Bu yazımızda e-arşiv fatura ile ilgili derlediğimiz bilgileri sizlerle paylaşıyoruz. E-Fatura ve/veya E-Arşiv Fatura işlemlerinin kolay ve doğru olarak yapılması için piyasada satışa sunulan pek çok hazır program vardır. Bu programlardan bir tanesi fatura kesmek isteyen işyerinin web sitesine entegre edilerek, kullanılabilir.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura bir elektronik fatura çeşididir. E-arşiv Fatura nedir sorusuna böyle cevap verilebilir. E-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığınca uygun görülen standartlara göre faturanın elektronik ortamda oluşturulması, dijital ortamda saklanması, elektronik ortamda ibraz edilerek, raporlanmasına imkan veren bir uygulamadır.
E arşiv fatura ise, mükellefin saklamasının yasal olarak zorunlu olduğu e-faturanın elektronik kopyasıdır. E-arşiv fatura kesimi yasal olarak zorunlu tutulsa da, bunların alıcıya gönderilmesi zorunlu değildir.
E-arşiv faturalar fatura düzenlendikten sonraki ayın 1. Ve 15. günü arasında GİB’ye rapor edilerek, yollanmalıdır.
E-Arşiv Fatura Zorunluluğu Nedir?
Bazı koşullar altında e-arşiv faturaya geçilmesi ve sahip olmayanlar e-arşiv fatura başvurusu yasal olarak zorunlu tutulmuştur. E-arşiv faturaya geçme zorunluluğu için bahse konu şartlar 2023 yılı için şunlardır:
- Bir gün içerisinde vergiye tabii olmayan kişiler için 5 Bin TL’yi, vergi mükelleflerine düzenlenen açısından ise 2023 yılı itibariyle 4400 TL’yi aşması halinde e-arşiv fatura kesmesi zorunludur.
- Bir gün içinde vergi mükelleflerine en az 2200 TL fatura düzenleyen işyerleri yasal olarak e-arşiv fatura zorunlusudur.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
GİB Portalından e-arşiv fatura kesilmesi için öncelikle ‘’E-Arşiv Test Portalı’’na giriş yapılır. Daha sonra aşağıdaki basamaklar takip edilerek, e-arşiv fatura nasıl kesilir cevabına ulaşılır. Bu amaçla izlenmesi gereken basamaklar şunlardır:
- Sisteme giriş yapılır.
- Ekranda bulunan ‘’E-Arşiv Portal’’ yazısına tıklanır
- Ekranda yan tarafta yer alan menüden, fatura kesilecek firma ile ilgili kullanıcı bilgilerinin girişi yapılır.
- ‘’Belge İşlemleri’’ seçeneğinin altında yer alan ‘’E-Arşiv Fatura Oluştur’’ yazısına tıklanır.
- Daha sonra ekranda açılan sayfada
- Fatura bilgileri
- Alıcı bilgileri
- Mal/hizmet bilgileri girişi yapılır.
- Ekranın yan tarafında görünen menüde yer alan ‘’Taslaklar’’ yazısına tıklanarak, oluşturulan faturaya girişi yapılan bilgilerin tamamı kontrol edilir.
- Bu aşamada fatura girilen bilgilerde yanlışlık varsa e-arşiv fatura iptali gerçekleştirilebilir ya da , ‘’GİB İmza’’ yazısına tıklanarak, imzalanabilir.
- İmzalama işlemi için ekranda 2 aşamalı onay uygulaması görülür.
- Birinci adımda ekranda yer alan cep telefonu bilgilerinin altında bulunan Şifre Gönder ‘’ yazsına tıklanır.
- İkinci adımda cep telefonuna gelen şifre ilgili kutucuğa girilir.
- ‘’Onayla’’ yazısına basılarak fatura imzalanır.
Bu şekilde oluşturulan fatura değiştirilemez, iptal edilemez.
E-Arşiv fatura kesmenin en kolay yolundan birisi de online ön muhasebe programı Logo İşbaşıdır. Logo İşbaşı’nın alanında uzman danışanları ile 15 dakikada yerinizden kalkmadan e-arşiv faturaya geçer, saniyeler içinde e fatura ve e arşiv fatura kesersiniz! Ücretsiz deneyin!
E-Arşiv Fatura Mail İle Nasıl Gönderilir?
E-Arşiv faturalarını mail ile gönderimi entegratör üzerinden yapılabilir.
