Dijitalleşen dünyada, geleneksel iş süreçlerinin de bu dönüşüme ayak uydurması kaçınılmazdır. E-fatura, e-arşiv fatura ve e-SMM’nin ardından 1 Temmuz itibariyle sevk irsaliyesi de bu dijital dönüşümde yerini aldı. Artık belli kriterleri karşılayan firmalar, kâğıt üzerindeki irsaliyeleri rafa kaldırarak dijital platformlarda e-İrsaliye düzenlemeye başladılar. Peki e-irsaliye tam olarak nedir ve hangi bilgiler bulunmalıdır diye merak ediyorsanız, dijitalleşen iş dünyasının getirdiği yeni kavrama birlikte bakalım.
16 Temmuz 2020 tarihli güncelleme ile e-İrsaliyede bulunması gereken zorunlu bilgilerde değişiklikler yapılmıştır. Bu güncellemeye göre e-İrsaliyede bulunması gereken zorunlu bilgiler şunlardır:
e-Fatura ve ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nın e-İrsaliye özelliği ile saniyeler içinde e-İrsaliyenizi oluşturun ve müşterinize gönderin! Üstelik ücretsiz e-İrsaliyeye geçiş danışmanlığı ve yıllık 1000 kontör hediyesiyle!
Düzenlenme Bilgileri
e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası, belgenin takip edilebilirliği açısından kritik bir öneme sahiptir. Düzenlenme tarihi, malın ne zaman sevk edildiğini ve hukuki süreçleri takip etmek için gerekli olan zaman dilimini belirtir. Belge numarası ise her bir e-İrsaliyenin benzersiz bir şekilde tanımlanmasını sağlar. Böylece olası bir karışıklık ya da anlaşmazlık durumunda hızla referans alınabilir. Ayrıca bu bilgiler sayesinde muhasebe ve lojistik süreçlerde doğruluk ve şeffaflık sağlanır. Hem firmalar hem de müşteriler için bu bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde belirtilmesi, ticari işlemlerin sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi adına büyük bir önem taşır.
Düzenleyen Bilgileri
e-İrsaliyeyi düzenleyenin tam adı, soyadı, ticaret unvanı, işyeri adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası gibi temel bilgileri belirtmek zorunludur. Bu bilgiler hem alıcı hem de satıcı için işlemin şeffaflığını ve doğruluğunu sağlar. Ayrıca olası bir anlaşmazlık ya da denetim durumunda, ilgili otoritelerin işlemi doğru bir şekilde incelemesine ve tarafların kimliklerini kolayca tespit etmesine olanak tanır. Ticaretin güvenliğini ve yasallığını garanti altına almak adına,bu bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması büyük önem taşır. Hem düzenleyenin hem de alıcının haklarının korunması ve işlemlerin hızlı bir şekilde takip edilebilmesi için bu detayların e-İrsaliyede belirtilmesi esastır.
Müşteri Bilgileri
Müşterinin adı, soyadı, ticaret unvanı ve işyeri adresi gibi temel bilgilerinin yanı sıra varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası da belirtilmelidir. Ayrıca fatura adresi ile teslimat adresi farklı ise teslimat adresinin de belirtilmesi gerekir. Bu detaylar hem alıcı hem de satıcı arasındaki ticari ilişkinin belgelendirilmesi ve resmileştirilmesi için kritiktir. Öte yandan vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve denetimlerde kolaylık sağlaması açısından da bu bilgilerin doğruluğu ve eksiksizliği esastır. Teslimat adresinin belirtilmesi, malın veya hizmetin doğru lokasyona ulaştığından emin olmak için önemlidir. E-İrsaliyedeki bu detaylar işlemlerin hatasız, şeffaf ve güvenilir bir şekilde gerçekleştirilmesine yardımcı olur.
