E-İrsaliye, elektronik ortamda oluşturulan ve mal sevkiyatını belgeleyen bir dokümandır. Günümüzde pek çok işletme, kâğıt belgelerin yarattığı yükten ve maliyetlerden kaçınmak, aynı zamanda çevresel duyarlılık nedeniyle ve devletin teşvikleri doğrultusunda e-belgelere yönelmektedir. E-İrsaliye de bu e-belgeler arasında oldukça önemli bir yere sahiptir. Ancak e-irsaliyenin nasıl kesileceği konusu, özellikle bu sürece yeni başlayan işletmeler için bazı soru işaretlerini beraberinde getirebilir.
e-İrsaliye Nasıl Kesilir?
E-İrsaliye sistemine dahil olabilmek için ilk adım, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) resmi web sitesi üzerinden kaydolmaktır. Bu kayıt süreci, işletmelerin dijital ortamda irsaliye işlemlerini yürütebilmeleri için zorunludur. Kayıt esnasında, işletmeye ait temel bilgilerin yanı sıra yetkilendirilmiş kişilere ait bilgilerin de eksiksiz ve doğru olarak girilmesi gerekir. Bu durum hem işletmenin hem de GİB’in, e-irsaliye işlemlerini doğru bir şekilde takip edebilmesi için kritiktir.
GİB tarafından onaylanmış birçok e-İrsaliye yazılım sağlayıcısı bulunmaktadır. İşletmeler, ihtiyaçlarına en uygun yazılımı seçerken, kullanıcı dostu arayüz, güncellemelerin hızı, teknik destek ve entegrasyon yetenekleri gibi kriterleri göz önünde bulundurmalıdır. Doğru yazılım seçimi, e-İrsaliye süreçlerinin verimli ve sorunsuz ilerlemesinde büyük rol oynar.
e-Fatura ve ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nın e-İrsaliye özelliği ile saniyeler içinde e-İrsaliyenizi oluşturun ve müşterinize gönderin! Üstelik ücretsiz e-İrsaliyeye geçiş danışmanlığı ve yıllık 1000 kontör hediyesiyle!
Seçilen yazılım üzerinden e-İrsaliye oluşturma süreci, işletmenin mal veya hizmet sevkiyatına dair tüm bilgileri içerir. Gönderici ve alıcı bilgileri, malın detayları, miktarı, fiyatı ve diğer gerekli bilgiler eksiksiz ve hatasız olarak girilmelidir. Bu bilgilerin doğruluğu hem alıcının hem de satıcının haklarının korunması açısından önemlidir.
E-İrsaliye’nin oluşturulmasının ardından, belge GİB sistemine gönderilmeden önce son bir kontrol mekanizması devreye girer. Bu doğrulama aşaması, olası hataların veya eksikliklerin önüne geçmek için kritiktir. Herhangi bir hata veya eksik bilgi tespit edildiğinde, yazılım kullanıcıyı uyardığından gerekli düzeltmeler yapılır.
Doğrulama ve gönderim aşamasından başarıyla geçen e-İrsaliye, otomatik olarak belirtilen alıcının sistemine iletilir. Bu sayede geleneksel kâğıt irsaliyelere göre çok daha hızlı ve hatasız bir iletim süreci sağlanır. Alıcı, iletilecek e-İrsaliyeyi sistemine entegre edebilir, kontrol edebilir ve gerektiğinde yazıcıdan çıktısını alabilir.
Elektronik ortamda oluşturulan tüm e-İrsaliyelerin, belirli bir süre boyunca (genellikle 10 yıl) arşivlenmesi yasal bir zorunluluktur. Bu da hem gönderici hem de alıcı tarafından sağlanmalıdır. Arşivleme, olası bir denetim veya ihtilaf durumunda, tarafların haklarını korumak ve işlemlerin şeffaflığını sağlamak amacıyla gerçekleştirilir.
e-İrsaliye süreci, dijitalleşmenin getirdiği kolaylıklarla, işletmeler için sevkiyat süreçlerini daha verimli ve hatasız hale getirir. Ancak bu sürecin doğru işleyebilmesi için e-İrsaliye yazılımının düzenli olarak güncellenmesi, ilgili personelin eğitilmesi ve süreçlerin düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
e-İrsaliye kimlere kesilir?
e-İrsaliye, ticari mal veya ürün sevkiyatı yapan tüm firmalar tarafından başka işletmelere veya bayilere kesilebilir. e irsaliye kesmek hem alıcı hem satıcı tarafın e-belge sisteminde kayıtlı olmasını gerektirir. Ancak alıcı e-belge mükellefi olmasa bile satıcı e-irsaliye düzenleyebilir ve yanında kâğıt çıktısını bulundurabilir. Bu durum mevzuat gerekliliklerine bağlıdır.
Öte yandan bazı sektörlerde sevkiyat yoğunluğu olduğu için e irsaliye kesimi zorunlu hale gelmiştir. e irsaliye zorunluluğu bulunan işletmeler tüm sevkiyatlarını dijital ortamda belgelemek zorundadır. Bu sayede sevkiyat süreçlerinde hem hız hem de doğruluk sağlanır. Dolayısıyla e-İrsaliye hem yasal hem operasyonel bir gereklilik olarak uygulanır.
e-İrsaliye kesmek için neler gereklidir?
e irsaliye kesmek için ilk aşama e-İrsaliye başvurusu yapılmasıdır. Başvurunun ardından işletme, GİB tarafından onaylanmış bir özel entegratör ya da kendi entegrasyon sistemiyle e irsaliye düzenleme yetkisine sahip olur. Sistem üzerinden sevkiyat bilgilerine ulaşmak ve belge oluşturmak için firma bilgileri eksiksiz şekilde tanımlanmalıdır. Bu gereklilikler belge kesim sürecinin sağlıklı ilerlemesini sağlar.
Diğer yandan işletmenin güvenli elektronik imzası (mali mühür) bulunmalıdır. Fatura, irsaliye ve diğer e-belgeler bu mühür aracılığıyla doğrulanır. İşletmenin stok veya sevkiyat bilgilerine erişebilen bir ERP ya da ticari yazılım entegrasyonu da önemlidir. Böylece e irsaliye kesimi daha hızlı şekilde gerçekleştirilebilir.
e-İrsaliye keserken nelere dikkat edilmelidir?
e irsaliye kesme işlemi sırasında sevk tarihi, alıcı bilgileri ve ürün kalemlerinin doğru girilmesine dikkat edilmelidir. Hatalı bilgi girişi sevkiyatın reddedilmesine veya cezai duruma yol açabilir. Bu nedenle belge oluşturulmadan önce tüm alanlar kontrol edilmelidir. Özellikle adres ve ürün detayları denetimlerde önemli rol oynar.
e irsaliye düzenleme sürecinde belge kesiminin sevkiyattan önce yapılması da yasal zorunluluktur. Geç düzenlenen belgeler usulsüzlük cezasına neden olabilir. Ayrıca sistem üzerinde yanlış işlem yapılması durumunda belge iptal edilip yenisi oluşturulmalıdır. Bu süreç e-İrsaliye iptali kurallarına uygun şekilde yönetilmelidir.
Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.
14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.
Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;
Demir Çelik Sektörü İçin E-İrsaliye Zorunluluğu Nedir?