunu’na göre bilanço esasına göre defter tutan mükellefler için envanter defteri tutmak zorunludur. Bu defterin hem açılış hem de envanter defteri kapanış tasdiki yapılmalıdır. Zamanında düzenlenmeyen veya hiç tutulmayan defterler cezai yaptırımlara neden olabilir. Bu nedenle yasal sürelere uyum büyük önem taşır.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Envanter Defterine Ne Kaydedilir?

Türk Ticaret Kanunu gereği envanter defteri, tutulması zorunlu bir defter türüdür. Ancak, bu defterde nelerin yer alacağı tüm açıklığıyla belirtilmemiştir.

Envanter defteri düzgün şekilde tutulduğunda oldukça işinize yarayacak bir kaynak haline de gelebilir. Peki, envanter defterinde hangi bilgiler yer almalıdır?

• Açılış ve Kapanış Mizanları,
• Bilanço ve Gelir Tablosu,
• Stok Envanter Listeleri,
• Demirbaş ve Amortisman Listeleri,
• Alınan Çek ve Senetler ile Verilen Çek ve Senetler,
• Verilen ve Alınan Depozito ve Teminatlar,
• Menkul Kıymetler, Hisse Senetleri, Tahvil ve Bono Ayrıntıları,
• Gelecek Yıla Devreden Giderler ve Gelir Tahakkukları,
• Gelecek Yıla Devreden Kredi Ödeme Planları.

Envanter Defteri Ne Zaman Tasdik Ettirilir?

Vergi Usul Kanunu’nun Tasdik Zamanı başlığı altında 221. maddesine göre envanter defteri kullanacak olanların defter tasdiki yapmaları zorunludur. Bu kişilerin zorunlulukları aşağıda belirtilmiştir:

• İşe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda,
• Hesap dönemi Maliye Bakanlığı’nca belirlenmiş olanlar, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,
• Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyet kazananlar işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyet kazanma tarihinden önce,
• Vergi mükellefiyeti kalkanlar, muafiyetin bitişinden itibaren on gün içinde,
• Tasdik edilecek defterlerin dolması sebebiyle ya da sair sebepler ile yıl içinde yeni defter kullanması zorunlu olanlar, bu defteri kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmeye zorunlu oldukları kanun tarafından belirtilmiştir.

İlgili kanunun Tasdiki Yenileme başlıklı 222. maddesinde ‘’Defterini ertesi yıl da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığı’nca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yönetmeye mecburdurlar.’’ hükmü yer alır.On binlerce işletme sahibinin tercih ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nda göndereceğiniz e-fatura ve e arşiv faturalar için yıllık 1000 kontör HEDİYE! Üstelik ücretsiz e-faturaya geçiş danışmanlığı ile yerinizden kalkmadan, 15 dakikadan daha az bir zamanda hızlı ve kolayca e-faturaya geçebilirsiniz. Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği Logo İşbaşı’nı 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.

Envanter Defterine Yapılan Hata Nasıl Düzeltilir?

Envanter defterine yapılan kayıtlar belirli kurallara göre yapılır. Eğer defter kaydı yapılırken bir hata fark edilirse bu da belli usullere uygun şekilde düzeltilmelidir. Vergi Usul Kanunu 217. maddede yanlış kayıtların nasıl düzeltilmesi gerektiğini belirtmiştir. Kanuna göre; “Yevmiye defterinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer bilumum defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzenlemeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.” Defterde var olan bir kaydı kazımak, çizmek ya da silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek yasaktır.

Envanter defteri tutarken nelere dikkat edilmeli?

Envanter defteri tutulurken kayıtların doğru, eksiksiz ve Vergi Usul Kanunu hükümlerine uygun olması gerekir. Tüm hesaplar dönem sonundaki gerçek durumu yansıtacak şekilde düzenlenmelidir. Ayrıca envanter kayıtlarının belgeyle desteklenmesi önemlidir. Özellikle “Envanter defterine neler yazdırılır? ve “Envanter defteri nasıl doldurulur?” gibi konular dikkat edilmesi gereken teknik detaylardır.

Envanter defteri örneği

Bir envanter defteri örneği genellikle taşınır ve taşınmaz varlıklar, alacaklar, borçlar ve sermaye bilgilerini içeren tablolardan oluşur. Her bir varlık kalemi detaylı olarak listelenmeli, değerleri ve kayıt tarihleri açıkça belirtilmelidir. Bu örnekler, defteri yeni tutmaya başlayacak kişiler için yol gösterici olabilir. Özellikle envanter defteri kapanış tasdiki yapılmadan önce böyle bir örnekten faydalanmak hata payını azaltır.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;