Yeni kurulan bir işletmeniz varsa ya da halihazırda bir işin patronuysanız sıkça duyduğunuz terimlerden biri de ön muhasebedir. Çoğunlukla genel muhasebe ile karıştırılan ön muhasebe aslında çok daha detaylı işlemler silsilesine sahiptir. Peki, ön muhasebeyi bu denli önemli kılan ve âdeta işletmenin en önemli ayrıntısı yapan nedir?
Ön Muhasebe Nedir?
Herhangi bir işletmenin ya da şirketin finansal yönetimini sağlayan her türlü verinin takip işlemine ön muhasebe denir. İşletmeye ait stoklar, cari hesap takibi, maaş ve avans takibi, çekler, nakit para, faturalar, banka hesapları, teklif yönetimi, senet ve müşteriler gibi ana unsurların kayıt altına alınması ile bunların hareketlerinin takip edilmesi amacıyla ön muhasebe işletmenin kendi içerisinde tutulur.
Genel Muhasebe ve Ön Muhasebe Farkı
Ön muhasebe tutulduktan sonra tamamlanan işlemlerin bir sonraki aşaması genel muhasebedir. Çünkü ön muhasebe sırasında tutulan tüm kayıtlar kendi içerisinde sınıflandırılır. Böylece analiz ve raporlama işlemleri daha kolay hale gelir. Bu konuda dikkati çeken farklar şu şekilde özetlenebilir:
- Ön muhasebe işlemleri, genel muhasebe için ön hazırlık aşamasıdır.
- Pek çok işlemin takibinin ve sınıflandırılmasının ön muhasebe sırasında yapılması, genel muhasebe aşamasında mali müşavirlerin işini kolaylaştırır.
- İşletmenin tüm finansal durumu genel muhasebe aşamasında takip edilir.
- İşletmenin tüm varlıkları, borçları ve faturalarından genel muhasebe sorumludur.
- İşletmenin tüm defter kayıtlarının tutulması ve bunların devlete beyan edilmesi genel muhasebenin sorumluluğu altındadır.
- İşletmenin vergi borcunun hesaplanması ve beyan edilmesi yine genel muhasebe tarafından yapılır.
Ön Muhasebe Tutmanın Avantajları Nelerdir?
Muhasebe, bir işletme ya da şirket içerisindeki en önemli departmanlardan biridir. Ülkemizde tüm özel ve kamu kurumlarının ön muhasebe veya genel muhasebe sistemi olması zorunludur. Ön muhasebe tutmanın avantajları şunlardır:
- Ön muhasebe sayesinde işletme bünyesindeki tüm ürünler takip edilebilir. Aynı zamanda bu ürünlerin giriş ve çıkışı ile birlikte stok durumu da izlenebilir.
- İşletmenin müşteriden aldığı ya da verdiği tüm çek ve senetler, vadeleri ve miktarları takip edilebilir.
- İşletmeye ait alacak ve borç tutarları anlık olarak izlenebilir.
- İşletmenin sattığı ya da aldığı mal ve hizmet karşılığındaki faturaların resmî takibi yapılabilir.
- İşletmede çalışan personellerin ücret hesaplaması ve düzenlemesi sağlanır.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!
Ön Muhasebe Tutma Yöntemleri
Ön muhasebe tutmak için birtakım yöntemler mevcuttur. Öncelikle bu konuda bir ön muhasebe defteri tutulabilir. Tabiri caizse bakkal hesabı gibi tüm işlemlerin deftere yazıldığı bu yöntemle bütün ön muhasebe kalemleri deftere kaydedilir. Ancak hiç güvenli olmayan bu yöntem pek çok risk taşır. Defter yırtılabilir, üzerine bir şeyler dökülebilir ya da kaybolabilir. Bunların hiç biri olmasa dahi herhangi bir bilgiye ulaşmanız için saatlerce uğraşmanız gerekebilir.
Kayıtların tutulması için diğer bir yöntem ise ön muhasebe için excel kullanmak olabilir. Bu yöntemi kullanmak içinse iyi bir Excel kullanıcısı olmak gerekir. Çünkü kayıtların tutulması aşamasında birçok formül ve fonksiyon kullanmak lazım. Ayrıca bunları grafiklere dökme aşamasının da atlanmaması gereklidir. Eğer Excel kullanımı konusunda profesyonel olmayan biri ön muhasebe tutmaya çalışırsa, tüm bu işlemler kişinin günlerini alabilir. Daha da kötüsü Excel programının bulunduğu bilgisayar çökebilir, kaybolabilir ya da çalınabilir. Öte yandan büyük miktarda veri ile çalışılacaksa birden çok Excel sayfasına ihtiyaç duyacağınızdan dosya giderek karmaşıklaşır ve yavaşlar.
Tüm bu yöntemlerin yerine dijital dünyanın avantajlarından biri olan web tabanlı ön muhasebe programı kullanmanız çok daha kolay bir çözüm olacaktır. Logo Yazılım tecrübesi ve kalitesi ile oluşturulan online ön muhasebe programı Logo İşbaşı ile internet erişimi olan her yerden kolayca fatura kesebilir, gelir-giderinizi kontrol edebilirsiniz.
WebTabanlı Ön Muhasebe Programı Kullanmanın Avantajları
Geleneksel yöntemlerle ön muhasebe tutmak yerine işinizi çok daha kolaylaştıran bir ön muhasebe yazılımı kullanabilirsiniz. Böylece şirket için finansal durumunuza etki eden tüm gelir ve giderleri, nakit miktarı, müşterileriniz gibi pek çok farklı kalemi bilgisayar ortamında muhafaza edebilirsiniz. Ön muhasebe programı olarak bilgisayar kaynaklı bir masaüstü yazılım kullanılabileceği gibi web tabanlı ön muhasebe programı da tercih edilebilir. Ancak her daim önerilen verilerin ve raporların bulut ortamında saklandığı web tabanlı yazılımlardır. Bu tür programları kullanmanın avantajları şöyle özetlenebilir:
- Web tabanlı ön muhasebe programı ile veri girişleri çok daha kısa sürede yapılabilir.
- Verilere ulaşmak için internet bağlı olmak yeterlidir.
- Birden çok personelin eş zamanlı olarak veriler üzerinde işlem yapılmasına olanak tanır.
- Her daim verilerin en güncel hali görüntülenebilir.
- Masaüstü uygulamalarda verilerin kaybolma ihtimali yüksekken, web tabanlı yazılımlarda düzenli olarak yedekleme yapıldığı için verilerin kaybolma olasılığı yoktur.
- En önemlisi zamandan ve iş gücünden ciddi oranda tasarruf edilebilir.
- Kullanılması kolaydır. Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde eğitim almanıza gerek yoktur.
- Tablet veya akıllı telefon gibi mobil cihazlar yardımıyla istenilen anda ulaşılabilir.
- e Fatura ve e arşiv fatura kesmek daha da kolay hale gelir. Tanımlanan kişi ya da kurumların yanı sıra müşteri ile ürün bilgisi gibi hizmetler otomatik olarak tanımlanır.
- Ödeme ve tahsilat günleri için otomatik hatırlatma e-postaları gönderilir.
- Otomatik raporlama sayesinde geçmiş ödemeler, gecikmiş alacaklar, miktarları gibi bilgilere anından ulaşılabilir.
- Her bir işlem sonrası sistem otomatik olarak güncellenir.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;