Mal Bilgileri
Taşınan malın türü ve miktarı gibi spesifik bilgiler e-İrsaliyede yer almalıdır. Bu bilgiler malın doğru ve eksiksiz bir şekilde taşındığını doğrulamak için önemlidir. Hem gönderici hem de alıcı için malın ne olduğunu ve ne kadar olduğunu bilerek potansiyel hataları veya eksiklikleri hızla tespit etmelerini sağlar. Ayrıca malın türü ve miktarının belirtilmesi, vergisel yükümlülükler ve denetimler sırasında gerekli olan doğrulamalar için kritik bir rol oynar. Bu sebeple e-İrsaliyedeki bu bilgilerin doğru ve eksiksiz olması, taraflar arasında güvenin sürdürülmesine katkıda bulunur.
Sevk Zamanı
Malın ne zaman sevk edildiği, bu kapsamda fiili sevk tarihi ve saat-dakika bazında detaylı sevk zamanı bilgisi belirtilmelidir. Detaylı zaman bilgisi, malın hareketinin kesin bir zaman diliminde gerçekleştiğini belirtmek için gereklidir. Özellikle lojistik ve tedarik zinciri yönetimi açısından zamanlama hassasiyeti, planlama ve takip için kritik öneme sahiptir. Ayrıca olası bir anlaşmazlık ya da uyuşmazlık durumunda, tarafların başvurabileceği objektif bir referans noktası oluşturur. Son olarak bu bilgiler, teslimatın zamanında yapılıp yapılmadığını değerlendirmek ve servis kalitesini ölçmek için de kullanılabilir.
Taşıma Bilgileri
Malın taşındığı aracın plaka bilgisi ve şoförün ad-soyadı ile TCKN bilgileri belirtilmelidir. Eğer malın taşıması bir kargo veya lojistik firması tarafından gerçekleştiriliyorsa ilgili firmanın TCKN-VKN ve ad-soyad bilgileri belirtmelidir. Bu bilgilerin detaylı bir şekilde e-İrsaliyede yer alması, malın taşınma sürecinin tamamen şeffaf ve takip edilebilir olmasını sağlar. Herhangi bir aksaklık, gecikme ya da eksik teslimat durumunda sorumlulukların net bir şekilde belirlenebilmesi için bu bilgilere ihtiyaç duyulur. Aynı zamanda malın taşınma sürecinde oluşabilecek zarar ya da kayıplarda tazminat taleplerinde bu bilgiler kritik bir rol oynar. Kargo ya da lojistik firmalarının bilgilerinin eklenmesi, taraflar arasındaki iş birliğini ve koordinasyonu kolaylaştırarak hızlı ve sorunsuz bir teslimatın önünü açar.
Elektronik Doğrulama
Başkanlık tarafından belirlenen bilgi içeriğine sahip karekod veya barkodun e-İrsaliyede bulunması gerekmektedir. Bu kod, belgenin başkanlık sistemlerinden sorgulanmasını, doğrulanmasını ve görüntülenmesini mümkün kılar.
Karekod veya barkod, e-İrsaliyenin dijital doğruluğunu ve bütünlüğünü teyit eder. Bu da hem alıcı hem de satıcı için ek bir güvenlik katmanı sağlar ve belgenin orijinalliğinin yanı sıra içerdiği bilgilerin doğruluğunu garantiler. Ayrıca karekod veya barkodun taraması ile hızlı bir şekilde belgenin detaylarına erişilebilir, işlemlerin hızlanmasına yardımcı olur. Bu özellik sıklıkla büyük hacimli işlemlerde veya yoğun taşıma süreçlerinde zaman tasarrufu sağlar ve operasyonel verimliliği artırır.
Profesyonel muhasebe programı denince akla on binlerce kişinin tercih ettiği Logo İşbaşı akıllara gelir! Logo İşbaşı ile kolaylıkla ön muhasebenizi yönetir göndereceğiniz e-fatura ve e-arşiv faturalar için yıllık 1000 kontör HEDİYE! Üstelik ücretsiz e-faturaya geçiş danışmanlığı ile yerinizden kalkmadan, 15 dakikadan daha az bir zamanda hızlı ve kolayca e-faturaya geçebilirsiniz. Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği Logo İşbaşı’nı 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;
e-İrsaliye Hangi İrsaliye Türlerini Kapsamaktadır?