Bu amaçla izlenmesi gereken basamaklar şunlardır:
- Araçlar menüsünde yer alana ‘’Tercihler’’ yazısına tıklanır
- Daha sonra ‘’E-Arşiv’’ yazısı üzerine tıklanır
- Bu bölümde yer alan ‘’E-Arşiv E-Posta Ayarları’’ bölümünden ‘’Entegratör Üzerinden İmzalı’’ ya da ‘’Entegratör Üzerinden İmzasız’’ seçeneklerinden birisi seçilir
- ‘’Uygula’’ ve ‘’Kaydet’’ talimatları takip edilerek ilgili e-arşiv fatura kayda alınır.
- E-Arşiv faturanın e-mail olarak yollanması için ekranda bulunan gönderim şekli ‘’Elektronik’’ olarak seçilmelidir.
Son basamakta gönderim şekli seçilmediği takdirde, e-arşiv fatura elektronik olarak yollanmaz.
e-Arşiv Fatura Karşı Tarafa Nasıl Gönderilir?
“e-arşiv fatura karşı tarafa nasıl gönderilir?” sorusu elektronik belge süreçlerinde en sık merak edilen konulardan biridir. e-Arşiv faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine iletildikten sonra alıcıya elektronik posta (e-posta) yoluyla veya çıktı alınarak fiziki teslim yöntemiyle ulaştırılabilir. Eğer alıcı e-fatura sistemine kayıtlı değilse, e-Arşiv fatura e-posta olarak gönderilmesi gerekir. Faturanın PDF formatında iletilmesi, alıcının içeriği görüntüleyebilmesini sağlar.
Fatura gönderiminde esas olan belgenin alıcıya erişilebilir ve doğrulanabilir biçimde ulaşmasıdır. Bu nedenle gönderim sırasında faturanın üzerinde yer alan karekod veya doğrulama linki bozulmamalıdır. İşletmeler, “e-arşiv fatura karşı tarafa nasıl gönderilir?” sorusuna doğru yanıt verebilmek için GİB uyumlu özel entegratör sistemleri veya kendi yazılımlarını kullanabilirler. İlgili sistemler hem otomatik iletim hem de arşivleme süreçlerini güvence altına alır.
e-Arşiv Fatura Mail Gönderme Zorunluluğu Nedir?
e arşiv fatura mail gönderme zorunluluğu, alıcının e-fatura kullanıcısı olmadığı durumlarda geçerlidir. Bu durumda fatura, alıcıya dijital ortamda (genellikle PDF formatında) e-posta yoluyla gönderilmelidir. Gönderim sırasında alıcının e-posta adresinin doğru olması ve faturanın düzenlendiği anda sistem tarafından iletilmesi gerekir. Bu da alıcının faturaya zamanında erişmesini ve ticari işlemin belgelenmesini sağlar.
Bazı durumlarda firmalar faturayı hem mail hem de fiziksel çıktı olarak göndermeyi tercih edebilir. Ancak e arşiv fatura mail gönderme zorunluluğu, özellikle online satış veya e-ticaret işlemlerinde tek başına yeterlidir. Söz konusu zorunluluk, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın elektronik belge yönetimi standartlarına dayanır ve firmaların dijital süreçlerinde düzeni korumayı amaçlar.
Sadece Mail ile Gönderilen e-Arşiv Fatura Yasal Olarak Geçerli mi?
Sadece mail ile gönderilen e-Arşiv fatura, GİB sistemine başarıyla iletildiyse ve üzerinde doğrulama bilgileri (karekod, UUID, GİB onay numarası vb.) yer alıyorsa yasal olarak geçerlidir. Faturanın alıcıya e-posta üzerinden ulaşması, belgeyi geçersiz kılmaz. Önemli olan, fatura oluşturulurken sistem tarafından GİB’e bildirimin yapılmış olması ve belgenin resmi kayıtlarda yer almasıdır.
Firmalar açısından e-arşiv fatura karşı tarafa nasıl gönderilir süreci hem teknik hem de yasal açıdan dikkat gerektirir. E-postayla gönderilen faturalar dijital belge statüsünde olduğundan, alıcının onayına veya ayrıca imzalanmasına gerek yoktur. Ancak gönderilen her faturanın sistemde kayıt altına alınması ve gerektiğinde ibraz edilebilir şekilde saklanması gerekir. Bu da hem muhasebe düzeni hem de denetim süreçleri için yasal güvence sağlar.
E-fatura ve e-arşiv fatura da dahil olmak üzere tüm muhasebe işlemlerinizi en kolay yöntemi için online ön muhasebe programı Logo İşbaşından yardım alabilirsiniz. Aklınıza takılan soruları sorabileceğiniz muhasebe uzmanlarımız ve işletmenize özel çözümler sayesinde tek bir yerden tüm işlemlerinizi gerçekleştirmenin keyfini sürebileceksiniz.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;